project显示隐藏列_Project工具的使用 在项目管理的高级应用

一、项目基本信息回顾

1.1项目管理三要素

项目管理三要素：时间、范围、成本

1.2项目管理五个过程

项目管理五个过程：启动、规划、执行、监控、收尾

PDCA：Plan、Do、Check、Action

1.3项目管理四方法

项目管理四方法：甘特图法、工作分解结构法、关键路径法、项目评审技术

1.4了解CPM方法

1.4.1 什么叫做CPM方法

举例

华罗庚著《统筹方法》-烧水的故事：一个人要烧水喝，他是这么做事情的：先用一分钟时间找茶杯(任务的长度是1min)，花5min钟将茶杯洗干净(任务的长度是5min)，又用了1min找茶叶(任务的长度是1min)，开始花了10min钟去烧水(任务的长度是10min)。

问题

任务开始的前后关系叫什么？串行

总的任务长度？(1+5+1+10)min

总的长度在Project软件叫什么？Duration(工期)

怎么缩短工期？工作中，做不完就加班；做不完加人做

但是会导致另一个问题，无论是加班还是加人都会导致成本的上升

我们所说的缩短工期是在不增加成本的情况下，用过管理的方式实现缩短工期的

在泡茶的时候我们，先烧水，在烧水的同时，去找茶杯、洗茶杯、放茶叶。我们就会发现Project会生成两条路径，烧水一条路径(黄色)，找茶杯、洗茶杯、放茶叶(紫色)一条路径。

并且这两条工作路径还有一个时间差(紫色的任务长度是7min，黄色的任务长度是10min)，这两个路径还有余量(3min)，这个就叫做slack(宽延)。

这两个路径的关系就由原来的串行变成了并行。

1号表示：烧水

2号表示：找茶杯

3号表示：洗茶杯

4号表示：放茶叶

4号任务可以往后推迟，因为后面有一个3min的slack宽延。

注意

宽延有两种Free Slack和 Totle Slack

宽延的意思是往后推不会影响别人。

比如项目管理中有人请假，我们要注意他是否在路径的关键期或者是否在宽延范围内。如果在关键路径或者宽延时间是0，是不可请假的。关键路径会导致整个工期delay。

非关键路径是可以推的(当然宽延不为0)(比如烧水过程中，4号任务宽延了4分钟，那么紫色路径就升级为关键路径)。2号任务的推迟会导致3、4号任务的往后推，我们发现2号往后退不会导致整个工期的推迟(2号任务相当于借用了4号任务的宽延)

2号任务的宽延其实可以称为总宽延，4号任务称为自由宽延。

学习的目的：是要学会!!!

1.5 Critical Path

1.5.1 什么叫做Critical Path

1.首先打开Project软件，打开一个项目《办公室搬迁》的项目，观察左侧是wbs表，右边是甘特图

2.选择甘特图工具-格式选项卡，勾选【关键任务】，观察甘特图变化，观察关键路径颜色变化，标红的叫做关键路径。

3.在project项目中有一个有意思的现象，任务与任务之间有连接性，这个连接性可能会影响到任务与任务之间的观察，所以，我们还可以这样做，打开甘特图工具-格式选项卡-点击版式，勾选无连接，将连接线隐藏掉。

所以，这样甘特图观察起来就方便了。

4．观察9号、10号任务，甘特图没有标记红色，则说明不是关键人物，则非关键任务是可推的，就是可宽延的任务。

问题：

宽延任务是多少？

5.选择甘特图工具-格式选项卡-勾选可宽延任务，观察宽延任务时间。鼠标浮上可显示具体的宽延时间。

1.6 WBS表

观察Project软件左侧WBS表，可以看到有很多列，很多字段(任务名称、工期、开始时间、结束时间、前置任务、资源名称等)，这些列在Project是删不掉的，是Project的内置列，不要将Project当作Excel。

