数据分析之如何学好Excel
原创:海峰
对于每个职场人士,涉及到数据处理和数据分析,Excel是无论无何躲不开的。说起Excel,可能很多人是不服气的,有些人可能一天上班8小时或者996,那就是,从早开用到晚,没有关的时候,都用了这么多年了,还需要学吗?
然而大家可能不知道的是,这款软件自从上世纪80年代中期问世以来,已经经历了30多年的发展,经历了多次革命性的产品迭代,才逐渐成为人们日常工作中必不可少的数据处理,分析软件,微软也正是基于Excel的核心地位,才凭借Office系列牢牢霸占着领导地位,毫不动摇。
而正是随着多次的版本更迭,技术不断升级,功能越来越强大,需要学习的内容也越来越多,随着每次版本更迭,都会有一些新的功能,概念随之发布,发展到今天,Excel俨然已经成为一个大杂烩,几乎无所不包,无所不能。但是,这对使用者,我们面临的是眼花缭乱的选择。
先来见识一下,历代Excel的版本长什么样,2007版以后的就不一一罗列了。
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有多少可以学习的资料呢,这是图书馆一角,有关Excel的图书,整整几个书架,都不带重复的。
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这是网易云课堂上(部分截图),仅仅网易一个平台上,关于Excel相关的有超过270门课程。
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如果算上其他平台,关于Excel相关的内容,简直浩如烟海,对于初中级别的你,将如何抉择,这真的是个问题。除开购买课程的费用,更加宝贵的是你的时间。因为这些课程的学习都是需要投入时间的,你选择了一门课程,意味着你必须投入相应的时间,也只有你投入了时间,才能去了解他,去掌握它,而等你真正掌握了以后,你才能知道,这个课程的内容是否真的适合我,或合适我现在的工作更进一步,课程的内容是否适用于数据分析这个方向。
对于Excel这个老古董,有这么多内容需要学习,我们应该从哪里开始呢,如何学习最有效呢?
基础知识,这个你应该都懂得,不懂的话,请务必自行学习掌握。
Excel之插件与快捷键
各种插件,插件还可以分为,微软原装插件,和其他支持厂商或大神们推出的。
友商们提供的,比如国内比较有名的有方方格子,EasyCharts,Excel催化剂,国外的有Zebra BI 等等,大部分都是要收银子的,便宜的百十来块,贵的千八百的一年,不缺银子的土豪可以考虑,这些插件都是大神们专门为某些特定的场景的需要开发的,某些场景你使用频率高的话,对提高效率,大有助益。
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微软的原厂提供的组件,比如PQ,PP现在已经直接封装2016版里了,已经成了Excel的一部分了,其他诸如Thinkcell,Mindjet等都是和其他办公软件配合使用的,大家看自己的需要吧。
快捷键,大家随便搜索一下,就可以找到无数个这样的资料,汇总一下,常用的不少于100个,如果你真要学的话,也无法阻止你,你就费老劲去学吧!
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建议大家掌握以下几个,最好不要超过10个,其他的都忽略吧!
Ctrl + C
Ctrl + X
Ctrl + V
Ctrl + Y 或 F4
Shift + Ctrl + 方向键
……
Excel之函数与公式
大致可以分为:
基础的数据统计函数
数字,日期及逻辑函数
查找与引用函数
数组及其他高级函数
基础的数据统计函数,包括有SUM,COUNT,MIN,MAX,AVERAGE,SUMIF,SUBTOTAL等,这些毫无疑问的,你必须无条件的全部掌握。
数字,日期及逻辑函数,主要包括IF,AND,OR,MID,LEFT,RIGHT,ROUND,FLOOR,PRODUCT,INT等,其中个别是有一定难度的,可还是建议全部掌握,不过你可以分步进行,可以先学习其中一部分,剩下的等需要用的时候再学习。
查找与引用函数,可以帮助你链接不同数据文件之间的信息,为后续的分析工作奠定数据基础,还是非常有必要学习和掌握的。当然有些比较难的,可以现行跳过。主要包括VLOOKUP,HLOOKUP,MATCH,INDEX,CHOOSE,FIND,OFFSET,ROW,INDIRECT。
数组及其他高级函数,建议放弃。因为如果你真的想学习这部分函数,来显示你的Excel技术有多牛逼,这也无可厚非,可是你一定要做好打硬仗的准备,这些函数真的是给哪些牛逼的人使用的,如果你还没有那么牛逼,千万不要轻易的去尝试,心疼一下你的幼小自尊心。
其实,如果你能把上面这些函数都学习掌握了,那么这些高级函数的功能,你完全可以使用其他的一些基础函数来实现,只是可能需要一些辅助列,或者中间表而已,就是看上去有点low,先憋开装逼不谈,能帮助你完成手上工作是最优先的考量。low点算什么!
