计算机公共课4-电子表格系统 Excel 2010

一、 Excel 2010的基本操作

1.Excel 2010 的主要功能：

• 简单、方便的表格制作功能。

• 强大的图形、图表功能。

• 快捷的数据处理和数据分析功能。

• 列表功能。

2.Excel 2010 的窗口界面

• Excel 的窗口主要包括标题栏、选项卡、选项组、状态栏，以及其特有的编辑栏、工作表编辑区等。

• 编辑栏：用于显示或编辑当前活动单元格中的内容和公式。依次包括名称框、按钮组、编辑框、工作表编辑区。

  • 名称框：名称框显示当前单元格的地址（也称“单元格的名称”）。
  • 按钮组：取消、确认、插入函数。
  • 编辑框：用于显示、输入、编辑修改当前单元格中的内容和公式。

• 工作表标签：每个工作表都有一个名称，即工作表标签，其初始名为 Sheet1，Sheet2，Sheet3等。

• 插入工作表按钮：插入新工作表。

3.工作薄和工作表

• 工作薄（Book）就是Excel文件，是存储数据、进行数据运算以及数据格式化等操作的文件。用户在Excel中处理的各种数据最终都以工作薄文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为”xlsx“，文件名就是工作薄名。

• 工作薄是由工作表组成的，每个工作薄都可以包含多个工作表，每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的，只有工作薄才能以文件的形式存盘。

• 工作表（Sheet）是一个由行和列排列的二维表格，也称作”电子表格“。

• Excel工作表最多可由16384列和1048576行构成。纵向为列，每列用字母标识，从A,B···,Z,AA,AB,···,BA,BB,···一直到XFD，这些标识称作”列标”。横向为行，每行用数字标识，从1到1048576，这些标识称作“行号”。每个行列交叉的部分称为“单元格”。

• 要对工作表进行操作，必须先打开该工作表所在的工作薄。工作薄一旦打开，它所包含的工作表就一同打开，用户可以增减工作表。

• Excel 2010启动后，系统默认打开的工作表数目是三个，用户可以改变这个数目。方法是：执行“文件”选项卡中的“选项”命令，打开“Excel选项“对话框，改变”常规“选项卡中”包含的工作表数“后面的数值（介于1和255之间）即可。

• 单元格（Cell）是工作表中行和列交叉的部分，是工作表最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单元。

• 在一个工作表中，当前（活动）单元格只有一个。当前单元格带有一个粗黑框，当前单元格的名称显示在编辑栏的名称框中。当鼠标指针指到某单元格时，将变成空心十字形，此时单击，该单元格便成为当前单元格，可以直接输入数据。每个单元格内容长度的最大限制是32767个字符，但单元格中只能显示2041字符，在编辑栏中才可以显示全部字符。

• ”保护工作薄“命令，可以设置允许打开工作薄，但不能修改被保护的部分。

• 选中单元格右下角的黑色小方块为 填充柄。

• Shift+F12或Ctrl+S键可以保存工作薄文件。

• 单元格内回车 Alt+Enter键

• 单元格重命名时应遵循以下规则：不能以数字开头，可以以下划线或字母开头，不能包含空格，不能与Excel系统的默认名称重复。

4.工作表的管理

• 一个工作薄包含多个工作表，根据需要可以对工作表进行添加、删除、复制、切换和重命名等操作。

• 选择工作表：单击某个工作表标签，可以选择该工作表为当前工作表。按住Ctrl键分别单击工作表标签，可同时选择多个不连续的工作表；单击第一个要选定的工作表标签，然后按住Shift键不放，再单击最后一个要选定的工作表，可同时选择多个连续的工作表。

• 插入新工作表：

  • 再“开始”选项卡的“单元格”组中，从“插入”选项的下拉列表中选择“插入工作表”，新插入的工作表将出现再当前工作表之前。

  • 右击编辑栏，选择”插入“。

  • 单击”插入工作表“按钮，或使用快捷键Shift+F11

  • 如果要添加多个工作表，则同时输入待添加工作表的数目即可。

• 从工作薄中删除工作表：

  • 在”开始“选项卡的”单元格“组件中，从”删除“选项的下拉列表中选择”删除工作表“。

  • 右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击”删除“按钮。

• 重命名工作表：

  • 双击工作表标签，即可进行重命名操作。

  • 右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击”重命名“按钮。

  • 在”开始“选项卡的”单元格“组中，从”格式“选项的下拉列表中选择”重命名工作表“。

• 移动或者复制工作表：

  • 移动工作表，可以沿工作表标签栏拖动选定的工作表标签。复制工作表，则需要在拖动工作表标签到目标位置的同时按住Ctrl键。

  • 在”开始“选项卡的”单元格“组中，从”格式“选项的下拉列表中选择”移动或复制工作表“。

• 隐藏工作表和取消隐藏：

  • 在”开始“选项卡的”单元格“组中，从”格式“选项的下拉列表中选择”隐藏和取消隐藏“的级联菜单中的”隐藏工作表“或”取消隐藏“。

  • 右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击”隐藏“或”取消隐藏“按钮。

5.输入和编辑数据

• Excel 2010 能够接受的数据类型可以分为文本（或称”字符“或”文本“）、数字（值）、日期和时间、公式与函数等。

• 文本（字符或文字）类型数据：在Excel 2010 中，文本可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符，也可以是它们的组合。

