一份完整的erp项目实施规范_中小企业ERP软件项目实施之物料编码

物料编码，也就是物料的唯一识别号码，像每个人的身份证号一样，在中华人民共合国是唯一的。企业要使用ERP系统，第一步就是先对每一个物料进行编码，才能继续开展一下步。一套好的物料编码原则，是ERP实施成功的一半，是企业ERP系统持续运行下去的必要条件。

关于物料编码原则，在网上会有很说明，唯一性、规则性、分类性、可扩展性等等，这些相信大家一看就明白，所以我这里就不多讲了，我在这里主要还是说说一些我在实施过程中协助成长型企业制定物料编码原则的注意事项，以供大家在实施过程中借鉴。

1、 编码方法

很多客户在实施的过程中经常问我，有没有标准化的物料编码原则，或者问我有没有同行业好一点的编码原则直接引用。说实话，物料编码是没有标准的，也没有最好的，其它同行业的编码也只能借来参考一下，也不能直接套用。那么，针对成长型企业，有些企业以前是手工做帐，物料从来就没有编过码，公司根本没有编码的经验，怎么样才能定好编码原则呢？我在这里介绍一种最通用的办法，你可以去仓库，把所有的物料都一一罗列出来，然后来细分类别，例如：先分成品、半成品、原材料、非生产物料，然后每一大类再细分，如原材料还可以分：五金件、包材等，然后五件还可以继续往下细分。当你细分完后，你再来定编码原则，这个时候来定编码原则，你会觉得容易很多。

2、 编码要结合软件来编

好多客户在实施的开始，说他的基础资料已经有物料编码原则，或者说以前用的ERP软件中已经编码，问我能否直接使用？当然，使用习惯了，继续使用是没有问题的，但好不好用就不知道了，得仔细分析下才知道。因为每个软件在录入单据时，物料的查询窗口不一样，查询的方法也不一样，而且新增物料的操作方法也不一样。所以如果想编一套最适用本企业的编码原则，顾问还是要参与进来，在编码的过程中，要跟顾问一起讨论，如何编码才能最方便、最快地找到你想要的物料。

3、 名称规格要规范

在对物料进行编码时，除了编码，名称和规格也很重要。在很多企业中，都会存在同一个物料，仓库叫一个名称，采购叫一个名称，生产又是叫另外一个名称，如果对物料进行编码的人不熟悉物料，那就有可能都编进ERP系统。所以在编码的时候，名称和规格也很重要，那些要文字要放在名称，那些文字要放在规格；名称要怎么写，也要有规范，例如：有些人习惯叫黑色沙发，有人喜欢叫沙发黑色，你如果稍微不注意，就编成两个了。规格是名称的附加说明，例如：螺丝的规格：5*12，数字那个在前，那个在后，也要规定好，还有规格虽然是附加说明，但也不是备注，不宜太长，一定要从简。

4、 编码的“唯一性”是重中之重

在这里我不讲编码唯一性有多重要，我在这里讲下防止“一物多号、一号多物”的注意事项，首先，编码的部门一定是要最熟悉物料的部门，如果不熟悉物料去编码，就会像上面的所讲的，每个部门一个叫法，那就会编出三个编码。其次，物料编码只允许一个部门进行编码，而且要先审核后才能录入ERP系统，即使没有人审核，录入人员也要先用关健字模糊查找一下，系统中是否已存在，确保之前没有录入后才录入ERP系统。再次，不建议模糊叫法，也就是几个物料同一个编码，会影响库存和后面的MRP运算。

5、 编码长度多少位合适

编码长度没有明确规定一定要多长，要看企业的物料有多少。但要记住，在考虑扩展性的同时，后面的流水号最好不要超过4位，如果超过4位，就会变得全流水号了，分类不够细，还要继续往下分，如果不细分，会影响后面的编码，甚至有可能会编重复。

6、 编码需要长期维护

一般来说，好的编码原则，不是一两天就能定下来。一般需要在使用过程中修改，特别是以前从来没有物料编码的企业，在使用一两个月后又重新编码都有可能；又或者由于企业的迅速发展，物料增加的很快，不停地修订新的编码原则。因此，编码原则也是需要专人长期维护。