第9章 文件和内容管理知识点梳理

第9章 文件和内容管理知识点梳理（附带页码）

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◼ 文件和内容管理：是针对存储在关系型数据库之外的数据和信息的采集、存储、访问和使用过程的管理。重点在于保持完整性，确保可访问。确保安全和高质量，需要可靠的架构和管理良好的元数据。P229

◼ 业务驱动因素：法规遵从性要求、诉讼响应能力、电子取证请求能力、业务连续性要求。帮助提高组织效率。P229

◼ 目标：
1）确保能够高速有效地采集和使用非结构化的数据和信息。
2）确保结构化和非结构化数据之间的整合能力。
3）遵守法律义务并达到客户预期。P230-231

◼ 原则：
1）组织中的每个人都应该在保护组织的未来方面发挥作用。每个人都必须按照既定的制度和程序来创建、使用、检索和处置档案。
2）档案和内容处理方面的专家应充分参与制度和规划的制定。P231

◼ ARMA 国际在 2009 发布的档案保存指导原则 GARP：
1）问责原则。
2）完整原则。
3）保护原则。
4）遵从原则。
5）可用原则。
6）保留原则。
7）处置原则。
8）透明原则。P231

◼ 非结构化内容元数据：格式。可搜索性。自我描述性。既有模式。内容主题。需求。P232

◼ 内容建模：将逻辑内容概念转换为具有关系的内容类型、属性和数据类型的过程。分为信息产品级别、组件级别两个层次。P232

◼ 内容分发方法：
1)推式，如 RSS。
2)拉式，如访问淘宝。
3)交互式，如企业应用程序集成 EAI、更改数据采集、数据集成和 EII。P233

◼ 受控词表：被明确允许用于通过浏览和搜索对内容进行索引、分类、标引、排序和检索术语的定义列表。词汇表管理关键问题集中于用途、消费者、标准、维护 4 个方面。词汇表视图（VocabularyView）是受控词表的子集，涵盖了受控词表领域内有限范围的主题。微控制词汇表（MicroControlled Vocabulary）是包含一般词汇表中不包含的高度专业化术语的词汇表。P233-234

◼ 术语管理包括在受控词汇表中建立术语之间的关系。关系的类型：
1）等价术语关系（EquivalentTerm Relationship）。
2）层次化关系（Hierarchical Relationship）。它描述广义（一般）到狭义（特定）或整体-部分的关系。
3）关联关系（Related Term Relationship）。与受控词表中的另一个术语相关联，但这种关联不是层次化的。P235

◼ 文件（Document）是包含任务说明，对执行任务或功能的方式和时间的要求以及任务执行和决策的日志等的电子或纸质对象。文件可用于交流并分享信息和知识。只有部分文件才能称为档案（Record）。档案可用于证明所做的决策和所采取的行动是符合程序的；可作为组织业务活动和法规遵从的证据。档案通常是由人来创建的，但仪器和监控设备也可以提供数据来自动生成档案。P237

◼ 文件管理包括在文件和档案的整个生命周期中控制和组织它们的流程、方法和技术。它包括电子和纸质文件的存储、编目和控制。关注文件本身，几乎不关注文件内容。市场和监管压力都将重点放在档案保管期限表、地点、传送和销毁上。P238

◼ 管理文件和档案的生命周期：编目。制度。分类。存储。检索和流传。保存和处置。P238

◼ 信息架构是为信息体或内容创建的结构。它包括以下组件：
1）受控词表。
2）分类法和本体。
3）元数据映射。
4）搜索功能规格。
5）用例。
6）用户流。信息架构和内容制度共同描述了“什么”，即哪些内容将在系统中被管理。设计阶段描述了“如何”实施内容管理制度。P241

◼ 语义建模：一种知识建模，描述一系列概念网络（有关的想法或主题）以及它们之间的关系。语义模型包含语义对象和语义约束。语义对象是模型中表示的事物，它们可以具有基数和域的属性以及标识符。它们的结构可以是简单的、合成的、复合的、混合的、关联的、父/子类型或原型/版本。语义约束表示 UML 中的关联或关联类模型，这些模型有助于识别模式和趋势，并发现可能看起来不相干信息之间的关系。P242