  • 默认状态下，所有文字型数据在单元格中均左对齐。

  • 在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。

  • 如果把数字作为文本输入，应先输入一个半角字符的单引号，再输入相应的字符。

• 数字（值）型数据：在Excel
  2010中，数字型数据除了数字0-9外，还包括“+”（正号）、“-”（负号）、“（）”（小括号）、“，”（千分位号）、“."（小数点）以及“/"，”%“，”E“，”e“，等特殊字符。

  • 数字型数据默认右对齐，数字与非数字组合均作为文本型数据处理。

  • 输入分数时，应在分数前输入0及一个空格。

  • 输入负数时，应在负数前输入负号，或将其置于括号中。

• 日期和时间型数据及其输入：在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。如果Excel 2010不能识别输入的日期或时间格式，则输入的内容将被视为文本，并在单元格中左对齐。

  • 一般情况下，日期分隔符使用“/“或”-“。例如，2010/1/1/及2017-1-1都表示2017年1月1日。

  • 时间分隔符一般使用冒号。

  • 如果要输入当天的日期，则按Ctrl+;键。如果要输入当前的时间，则按**Ctrl+Shift+;**键。

  • 如果在单元格中即输入日期又输入时间,则中间必须用空格隔开。

6.自动填充数据

• Excel 2010有自动填充功能，可以自动填充一些有规律的数据。例如，填充相同的数据，填充数据的等比序列、等差序列以及日期和时间序列，还可以输入自定义序列。自动填充数据的方法如下：

  • 直接拖动填充柄。

  • 执行”开始“选项卡”编辑“组中的”填充“→”序列“命令，打开”序列“对话框。

  • 默认填充规则：等差数列

7.数据有效性的设置

• 对单元格中的数据进行有效性限制，可以避免一些输入错误，提高输入数据的速度和准确度。
• 单击”数据“选项卡的”数据工具“组中的”数据有效性“按钮，从弹出的下拉列表中选择”数据有效性“命令即可进行相应的设置。

8.行/列和单元格的管理

• 在工作表中可以方便地插入和删除行、列和单元格。

• 插入行、列、单元格地方法：

  • 在”开始“选项卡的“单元格”组中，单击“插入”的下三角按钮，插入行、列、单元格。

  • 右击编辑栏，在弹出的快捷菜单中选择“插入”，然后插入行、列、单元格。

  • 按Ctrl+Shift+=键，然后插入行、列、单元格。

• 删除行、列、单元格的方法：

  • 在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“删除”按钮，然后删除行、列、单元格。

  • 右击编辑栏，然后删除行、列、单元格。

• 行、列的隐藏方法：

  • 右击目标哈能，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏”。

  • 在“开始”选项卡的“单元格”组中，单击“格式”的下三角按钮，在其下拉列表中选择“隐藏和取消隐藏”。

  • 把行高和列宽设置为0。

9.批注

• 批注用于解释说明，添加批注的方法是执行“审阅”选项卡“批注”组中的新建批注“命令。

• 添加了批注的单元格的右上角有一个小红三角，当鼠标移动到该单元格时将显示批注内容。

• 批注内容默认情况下不能打印。

10.调整单元格的行高和列宽

• 调整列宽的方法。

  • 用鼠标拖动。

  • 在”开始“选项卡的”单元格“组中执行”格式“命令，选择列宽”即可。

  • 复制列宽。

• 调整行高的方法。

  • 用鼠标拖动。

  • 在“开始”选项卡的“单元格”组中执行“格式”命令，选择“行高”即可。

  • 注意：不能用复制的方法来调整行高。

二、使用公式和函数

1.公式中的运算符类型

• Excel 2010 包含四类运算符：算数运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。

• 算术运算符：算术运算符有“+”（加号）、“-”（减号或负号）、“*”（乘号）、“/”（除号）、“%”（百分号）、“^”（乘方）。

• 比较运算符：比较运算符有“=”（等号）、“>"（大于）、”<“（小于）、”>=“（大于
  等于）、”<=“（小于等于）、”<>“（不等于），用以实现两个值的比较，结果是逻辑值 True 或 False。

