前言
记录一次outlook邮箱存储占满,用户又无法自主清理的问题。微软官方也记录了很多处理步骤文档,但是写的过于“官方”,处理起来冗余复杂,于是决定记录一下,有需要的可以进行参考。
问题描述
outlook邮箱存储一共50G(这个与分配的License有关,比如Microsoft 365 Business Basic分配的Exchange Online存储是50G,office 365 e3分配的Exchange online存储有100G)。用户发现后台存储满了,其他人发送邮件给他也会提示邮箱已满。尝试删除邮件发现已删除的邮件自动恢复,从outlook设置—账户/常规—存储,对deleted items文件夹进行empty操作,长时间没有反应。
处理过程
- 通过powershell连接后台,登录管理员账号,必须要有Exchange 管理员的权限。
如果没有安装exchange模块,需要执行以下命令:
- 查看用户邮箱恢复区的占用情况,注意Identity后面接用户邮箱地址
可以看到,用户邮箱恢复区已经达到100G,官方文档有说明,如果应用了保留策略,那么配额会增加到100G,如果已经达到了配额,用户无法删除项目。官方文档: Exchange Online 中的“可恢复的项目”文件夹 | Microsoft Learn
- 查看用户是否有任何保留类型
截图示例delayhold和delayreleasehold需要改成false。
关于保留类型可以查阅微软官方文档: 如何识别 Exchange Online 邮箱的保留 |Microsoft 学习
有关于DelayHoldApplied和DelayReleaseHoldApplied属性的说明,如果设置为true,将会延迟保留至30天,超期后托管文件夹助理将会自动删除。
InPlaceHolds参数表示分配了合规性保留策略,需要登录合规性门户,设置保留策略,将此用户进行排除
也可以通过命令行进行排除,需要用户有合规性管理员权限
- 手动清理用户恢复区中的邮件
将用户的保留属性删除后,过30天会自动清理恢复区中的邮件,但由于已经影响到正常工作,于是在后台手动清理。清理方式有两种:
- 使用 Security & Compliance PowerShell 中的 New-ComplianceSearch 和 New-ComplianceSearchAction cmdlet 删除“可恢复项目”文件夹中的项目。使用这个方法一次性只能删除10个项目。。。而且还是手动执行,这得删除到天昏地暗去。。
- 通过 Start-ManagedFolderAssistant托管文件夹助理加速处理指定的邮箱
托管文件夹助理命令
执行后没有任何报错就行,不过,也不会立马出现效果,咨询了微软技术支持,反馈是微软数据中心太大了,根据以往经验,有些用户一小时就清的差不多了,有些则需要一天。(听起来有道理但具体说不出什么)等待了一个晚上后。。。从100G降到了1G,联系用户进行删除,也能正常删除了。
注意:处理完后需要将策略还原。进行清理操作时需要跟用户确认邮件是不需要并且可以清除的了,因为清除后就不能恢复了。万一事后有风险也好保留证据。
总结
由于Microsoft使用经验太少,处理起来过程比较艰难,对于小白来说看微软官方文档也很复杂,文中穿插了一些官网链接用于解释部分原理,如果不想弄明白的那就只看操作步骤就好。