◼ 语义搜索（Semantic Search）侧重于语义和语境而非预先设定的关键字。可使用人工智能。要弄清用户想要什么。P232

◼ 多达 80%的数据存储是在关系型数据库之外维护。工作流程需要具有可重复执行的能力，在理想情况下包含对种内容通用的流程步骤。P243

◼ 【活动 1】规划生命周期管理：
1.规划档案管理。（什么是档案。存在哪？老旧档案 处置？）
2.制定内容策略。（从当前状态审视和差距评估开始。元数据分类和 SEO）P243

◼ 【活动 2】创建内容处理制度，多数文件管理制度有
1）审计的范围和合规性。
2）重要档案的鉴定和保护
3）保留档案的目的和保管期限表。
4）如何响应信息保留命令（特殊保护令），即针对已过保留期的诉讼信息要求。
5）本地和异地存储档案的要求。
6）硬盘驱动器和共享网络驱动器的使用和维护。
7）对电子邮件管理，从内容管理的角度进行处理。
8）合理的档案销毁方法。P244-245

◼ 【活动 3】定义内容信息架构。需要从结构和非结构化的数据中，检索出用户需要的信息。P245

◼ 【活动 4】实施的生命周期管理：
1.获取档案和内容。
2.管理版本控制。
3.备份和恢复。
4.管理保管和处置。
5.审计文件/档案。P246

◼ 【活动 5】发布和分发内容：
1.开放访问、搜索和检索。
2.通过可接受的渠道分发。P248

◼ ANSI 859 标准基于数据的重要性及数据损坏或不可用时可能造成的损害，将数据控制分为 3 个等级：正式控制、修订控制、托管控制。P248

◼ 工具：企业内容管理系统（文件管理、内容管理系统、内容和文件工作流）。协作工具。受控词汇表和元数据工具。标准标记和交换格式（XML、JSON、RDF 和 W3C、Schema.org）。电子取证技术。P249-254

◼ 方法：诉讼应诉手册。诉讼应诉数映射（90 天限制）。P254

◼ 企业内容管理 ECM 就绪评估的目的：确定内容管理需要改进的方面，以及组织对改变其流程以满足这些需求的适应程度。P255

◼ ARMA 有一个信息治理成熟度模型：
1）1 级，低于标准的（Sub-Standard）。信息治理和档案保管问题没有得到解决或只是最低限度的解决。
2）2 级，发展中的（In Development）。认识到信息治理和档案保管可能对组织产生的影响。
3）3 级，基本的（Essential）。必须满足法律法规的最低要求。
4）4 级，积极的（Proactive）。已经建立了一个以持续改进为重点的主动式信息治理计划。
5）5 级，完成变革的（Transformational）。信息治理已经融入企业的基础架构和业务流程中。P256

◼ 信息治理参考模型 IGRM：展示信息治理与其他信息功能的关系。P258。

◼ 非结构化数据的增长速度远远快于结构化数据。管理非结构化数据需要数据管理专员与其他数据管理专业人员、档案管理人员的有效合作。P258

◼ 度量指标：
1.档案管理：ARMA 的 GARP 原则类别和成熟度模型可以指引 KPI 的定义。标准：1）每个用户有百分之几的文件和电子邮件被认定为是公司的档案。2）被认定为公司档案中有百分之几得到了控制。3）在所有存储的档案中有百分之几的档案应用了适当的保管规则。然后将以上百分比进行比较，以确定出最佳实践的百分比值。
2.电子取证：成本降低、对比被动收集信息的方式，提前收集信息时提高的效率（如转为电子取证平均需要几天时间）、组织可以快速地进行法律保留通知的过程。
3.企业内容管理：衡量企业内容管理（ECM）的有形和无形效益。有形效益包括提高生产力、降低成本、提高信息质量和改善合规性；无形效益包括增进协作、简化工作程序和工作流。P259-260

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第1章 数据管理
第2章 数据处理伦理
第3章 数据治理
第4章 数据架构
第5章 数据建模和设计
第6章 数据存储和操作
第7章 数据安全
第8章 数据集成和互操作
第9章 文件和内容管理
第10章 参考数据和主数据
第11章 数据仓库和数据智能
第12章 元数据管理
第13章 数据质量
第14章 大数据与数据科学
第15章 数据管理成熟度评估
第16章 数据管理组织与角色期望
第17章 数据管理和组织变革管理