• 文本运算符：文本运算符为”&“，用来连接一个或多个文本数据以产生组合的文本。

• 引用运算符：

  • 单元格引用运算符为冒号，用于合并多个单元格区域。

  • 联合运算符为逗号，将多个引用合并为一个引用。

  • 交叉运算符为空格，产生同时属于两个引用的单元格区域的引用。

• 公式中运算符的运算优先级为：引用>算数>文本>比较

2.单元格引用

• 相对引用：相对引用是指单元格引用时，单元格地址会随公式所在位置的变化而变化，公式的值将会依据更改后的单元格地址的值重新计算。

• 绝对引用：绝对引用是指公式中的单元格或单元格区域地址不随公式位置的改变而发生改变。绝对单元格引用的形式是在每一个列标及行号前加一个”$"符号。如 $A$2等。

• 混合引用：混合引用是指单元格或单元格区域的地址部分是相对引用，部分是绝对引用。注意：相对引用、绝对引用、混合引用的切换可以由键盘上的F4键来完成。

• 三维地址引用（跨工作表）：引用格式为：[工作薄名]+工作表名!+单元格引用。

• 无论是相对还是绝对引用当插入/删除行列之后公式都会变化，数据不变位置改变

3.函数

• Excel中函数覆盖范围包括财务、日期与时间、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。

• 函数语法形式：

  函数名（参数1，参数2，…），其中参数可以是常量、单元格、区域、区域名、公式或者其它函数

• 函数输入有两种办法：编辑栏插入函数，直接输入函数
• 常用：
  • AVERAGE（范围）计算平均数
  • COUNT(范围) 统计数值的个数
  • COUNTIF(范围，“条件”) 统计满足条件的数值个数。如 COUNTIF（A2：A7，">15"）
  • MAX （范围） 统计列表中最大的数
  • MIN（范围） 统计列表中最小的数
  • SUMIF(范围,条件)
  • RANK（数值，范围，[排名方式]） 数值在范围中的排名，1代表升序，0代表降序。如，RANK（A3，A1：A5，0） 代表A3在A1到A5中从大到小排名第几

4.错误信息★

错误值	可能的原因
# # # #	单元格所含的数字、日期或时间的长度比单元格长，列宽不够，单元格的日期或时间公式产生了一个负值
# VALUE!	使用了错误的参数或运算对象类型，或者公式自动更正功能不能更正公式
# DIV /0!	公式被0（零）除
# NAME?	公式中使用了Excel 2010 不能识别的文本
# N/A	函数或公式中没有可用数值
# REF!	单元格引用无效
# NUM!	公式或函数中某个数字有问题
# NULL!	视图为两个并不相交的区域指定交叉点

三、数据处理

• Excel 2010的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、怪力和处理数据的功能，因此，Excel数据清单也成为”Excel 数据库“。

1.数据清单

• 具有二维表的电子表格在Excel中被称为”数据清单“。数据清单的第一行必须为文本类型，用作存放相应列的名称。在此行的下面是连续的数字区域，每一列包含相同类型的数据。创建数据清单最好占用一个工作表。数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。

2.排序

• Excel 可以按字母、数字或日期等数据类型进行排序。排序有升序和降序两种方式：升序就是从小到大排序，降序就是从大到小排序。

• 在”数据“选项卡的”排序与筛选“组中执行”升序“或”降序“命令。

• 在”开始“选项卡的”编辑“组中，打开“排序和筛选”的下拉菜单，执行“升序”或“降序”命令。

3.筛选

• 筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。

• 自动筛选：在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中执行“筛选”命令。

• 高级筛选：在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中执行“高级”命令，打开“高级筛选”对话框“。

4.分类汇总

• 分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地统计处理。不需要用户自己创立公式，Excel将会自动对各类别地数据进行求和、求平均等多种计算，并把汇总结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。在Excel
  2010中，分类汇总可进行地计算有求和、平均值、最大值、最小值等。
• 注意：数据清单中必须包含带有标题地列，并且数据清单必须先对要分类汇总地列排序。

5.数据透视表

• 使用数据透视表功能能够将筛选、排列和分类汇总等操作一次完成，并生成汇总表格。
• 创建数据透视表的方法：在”插入“选项卡的”表格“组中，选择”数据透视表“。
  

四、图表及其它

1.图表

• Excel中的图表分两种：一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，它是一个独立的图表工作表，打印时也将与数据表分开打印。

• 选择”插入“选项卡中的”图表“，即可选择要插入的图表形式。

• 利用工作表数据建立图表时，引用的数据区域是绝对单元格地址区域。

2.打印

• 工作表或图表在打印前，应使用“打印预览”命令查看效果。若不满意，可以通过“页面设置”进行适当设置。具体方法如下：
  • 单击“页面布局”选项卡中“页面设置”组的对话框启动器，就会弹出“页面设置”对话框，该对话框中共有四个命令：”页面“，”页边距“，”页眉/页脚“，”工作表“。
• 分隔符的插入：页面布局选项卡-页面设置组：分隔符按钮/插入分隔符
  页面设置：页面布局选项卡-页面设置对话框
• 页面设置好后可在页面设置对话框直接打印，但是在Word的页面设置对话框中不能直接打印。