sap 供应商表_SAP应付模块详解1

本文介绍以下内容：

◆应付模块的基础知识；

◆主数据（供应商）；

◆发票处理；

◆付款及清账；

◆预付款；

◆应付票据；

◆其他特别总账业务；

◆供应商余额查询；

◆定期处理（月末及年末年初的操作）；

◆应付模块报表；

◆应付模块设计的流程清单和方案要点。

由于应付模块和应收模块在很多方面存在相似性，因此对于相似度较高的内容，将简略描述。读者可以参考第3章“应收模块”内容。

4.1 基础知识

本节介绍应付模块的基本功能以及该模块与其他模块的关联关系。

4.1.1 应付模块的基本功能

应付（AP）模块是“应付会计模块”的中文简称，它是财务会计（FI）模块的一个子模块，是主要处理与供应商相关业务的模块。

它的基本功能有供应商主数据维护、发票处理、付款处理、杂项业务（预付款、应付票据、其他应付款）处理、供应商余额查询、定期事务处理等。这些功能中，供应商主数据维护属于基础数据维护；发票处理、付款处理、杂项业务处理和供应商余额查询属于日常操作；定期事务处理则主要是月末和年末年初的操作。

4.1.2 应付模块与其他模块的集成

与应付模块集成的模块主要有总账模块和物料管理（MM）模块。

应付模块输入凭证时，使用的科目是在总账模块中设定的；凭证过账后，可以在总账模块查询到，而它对相关科目余额的影响，也体现在总账模块中。月末，对供应商的外币业务进行重估时，重估产生的凭证也直接形成总账凭证。

应付模块与物料管理模块的集成，主要体现在与采购模块的集成。可以从整个采购业务流程来认识这种集成关系。采购业务流程包括决定采购需求（采购申请）、比较采购货源、选择供应商、采购订单处理、采购订单跟踪、收货/库存管理、发票校验，直至最后付款（财务业务），如图4-1所示。

图4-1

应付业务是采购模块业务的延续，它的发票主要来自采购模块的发票校验。采购模块的发票校验完成后，即可在应付模块查询到供应商的未清项和发生额。因此，在应付模块内部，虽然也有发票处理功能，但那不过是针对少量不通过采购模块集成的业务所输入的发票。

除总账模块和采购模块外，凡是牵涉与供应商相关的业务，也都会与应付模块有关联。例如，固定资产的采购，既牵涉采购模块和应付模块，也牵涉资产模块。再如，采购发票的入账，牵涉材料成本的核算，因此，控制模块也和应付模块有一定联系。

4.2 组织结构

应付模块与总账模块同样作为FI模块的子模块，其组织结构和总账模块的组织结构相同，也要使用公司代码来处理业务。也就是说，一个供应商如果和企业集团中的多个公司代码有交易发生，一定要区分是在哪个公司代码下进行；将来查询供应商余额时，也要明确是在哪个公司代码下发生的余额。

如果有细分事业部的要求，可能还会用到业务范围、利润中心甚至“段”。

除了了解应付模块自身的组织结构外，还有必要了解其关联模块的组织结构。与应付模块关联较密切的采购模块，其组织结构为采购组织。采购组织是采购模块处理业务的基础，每一个采购订单在下达时，都必须明确属于哪个采购组织。采购组织与FI中的公司代码可能存在对应关系（多对一，如图4-2所示），也可能不存在对应关系。例如，集团采购组织，可以为集团下的各个公司代码提供采购服务，为各个公司代码创建采购订单。这一点与销售端的组织结构是不同的：在销售端，销售范围和公司代码只能是多对一的，即特定的销售范围必定与某一个固定的公司代码相关联。

图4-2

采购组织与公司代码可以不对应，这一点可以从后台配置界面看出。如图4-3所示，采购组织0008、1000、2000、2100、2200、2300都隶属于特定的公司代码（SAP界面中错误地翻译为“公司”）；而采购组织1和采购组织2则不与任何公司代码相对应（“公司代码不存在”），意味着它们可以为系统中的任何公司代码下采购订单。

图4-3

路径：IMG>企业结构>分配>物料管理>采购>给公司代码分配采购组织

事务代码：OX01

延思伸考

如果采购组织和公司代码不存在对应关系，如何确保采购组织在创建采购订单时，将账务记入到相应的公司代码中？

在创建采购订单时，在采购订单的头层输入采购组织后，还需要输入公司代码，如图4-4所示，输入了采购组织1后，公司代码仍然留空，有待用户输入。如果输入采购组织1000，公司代码会根据后台的配置自动输入1000。明确了公司代码，采购订单后续的“应付账款”就会记入相应的公司代码。



图4-4

路径：SAP 菜单>后勤>物料管理>采购>采购>采购订单>创建> ME21N - 已知供应商/供应工厂

事务代码：ME21N

而在创建销售订单时，只需要输入销售组织、分销渠道和产品组即可确定对应的公司代码，不需要再手工输入公司代码。

4.3 主数据维护：供应商

本节首先了解供应商的基本概念，然后介绍增加、冻结和删除供应商的具体操作。

4.3.1 供应商的概念

供应商是应付业务处理的基础。处理发票和付款时，要明确是针对哪个供应商开出的发票或对哪个供应商的付款。

供应商，有狭义和广义之分。狭义的供应商是指从企业购买物品（材料、备件、劳保用品、办公用品等）的对方单位；广义的供应商是指对企业有债务关系（不管是否因购买物品而形成）的对方单位或个人。在SAP的应付模块，处理的供应商是指广义的供应商。因此，它既包括从企业购买物品的常规供应商，也包括企业对其有欠款的各种单位或个人。例如，企业向供电局应缴纳的电费、向自来水公司应缴纳的水费，如果暂时挂账，则形成了“其他应付款”。因此，供电局、自来水公司也相当于企业的供应商。