选中一列，右键点击-选择插入列，输入可自动匹配

插入可宽延总时间和可用可宽延时间，观察9号任务；观察10号任务的宽延时间。

二、项目管理四方法

2.1 甘特图法

甘特图把一个大复杂的工作，拆分成若干个小的具体工作，按照时间轴摆放。所以甘特图讨论的是什么时间做什么事。所以甘特图讨论的项目管理三要素的时间和范围(范围即工作)。

2.2 WBS

把一个大的、复杂的工作，拆分成若干个小的具体的工作，交给具体的人去做。所以wbs讨论的是什么人做什么事。所以甘特图讨论的项目管理三要素的范围和成本(范围即工作，成本即人)。

所以甘特图和WBS是以范围为纽带，结合起来就是将项目管理三要素结合起来。

2.3 PERT

只关心任务前后的逻辑关系，即不关心时间，也不关心成本；在工作中不要出现任务的工序问题。比如工作中的流程图就如此。

2.4 CPM

讨论哪些任务可以拖，哪些不可以拖

三、Project的基本信息

3.1 了解选项卡信息

文件、任务、资源、报表、项目、视图、团队、格式称为选项卡，

其中视图选项卡做WBS管理

甘特图工具-格式选项卡做甘特图管理，所以在找关键任务和可宽延时间都是在格式选项卡中完成。

3.2 查找关键路径

在WBS表中能否查找关键路径？

在视图选项卡重点观察数据，在【突出显示】选择【关键】，观察wbs管理中就找到了关键路径。

3.3 创建快捷访问

创建快捷访问

新建文件

四、Project的设置

选择【文件】-【选项】

4.1 Project选项-常规

默认视图：设置为甘特图(默认显示包含日程表的甘特图)

对于汇报工作中可以选中右键添加到日程，则可以观察日程轨迹，对于每个具体的分配任务都可以添加。因为不太常用日程表，所以修改为甘特图。

日程格式：因为屏幕资源有限的，尽可能字段调窄，所以时间显示尽可能短，尽量减少列宽。

注：project默认最高有9级

4.2 Project选项-显示

日历类型：公历

项目货币类型：在工作中进行资源管理时，我们采用哪种货币类型的选择

数据编辑栏：双击不能修改单元格，光标定位，到编辑栏修改

为下列操作显示“标记”和“选项”按钮

引入以下工期、工时、投入比和资源数目的理解

引入Y(year)、MO(month)、W(week)、D(day)、H(hour)、M(minute)

在Project中认为真实存在的是H(工作8h=1d)，其他单位经过换算可得。

情景1：1个人搬砖

情景2：2个人同时搬砖

情景3：2个人分别上午、下午搬砖

情景4：8个人搬砖

发现工时没有改变(工时=成本)

固定工时：工时始终不变的任务(优点：做不完就加人，加人减少工期)

固定工期：工期始终不变，例如开会(无论参会人员有多少，会议时长是不变的)(加人只能增加工时，不能减少工期)

固定资源：(比如：研发新冠疫苗，加一些无关人员是不会减少工时或工期的)

所以

举例-开会(工期不变)

加人

举例-搬砖(工时不变)

选择下图图标--选择缩短工期但保持工时不变

这个我们要明白是什么情况减工期或者减工时。

4.3 Project选项-日程

该项目的日历选项：默认当前项目，我们大多数情况是对所有项目有效，所以选择所有新项目

每周开始于：根据不同企业文化，设置不同的选项，具体表现如下图

财政年度开始于：根据不同企业文化，设置不同的选项

默认开始时间和默认结束时间：根据企业内部工作时间

每日工时：8h=1d

每周工时：40h=1w

每月工作日：20d

工作分配单位显示：即投入比。根据习惯选择，建议选择小数

该项目的日程排定选项：建议对所有新项目设置

自动计划：受其他任务影响的计划，通常为自动计划(找茶杯，洗茶杯，放茶叶通常如果找茶杯任务没有开始，其他的任务相应的无法开始)

