SAP FI未清项管理功能解析

在SAP系统中,为满足企业客户、供应商管理的需求,应及时登记往来款项和准确反映应收、应付账款的形成、回收、支付及增减变化情况并提供按月进行核对和清理的功能。用户能详细地记录每张客户发票是否已收款,每张供应商发票是否已付款,各种未达的资金项是否已到账等等,这些功能的实现需要借助SAP的清账功能。那什么是清账呢?清账从系统的角度说,就是使客户、供应商及总账行项目从未清项变成已清项的事务操作。

本文重点介绍SAP系统未清项管理的清账方式及对财务管理的意义

一、未清项管理概述

未清项,表示财务凭证行项目的一种挂账状态,这种状态,提示该行项目需要被清账。SAP系统中,对总账及客户供应商明细账行项目核算可以采用未清项管理,以未清项管理的科目,其行项目分别被标记为未清项或已清项。清账是通过清账动作,系统自动更新凭证行项目状态,将未清项转化为已清项。发生销售业务时,借记客户行项目,形成客户借方的未清项;对客户收款时,贷记客户行项目,形成客户贷方的未清项;在未清账之前,此笔业务的行项目在系统中均以未清项列示,只有经过清账的操作,未清项才能变成已清项,意味着此笔销售业务的完成。
在会计核算中,有些科目如银行科目和损益类科目等,只要有“借贷余”就足够管理,财务人员只需了解科目的借贷发生额和余额,即可满足会计核算和管理需求。这类科目不需要未清项管理。但是,有些科目,比如银行未达科目、客户和供应商的明细科目等,不仅需要“借贷余”,还需要管理到每一个分录行的状态。系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款,客户的每张发票是否已经收款,各种未达的资金项是否已经到账等等。对于这些科目来说,每笔交易都要分门别类地予以记录。
这类科目在SAP系统中按照“未清项”管理。科目表中未清项管理涉及的科目有应收账款、其他应收款、预收账款、应付账款、其他应付款、预付账款等。如何在行项目显示中分辨“已清项”和“未清项”呢?在SAP系统的供应商行项目显示中,已经付款的发票和付款本身用绿灯显示,我们称为“已清项”;还未付款的发票用红灯显示,我们称为“未清项”;类似付款、收款这样的业务,在账务处理的同时,系统会自动更新凭证行项目状态,这就是“清账”。

二 如何在SAP系统实现未清项管理
总账科目实现未清项及清账管理是在其科目维护的公司代码层定义的。公司代码层的控制字段未清项目管理”控制着总账科目在不同公司代码下是否需要逐笔清理。对于不按未清项目管理的科目来说,行项目显示只反映了过账与否,并不能反映清账与否。对于客户和供应商行项目,系统标准维护即为未清项管理,不需要刻意进行选择和配置。

三、未清项管理的清账方式

1.标准清账方式: 这种清账方式可以理解为在清账金额正好与挂账金额一致时使用。一笔业务的未清项正好一次性全部清理完毕,变成已清项,意味着此笔业务完成。
例如:经发票校验后应付某一供应商材料款10万元,到期后支付材料款10万元,即可采用标准清账方式,直接选择应付材料款10万元清账即可。

2.部分支付清账方式: 这种清账方式可以根据需要分批处理未清项。规范操作生成的明细账可以清晰地反映业务发生的过程,便于查询和对账使用。尤其适用于一笔借款分几次归还或一笔货款分多次收回的情况。
举例说明:某客户因销售业务借方有100000元的未清项,客户本次付款80000元。如果采用部分支付清账,通常会产生一张新的付款凭证,原来借方100000元的行项目依旧是未清项,账务处理如下:
借:银行存款80000
贷:客户明细账(应收账款)8000未清项)

**3.剩余项目清账方式:**这种清账方式可以理解为每次清账后系统会把剩余的未清项金额计算出来,下次清账时再对该剩余金额进行未清项处理。还用上面的业务举例说明:如果采用剩余项目清账,则原来借方10000的行项目会变成已清项,同时产生一新的未清项凭证,账务处理如下:
借:银行存款80000
客户明细账(应收账款)20000(未清项)
贷:客户明细账(应收账款)100000已清项)

四.各清账方式有缺点
采用部分支付清账,相关的行项目依然作为未清项保留在账户上,包括原来发票的行项目及本次收付款的行项目,只有当发票的全部金额收付讫后,所有的未清项才能变成已清项。部分支付清账的优点是能够清晰地反映整个往来业务的发生情况,方便账务查询和对账。
采用剩余项目清账,本次付款后的差额部分会形成新的未清项,原来发票的未清项会变成已清项。另外,新的未清项可以根据需要选择保留原来的付款条件还是定义新的付款条件。优点是能随时反映某笔业务当前的未清项余额,但是不能直观地反映出原始应收应付业务的行项目是如何形成的,而且虚增了发生额。
在实践中可以根据不同的情况选择使用不同的清账方式,灵活运用。

五、未清项管理对财务管理的意义
未清项管理是财务中一个比较重要的概念,确保了业务交易记录的完整性,提升了财务管理水平。对于应收应付等一些科目来说,按照未清项做清账管理的好处是显而易见的。它使得每条业务记录清晰,是对账和自身核对的强有力工具。
1.清晰账目采用SAP未清项管理功能,结束了会计传统意义上的流水记账业务,实现了逐笔记账、逐笔清理。财务人员不仅能够看到科目余额,还可跟踪查看形成余额的行项目构成,进而跟踪到每行项目的业务来源
2.提供分析数据正确使用未清项管理功能,保证行项目数据处理无误,可以为报表分析提供基础数据。