在SAP中维护供应商时，供应商的属性分为3个视图，即基本视图、公司代码视图和采购视图。3个视图维护的内容如表4-1所示。

表4-1 供应商主数据的3个视图

这3个视图中，基本视图是必须设定的，公司代码视图和采购视图是按需要设定的。很显然，如果一个供应商是向本企业提供材料的常规供应商，它必须同时设定3个视图的属性；而如果一个供应商仅在财务上有“其他应付款”的记账需求，其业务并不与采购模块集成（通常称为“财务专用供应商”），则只需设定基本视图和公司代码视图；如果一个供应商仅需处理询报价业务，并没有后续的采购订单业务，则可以只设定基本视图和采购视图（在这种情况下，此类供应商一般不输入到系统中，相关的询报价也不输入系统）。

4.3.2 供应商的创建

供应商的创建有多个路径，取决于需要创建哪个视图。这些路径和视图的对应关系如表4-2所示。

表4-2 供应商主数据创建的路径和事务代码

例如，对于财务专用供应商，只需要基本视图和公司代码视图信息，因此在事务代码FK01中设置即可。

4.4 供应商发票的处理

应付模块的发票，既有可能来自于MM模块的集成，也有可能是手工输入的。前者是采购业务形成的，后者是零星的非主营业务形成的。本节介绍两种发票操作的方式。

4.4.1 来自于采购模块的发票

采购业务的主要流程包括采购订单、收货、发票校验（又称“收票”，此时形成应付款）。这可以称为采购业务的“三部曲”。在供应商主数据的采购视图上，有一个选项“基于收货的发票校验”（参见3.3.2小节），如果勾选，则意味着发票校验是建立在收货基础上的，先收货后做发票校验。国内企业的采购业务一般都是如此。

供应商主数据的这一属性，会自动应用到供应商的采购订单上，如供应商9893的采购视图中勾选了“基于收货的发票校验”复选框，在创建对它的采购订单时，采购订单上也就自动勾选了这个选项（GR-Bsd IV，即Goods ReceiptBased Invoice Verification，基于收货的发票校验），如图4-53所示。

图4-53

事实上，也存在“基于采购订单的发票”，即不通过收货而直接开具发票，如对供应商扣款形成的发票（通常称为“贷项通知单”，credit memo）。再比如针对服务类型的采购订单开出的发票。在国内的业务实践中，这两种情况一般都不用“基于采购订单的发票”。对供应商扣款，往往直接体现在下次采购的发票金额中（在发票金额中扣减一部分），而不单独开出一张负发票。服务类的采购，也通常要做一下收货，以示确认，发票必须按照收货的数量来开具。

本书主要介绍“基于收货的发票校验”。

假设某笔采购订单采购原材料RM010，通常情况下，采购订单收货过账时，系统产生的会计凭证如下。

Dr：原材料

Dr/Cr：材料成本差异-采购差异

Cr：GR/IR

这里的GR/IR是一个重要的科目，全称为Goods Receipt/Invoice Receipt（收货/收票），顾名思义，它是收货和收票之间平衡、过渡的科目。它相当于国内会计科目中的“材料采购”。

提示

对于该科目，SAP的要求是：①在科目主数据中必须设置为“未清项管理”；②必须设置“仅限以本位币记的余额”；③必须在MM模块自动过账规则中，将WRX事务设置为该科目。

收货过账产生的会计凭证，过账日期为物料凭证上的过账日期。在金额上，借方原材料金额取决于物料主数据上的价格控制参数——选择S，表示标准价格；选择V，表示移动平均价。两种价格控制对于凭证的金额影响如表4-7所示。

表4-7 价格控制对于收货凭证金额的影响

注：采购订单价格是指不含税价。

收到供应商的发票时，在系统中做发票校验，形成“发票凭证”，发票凭证过账后，自动生成对应的会计凭证。凭证如下。

Dr：GR/IR

Dr/Cr：材料成本差异-采购差异 或 原材料

Dr：应交税金-应交增值税（进项税）

Cr：应付账款（供应商）

过账日期为发票凭证上的过账日期。同样，根据物料主数据上的价格控制，发票产生的会计凭证的借、贷方金额可能不同，如表4-8所示。

表4-8 价格控制对于发票的凭证金额的影响

续表

注：发票价格和采购订单价格都是指不含税价。

综合来说，在物料采用标准价的情况下，物料入库使用标准成本，采购订单价格和标准成本之间的差异（称为PPV，采购价格差异）、发票价格和采购订单价格之间的差异（称为IPV，发票价格差异）都直接记入“材料成本差异”→“采购差异”，分别在收货和收票时入账。而在采用移动平均价的情况下，物料入库使用采购订单价格，如果发票价格和采购订单价格有差异，库存数量可以承担的部分记入原材料价值；库存数量不能承担的部分记入“材料成本差异”→“采购差异”（极端情况：如果发票送达时间较晚，该原材料已经全部用完，则差异全部记入材料成本差异）。

采购订单收货和收票产生的凭证可以从采购订单行项目中“采购订单历史”选项卡中看到，如图4-54所示。收货的凭证是“物料凭证”，收票的凭证是“发票凭证”，二者都是MM模块中的单据。