手动计划：不受影响的计划(比如：无论任务完成什么样，每周固定周一开例会，这个例会完全不受其他任务影响)

注意

绝大部分都是自动计划

自动计划任务排定日程：项目开始时间；当前时间

默认任务类型：固定单位(即固定资源)、固定工时、固定工期

其他选项默认就ok，用到后我们再回顾

4.4 Project选项-校对

4.5 Project软件版本介绍

Mpp:Microsoft ProjectPlan文件

Mpt：Microsoft Project Temple模板*

4.6 Project选项-语言

切换语言

4.7 Project选项-高级

该项目的挣值选项

4.8 挣值(Earned Value：EV)

基线：baseline，代表项目的初始(或者是中间)的某一状态，基线即计划开始时间

五、Project的操作-制定项目计划

5.1启动项目

工作范围即工作任务

全局看任务是项目选项卡

微观看项目是任务选项卡

汇报工作在报表选项卡

选择【项目】选项卡，点击【项目信息】就是启动项目。

Field：字段、域、变量、列

优先级：resourceconflict先处理优先级高的

日程安排方法：项目开始日期(则完成日期不可选)；项目完成时间(则开始时间不可选，即倒排：任务从后往前排，建议不要采用该方法，没有宽延，工作没有余量，所有任务都是关键任务)

日程：后续模块讲解

5.2 制定计划

以装修教室项目为例

在【项目】选项卡—任务名称字段输入任务名称

1.项目字段基本信息

Id：任务编号

Indicate：标记，指示

任务模式：主要是切换自动计划和手动计划

任务名称：其实叫做名称

甘特图：甘特图帮助信息可以加在上面、下面、左边、右边和内部，为了混淆，一般加在左边或右边

甘特图任务的提示或者帮助信息：格式-甘特图样式

2.甘特图任务的名称设置

3.甘特图任务的摘要帮助提示信息设置

首先进入【格式】选项卡，点击更多，设置右侧显示工期，如下图

5.3 分解规划任务

允许有子任务，最多有9级任务

选择【任务】选项卡-选择财务、采购、施工，点击【降级】；可以观察一级任务变成了中括号的样式，这种叫做摘要任务。

5.4 任务相关性

任务和任务之间的逻辑关系

除了fs不用写，其他的任务关系需要标注

在办公室搬迁甘特图中右键点击最左侧(视图栏)，选择【网络图】可以观察整个流程工艺的程序，网络图即PERT

5.6 规划子任务

我们将财务分为预算、审核、决算

插入财务的子任务

选中3、4、5行，右键选择【插入任务】，在新任务填写预算、审核、决算三个子任务

选择【降级】

方法1：选择【任务】选项卡，选择【降级】；

方法2：选中三个子任务往后拖也可实现降级。

添加连接

因为预算、审核、角色任务关系一定是fs，所以创建关联，选中点击连接，生成连接任务

采购分为：地板、电子产品、家具、施工队伍

操作方式参考财务操作。

采购任务可以是并行

注意

根据甘特图观察串行和并行的区别

同样的，施工的操作步骤按照以上方法实现

装修计划基本已经完成 ，根据实际需求，我们可进行进行调整，如下图

在以后工作中找甘特图，不要滚动拖拉，选择【任务】选项卡-选择【滚动到任务】，则可定位到甘特图。

5.7 任务设置

双击任务，弹出框为任务信息，所有的字段都与WBS有相应的字段信息

常规-估计

隐藏条形图相当于【视图】选项卡-筛选器的功能，查看我想看到的

备注信息

前置任务：5.4 任务相关性

资源：查看下面资源章节

高级：

最后期限：设置最后期限，可以看到甘特图完成时间后面显示的图标

限制类型：相当于任务弹性

投入比导向即固定工时

日历下面章节如何进行日历设置

WBS码即大纲级

挣值方法：前面参考

5.7.1 完成百分比

右键插入列输入“完成百分比”，由于项目没有开始，项目都是0%(在工作汇报中，哈维提出汇报方法，建议用球型的百分比汇报，回答方法：几乎全部完成(90%以上)、完成了一大半(70%以上)、完成一半(50%以上)、完成一小半(30以上)、刚开始做(30%以下))

