企业印章有五类,包括公章、财务章、法人章、合同专用章、发票专用章。它们的用途分别是:
公章:用于公司对外行政类事务,如发布通知、公告等。财务章:用于公司票据的出具,如支票、收据等。法人章:用于特定的事项,公司出具票据时也会用到。合同专用章:通常在公司签署各类合同时使用,如框架协议、合作协议、租赁合同等。发票专用章:用于开具发票事项。
这五类印章使用范围上虽不同,但法律效力上却无大小之分。
印章对外代表了公司的意志。每年,因印章的管理不善引起的经济纠纷案件尤为多,所以对印章的管理至关重要。
对印章的管理都有哪些措施呢?网上搜寻的结果无非是:
建立印章管理制度;建立用印审批流程;
建立印章使用台账;用印必须留有痕迹;
指派可靠员工保管;明确岗位分离原则;
严格控制印章外借;重大问题及时报案。
综主自接管印章以来,除去印鉴管理制度外,一直在细节管理上不断调整再升华,有了一套非常完备的策略。
我们使用了稻盛和夫在《经营与会计》一书中提到的“双重确认原则”,即保管印鉴的地方设两道门槛,将印章保险柜放置到带锁的铁皮柜中,其中铁皮柜的钥匙一人保管,保险柜的密钥另外一人熟知。这两人之间不可重叠,也不交换。
企业不会让工龄不足半年的人以个人名义申请1万以上的经费一样,保管印鉴的这两位同事也是经过考量的。
在企业经营中,最重要、最值得重视的是人心,而最不可靠的也是人心。它的脆弱,无意中的一念之差,会让人犯下错误。印鉴管理双重确认原则,既保护了员工不去犯错的善的理念,也为企业规避了重大经济风险,非常值得推广。
另外,在分配管理上,综合办和财务部有一个分工,其中公章、法人章、合同专用章由综合办来管理,财务章、发票专用章由财务部来管理。
不过,公司成立之初,所有的印章第一接收部门为综合办公室,而后再将财务章、发票专用章移交至财务部(两个部门间有印章移交表)。
印章使用审批时,我们有两条执行方案:
一是通过在线第三方软件,如企业微信或钉钉,它需要填写用章时间、用章人、事由(需拍摄照片)等详细的资料。此方法在线即可审批,审批后后台自动留档,效率及精准度很高。(综主推荐)
当普通员工用章时,审批人需提交三人:其直属部门领导-综合办主任-总经理。
当用章人为部门领导时,审批人为综合办主任和总经理。
审批第一人通不过的,第二及第三审批人是看不到用章申请的。
二是印章使用台账(纸质版)
它主要用来特殊情况时使用,如下图。
下一步,企业计划启用电子印章,依靠第三方服务方,将劳动合同、会议纪要、投标文件等等电子化实施, 达到规范、合理和高效的用印标准。
ps:印章问题汇总
- 公章与合同章是否可以混用?公章可以代替合同章使用,但合同章不可代替公章。
- 公章能否代替其他印章使用?不能。在诸如开具发票等情况下,只能使用发票专用章。
- 只有法定代表人签字,没有盖合同章的合同,是否有效?有效。法定代表人可以代表公司对外签订协议,除非协议对生效条件有例外规定。
- 合同仅加盖工程部章或部门章等,合同是否有效?有效,但公司若可以提供相反证据,可无效。
- 印章外借他人,他人签订诸如借款、担保合同是否有效?有效。出借人需要承担合同义务。
以上,
祝好。
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