还有一点建议大家放弃的原因,大神看到的话,还请原谅一下。那就是,个人觉得就算你学会使用数组和一些高级的函数,其实对你的数据分析几乎毫无帮助。这就像是,让中小学生做奥数题,真的难,可等你上了大学,学习了高等数学,使用更高级的理论和方法来解题的话,很多问题就会迎刃而解。这对数据分析同样适用,等你学习了更加高深和专业的数据知识,你的思路会被完全打开。
Excel之图表
大家可能会觉得图表好像没有什么可学的,那你可就大错特错了。到目前为止,Excel图表已经发展成一门独立的学科,而且还在不断的更迭,升级中……
图片来自网易云课堂,这里推荐可以看看刘万祥老师的《图表之道》,在图表这方面,估计国内无人出其右!
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免费网易和刘万祥老师打了好多广告,看到的话,可不要忘了我的红包啊!
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图表的知识远比你想象的要庞杂,大致可以分为图表选择,图表美化,和图表交互设计。
图表选择,是指面对不同的读者,不同的数据,需要采用不同的图表,采用最简单,和实用的图表来展示数据,而不是一些华而不实酷炫图表,来展示你的技术有多厉害。等有一天,你能够隐藏锋芒,来选择最简洁的图表,展示数据,你会得到真正的升华。
必须掌握的有柱形图,折线图,基础饼图,条形图,面积图,直方图等。选择掌握漏斗图,瀑布图,气泡图,箱形图,高级饼图,树状图等等。当然,你也可以根据自己的实际情况,灵活的选择。
图表美化,是指通过图表的颜色,格式设置来修饰美化图表,使其符合,并且强化数据的展示效果,起到最终打动读者的目的,包括使用专业的,协调的色彩,图表的大小,附录等说明。图表的美化,不仅需要额外的美学设计背景知识,更需要你对图表,数据结构的完美理解。
图表交互设计,这其实是动态图表和报告整体设计的一部分,先暂时归类在图表范畴里。图表和报告的交互设计,是指通过平面设计来诱导读者对图表发生兴趣,通过页面按钮的点击,来对图表和报告进行探索,从而自己得出结论的过程。这又是一门专深的学问,需要及其专业的“T”型人才,在交互设计中,不但要在专业上有深厚的知识储备,而且还要对不同的领域有广泛的涉猎。
图表模块的所有内容,需要你,也值得你投入,并保持持续不断的修炼。
最终聊到VBA了,有了VBA你可以把Excel打造成“天空母舰”般的存在,能无限的帮助你提升效率。虽然其VBE的编程环境,从开始到现在,将近20年时间,都没有怎么变过,可我们依然看不到Excel会抛弃掉VBA,具猜测,VBA还将继续,并长期存在。你也不用担心,学习了VBA以后,哪一天Excel不支持的情况会发生。而同时,基于微软对其一成不变的调子,我们也可以猜测到微软想让大众对VBA采取什么态度。不推荐,不推荐,不推荐。如果你真的想学,想用,那随你!VBA作为一门完整,独立的编程语言,如果你真的想学,相比较上面我建议你放弃高级函数一样,你先鼓足你的勇气吧!这里,先表示对您的敬佩!
当然,对于某些特殊场景,比如重复率非常频繁的数据整理工作,可以尝试使用录个宏来帮你解决,从宏开始慢慢了解吧。
Excel到底有多少种功能,没有人真真讲的清楚,也没有人能熟练掌握Excel的所有功能和本领,那哪种功能是最厉害的呢?
有人觉得是VBA,有人说是函数和公式,也有人说是图表,争论不休,直到数据透视表隆重登场。
你可能还有疑问,什么,为什么,那么你觉得以下问题,还有其他功能可以做到吗?
能在几秒种时间就轻松搞定数百万行数据?
能瞬间切换分析统计的维度,从多个视角观察数据?
可以从不同的工作表,不同的工作簿种提取数据,来制作数据报告,而不费吹灰之力?
可以让你在阅读报告的时候,动态调整数据,明细,汇总,甚至原始数据随意切换?
更重要的是,在完成这些的同时,甚至连一行代码,一个公式都不需要,而仅仅只用点点鼠标,拖东拽西,几分钟时间就能轻松搞定!
当然,只有数据透视表,才能这么厉害。只要仅仅3~5分钟时间,你就能完成一个动态报告。
强烈推荐学习数据透视表!
来看微软对于数据透视表的功能更新与扩展支持,不仅可以看出微软的重视程度,也可以了解到数据透视表是未来的方向,像最近非常火的Power BI,甚至于Tableau都是基于数据透视的理念,数据透视表不仅是解决日常问题的不二选择,更是衔接后续学习的过渡和桥梁。
以上,总结汇总如下:打感叹号的部分,请谨慎入坑!
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这里推荐的学习路径,是本人自己学习Excel的一些反思,与总结,希望可以帮助到刚刚跨入职场,或正在为此苦恼的你,为你学习数据分析提供一条捷径。当然,由于每个人的实际情况不同,并不能适用所有人,大家可以根据自己的实际情况,进行取舍。
数据分析领域看似容易入门,其实需要非常专业的业务技能,而且也对你知识的宽度,广度有着非常高的要求。除了Excel,我们还需要掌握各种相关的知识,和新的分析工具。最重要的是,保持一颗学习的心!
愿与大家一同学习,分享的同时一起成长!
更多资料,请欢迎前往公众号:DataPivotal
分享成就价值,愿与有相同兴趣的同学互相交流,共同成长
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