哈维球

5.7.2 自定义字段

选择【项目】选项卡-【自定义字段】，选择“数字”，重命名“比例球”，选择【公式】(你要直接输入比例球=完成百分比)，选择插入“数字”-“完成百分比”

选择“图形标记”，设置规则

注意

图形不重要，重要的是要懂规则

对于文件我们不可能没新建一个项目就要重新做一个比例球，所以我们采用以下方法

Global.mpt:

该文件是新建文件的模板；该文件的管理：文件-信息-管理器，进一步选择对应的标签复制

5.7.3 周期任务或循环性任务

任务选项卡选择任务‘任务周期’，(设置每周周一固定0.5h 9:30~10:00的例会)

5.7.4 里程碑任务

小结

六、日历

6.1创建日历

因为实际工作中，我们可能在项目实行中会有一些节假日，日历对整个项目时间的规划，所以我们要创建日历。

以端午假为例

【项目】选项卡-选择“更改工作时间”

工作周：如何设置工作的

例外日期：如何设置假期

顺序：先设置工作，再设置假期(先做工作周，再做例外日期)

6.1.1 工作周

选中“默认”，点击【详细信息】

选中工作日，选择“对所列日期设置以下特定工作时间”，选择工作时间，点击【确定】。(根据公司规则选择)

6.1.2 例外日期

端午假期

选择开始时间，选择【详细信息】-选择“非工作日”，发生次数设置为3，则2020年端午假期设置完成

设置端午调休

填写“2020端午调休”选择开始时间2020-06-28，选择【详细信息】-选择【工作时间】，设置发生次数1，点击【确定】

设置成功后，查看日历

同样的方法可以做其他假期的设置

思考：单双休

6.2 设置整个项目日历

选择【项目】选项卡-【项目信息】-选择日历为新建的日历，则创建成功项目日历

6.3 甘特图设置项目日历

双击时间轴-选择非工作时间-选择日历

6.4 设置夜班任务

(将地板任务设置夜班任务)

双击“安装地板”任务-选择【高级】，设置【夜班】

注意

甘特图要设置日历才能显示正常

项目里面的默认显示项目日历，如果项目自行选择日历，就要单独设置

设置Global全局

6.5 资源日历

优先级：资源日历>任务日历>项目日历

资源日历对工作的影响(如何将一个工作设置成指定的时间)

装调设备-举例(24小时日历 晚上17：00~19：00吊车工作两小时，吊车规定工作时间6：00-18：00)

先创建任务“装调设备”，双击任务-选择【高级】选择日历【24小时】。

其次选择常规，设置开始时间

最后修改工期为2h，则设置成功。

七、资源管理

7.1 如何进行资源管理

在WBS表最左侧，右击，显示视图表。

选择【资源工作表】视图，进行资源设置

7.2 创建资源

注意：时间发生了变化，因为吊车规定工作时间导致

7.3 人的资源分配

计时的工作资源叫做工时(人为工时资源，人的成本=时薪*时间)

计量的资源叫做材料资源(份数*材料单价)

成本资源为了完成该项目花费的交通、商务等等(手动填写)

7.4 资源冲突

设置安装地板显示红色的人形标记，是因为安装地板我们设置了夜班，所以木工也要设置为夜班

7.5 常用视图

7.6 资源分配

在【任务分配状况】视图-选择【资源】选项卡-选中要分配的任务-点击【分配资源】，点击【分配】-设置单位和成本

0号任务专门做预算

最后的最后

花了大概3天的时间，有时候整理到深夜，终于完成了这一个工具的基本使用

每一过往

每一阶段

每一段人生

在规划内或者规划外

都是一种选择

希望这个工具，可以帮助你规划你的工作、你的生活、更希望帮助到你的人生