试算平衡表是分类账和财务报表的中间产物,其本质是分门别类汇总日记账中同一科目的数据,然后在新的工作表中重新排列,并计算“借方金额余额”和“贷方金额余额”,并检查借贷是否平衡。那么用Excel如何编制试算平衡表呢?
利用数据透视表可以快速准确地编制试算平衡表,并计算“借方金额余额”和“贷方金额余额”。
1.插入数据透视表
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2.在数据透视表字段列表中,选择相应的字段,点鼠标右键,将科目代码、科目名称添加到列标签。
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3.在数据透视表字段列表中,选择相应的字段,点鼠标右键,将借方金额、贷方金额添加到Σ数值栏目中,并点击相应值旁边的三角形按钮,进行值字段设置,将汇总方式设置为求和。
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4.选择数据透视表工具栏目下方的“设计”功能区,点击“分类汇总”下方三角形按钮,选择不显示分类汇总。
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5.仅仅计算出借方金额和贷方金额还不够,试算平衡表需要的是各自的余额,因此需要添加二者的余额字段。
通过数据透视表工具中的计算字段,可以添加“借方金额余额”和“贷方金额余额”,并进行计算。
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6.在插入计算字段窗口,名称栏目输入“借方金额余额”,在公式栏目输入“= if((借方金额- 贷方金额)>0,(借方金额- 贷方金额),0)”;
同样,再次插入计算字段,名称栏目输入“贷方金额余额”,在公式栏目输入“= if((贷方金额-借方金额)>0,(贷方金额- 借方金额),0)”。
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7.在设计功能区中,选择数据透视表样式,套用相应的表格模板;并将C、D两列数据的单元格格式,设置为“会计专用”,添加货币符号,并将0值所在单元格显示为“-”。
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8.在数据透视表字段列表中,选择“月”字段,将其添加到报表筛选中;并将数据透视表字段列表中的借方金额、贷方金额,通过点击前方的复选框,进行隐藏。
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9.通过报表筛选选择的是“全部”则是显示全年的试算平衡表,如果通过下拉菜单选择月份,则是该月的试算平衡表。
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10.因为在准确的试算平衡表中,其借方金额余额的总和和贷方金额余额的总和应该相等。所以在A3单元格中输入公式:=IF(SUM(C:C-D:D)=0,“”,“借贷金额不平衡”),并将该单元格填充色设置为橙色,便于使用者及时纠正错误。
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11.如果要编制的是某个月的试算平衡表,可以在工作表标签栏目中,选中本工作表标签,点右键,选择“移动或复制”工作表,并在弹出的对话框中选择“建立副本”,并“移至最后”。
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12.如果要编制的是某个月的试算平衡表,则在报表筛选的下拉菜单中选择相应的月份,并在A2单元格中输入公式“=B4&”月试算平衡表“”。这时候,B4单元格中如果选择的是1月,则B4单元格则显示为“1月试算平衡表”。
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Excel的熟练程度,不仅决定了一个人能否胜任工作,更决定了职场人的工作效率,决定了一个人在职场上是否能够脱颖而出。
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