计算机应用办公室,办公室自动化与计算机应用的实践

摘 要：本文主要对办公室自动化和计算机应用的实践进行相应的探讨和分析。

关键词：办公室自动化；计算机应用；工作人员

中图分类号：TP317.1

随着社会主义市场经济的飞速发展和科学技术的不断进步，计算机技术的应用范围也越来越广，在我国科学研究、生产制造以及企业的管理等各方面都发挥了极其重要的作用，尤其是在工业生产制造方法极大的提高了生产的效率。但是在办公室方面，计算机技术在其中的应用效果并不是很理想，办公的工作效率依然比较低，已经无法满足社会不断发展的要求，不仅严重影响了企业的发展，往往还会导致许多人力资源的浪费，所以对于办公室进行自动化管理是当前社会不断发展下迫切需要进行的。

1 办公室自动化实现的基本要素

办公室进行自动化管理的基本要素主要包括了传递、整理和思考等三大要素。首先，对办公室进行自动化管理需要一些如复印机、传真机、打字机以及文字处理机等用以传递情报的机械设备；其次，需要一些对办公室的资料进行整理和管理的机械设备，主要是指一些可以对办公室中的日常工作进行管理的计算机；最后，其作用并不只是是对办公室中的一些工作情报或资料进行处理，而应该将自动化体现出来，作为可以思考一些问题的设备。例如一些能够帮助人们对问题进行思考，并提出相应的解决方法，能够使解决问题的效率大大提高的计算机和智能设备等。除开以上三点之外，办公室自动化管理的实现还需要相应的工作人员进行辅助，并且要求工作人员需要懂得相应的管理知识，并且在办公室中应该建立相应的管理制度，然后在完善管理制度的过程中，逐渐衍生出最适合办公室中的计算机对问题进行处理的信息结构模式。

2 办公室自动化和计算机应用的实践

对办公室的自动化管理工作具体可以分为信息处理、信息传递、判断与决策等三部分工作。

2.1 信息处理即对办公室数据的管理。对办公室进行自动化管理最主要的目的就是为了处理办公室中的各种信息，具体来说就是指对于办公室中的信息进行相应的收集归纳、整理和阅读，然后在对办公室中的文件起草之后进行相应的计算和核实，在对文档进行相应的立案、存档以及相应的分类、存储、检索、复印和删除工作等。信息处理工作进行的过程中具有工作量较大且繁琐的特点，其中涉及到各方面的数据信息和文件，范围极其广泛。对办公室的自动化管理工作中数据管理的优越性应该包含了方便性、可用性和可靠性等三个基本特征。对办公室自动化来说，其方便性主要指的是数据存取的便利性，是否容易存取；可用性主要指的是数据使用上的开放性，要求能够供给整个办公室的系统进行使用；可靠性主要指的是其中数据信息的准确性，必须要保证数据100%是正确的。同时，对于办公室中的保密部门来说，还不想要注意好对数据信息的保密范围以及保密程度的确立工作。计算机的数据信息管理在办公室的自动化管理系统中占据着极其重要的地位，在实际应用中它主要提供以下几点服务：第一，该功能应该能够帮助用户构建或提供用户需要的办公室文件系统或办公室数据库系统，而这一办公室文件系统或办公室数据库系统必须是要按照用户的要求而构建或提供的，这一服务是为了让用户在有需要的时候可以及时对办公室自动化系统进行相应的检索并进行使用。第二，对办公室中的文件按种类进行控制，例如办公室中的一些信件、备忘录、报告、图形和声音等。第三，在办公室自动化系统中，为了能够使其中的数据信息的存取和保存更加的便利，所以应该在其中规定相应的一些数据信息存储时的关键字，对于其中重要性较高或需要备份的文件则应该在提供文件的同时也提供历史记录，而且需要将一些关于数据信息的安全保护问题以及在数据信息进行通讯过程中出现的瓶颈问题上报提供。

2.2 信息传递。当办公室自动化系统对信息进行处理之后，应该要将这些经过处理之后的信息送往相关的分支部门和工作人员手中。所以信息传递过程中的问题也需要重点关注。在对办公室处理后的信息进行传递的过程中，可选的途径除了通讯电话、传真机和复印机等机械设备以外，还可以选择使用计算机局部网络来作为对办公室进行自动化管理过程中的一种通讯网，其实质是一种介于远程计算机与多处理机系统之间的适用于资源共享与并行处理的系统。例如IBM PC Network局部网络，该网络的优点在于其实现是非常容易的，只需要通过一些通用的闭路电视标准零部件就可以成功实现。一个最基础的IBM PC Network局部网络一般情况下采用的只是一些电缆配件，用户可以将电缆配件买回家自己进行安装。通常情况下由用户自己进行安装的IBM PC Network局部网络可以同时支持用户家78台PC共同使用；而如果由闭路电视的厂家安排专业的工作人员按照用户的需求为其设计且安排技术人员到用户家进行安装的IBM PC Network局部网络可以同时支持255台PC共同使用，并且可以允许在1000英尺半径来进行连接；若选择使用双向的闭路电视系统配上IBM PC Network局部网络的适配器电路板则可以同时连接1000多台PC，并且可以允许在3英里半径来进行连接。近年来我国某计算机应用研究中心研究出了一个中文微机ZD―NET局部网络，该局部网络是在OMNINET的基础上研究开发出来的，其特点在于可以通过使用便宜的双绞线将64个不同的PC工作站连接起来，互相之间共享硬盘、打印机、通讯信道以及数据库等各种资源，并且在站与站之间直接进行中西文混合通讯和广播通讯且最大的互联距离为1.2英里。

2.3 判断和决策。对办公室的管理人员来说，在对办公室进行管理的过程中计算机是一个非常好用的帮手，办公室工作人员可以通过它对相关的数据资料进行相应的整理和分析，从而便于办公室管理人员根据分析结果做出一个最优的结论。由此可以看出，计算机的判断和决策系统在办公室自动化系统中以后的发展是非常广泛的。办公室自动化的对于计算机信息系统的要求绝不只限于对办公室中的文件进行相应的考虑和处理，也不会只能够帮助办公室工作人员做一些简单的工作，其更应该将办公室自动化的作用体现出来，在办公室工作人员进行工作的时候可以对协助办公室的管理人员或专业人员及时对工作进行改进，从而使工作的效率得到有效提高，让办公室的管理人员或专业人员能够正确且及时的对问题进行定性，从而做出准确的决策，计算机对问题的判断和决策有助于办公室公国效率的有效提高，提高办公室获得跟读偶的经济效益。其实帮助办事人员进行决策支持的功能的实现是通过将办公室的管理信息系统和决策过程合理有效的结合起来而实现的，即办公室的决策者或管理人员通过对办公室的管理信息系统进行查询，就可以发展办公室中存在的一些问题，然后在对这些问题进行分析并查询信息系统后，就可以找出相应的最佳的解决问题的方法，这时就可以采用计算机的自动化系统来代替办公室的管理信息系统对信息进行对数据信息的手机、整理和分析等一些较为繁琐的工作。这样当把这些问题交给办公室自动化系统进行解决，然后以办公室的管理人员或决策者就可以以计算机自动化系统分出来的信息为依据，正确及时的做出对问题的判断和处理，然后做出最正确的决策将必要的指令下达出去。

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作者单位：南安市人力资源和社会保障局，福建南安 362300