2019年下半年试题二：论信息系统项目的沟通管理

论文题目

2019年下半年试题二

       1.概要叙述你参与管理过的信息系统项目（项目的背景、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的成果等），并说明你在其中承担的工作（项目背景要求本人真实经历，不得抄袭及杜撰）。

       2.请结合你所叙述的信息系统项目，围绕以下要点论述你对信息系统项目沟通管理的认识，并总结你的心得体会：

     （1）项目沟通管理的过程。

     （2）项目干系人管理过程，并结合项目管理实际情况制定一个具体的干系人管理计划。

写作思路

       一、首先本文属于标准的双拼论文，架构上建议以五大过程组的顺序写，即按启动、计划、执行、监控、收尾过程组来写。同时可以把收尾过程组与常见的结尾合并，以收尾过程组为论文结尾。

       二、在背景中要体现出项目的背景、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的成果，以及作者在其中担任的角色。

       三、正文部分按五大过程组顺序写，过程组中要写出沟通管理和干系人管理的管理过程。

       四、要在规划阶段结合项目管理的实际情况写出一份干系人管理计划。

论文模板

论信息系统项目的沟通管理

       X年5月，我参与了X行业某公司ERP项目实施，该项目总预算2200万元人民币，建设工期为一年半。本项目主要完成公司IT整体规划（ITP）、BPR业务流程优化、ERP系统实施、MES系统实施、ERP和MES的接口、MES与PCS/DCS的系统接口开发等功能。四级SAP系统主要采用B/S架构，利用SQL server 2005数据库，采用C#.net技术进行功能开发。X年5月15日的招标会中我公司以优质的产品、技术、服务和价格，在公开招标中中标，并在X年6月10日签订合同。在该项目的工作过程中，我重点加强了沟通和干系人管理，做好干系人识别，规划好沟通和干系人的管理计划，执行好管理沟通和管理干系人参与，控制好沟通和干系人参与。在沟通和干系人管理过程中，我特别注重与相关干系人的沟通和协调，每周召开会议，汇报相关情况，在过程中与相关干系人加强沟通，优化沟通途径和方法，取得干系人的支持和满意，因此圆满地完成了该项目，取得了甲方和公司的一致好评。

       该项目干系人众多且复杂，有效的沟通管理对项目实施至关重要，是项目成功的保障。在建设过程中，我非常重视沟通管理的作用，充分识别项目干系人，了解他们的信息需求，制定详细沟通管理计划和干系人管理计划，并及时收集项目绩效，采用合适高效的沟通渠道，管理项目干系人，以平衡他们的期望，保障项目的顺利进展。下面我以该项目为例，叙述项目中的沟通管理和干系人管理。

        一、在启动过程中，做好项目干系人识别工作，并分析它们的利益层次、个人期望、重要性和影响力，为项目的成功打下基础。

         在项目启动后，我、相关专家和干系人，根据项目章程、采购文件等相关资料，采用干系人分析和会议的方法进行了干系人识别，利用权力/利益方格，对干系人进行分类，制定了干系人名册，其主要内容是：甲方领导、甲方项目负责的主要领导、相关职能部门负责人和工作人员、我方领导、我和项目团队成员、设备供应商等。

        二、规划阶段，做好规划干系人管理和沟通管理，建立起对各个干系人的适度关注，并采取不同的沟通方式。

        根据干系人名册和项目管理计划等相关文件，我、相关专家和干系人召开会议，制定了干系人管理计划，该计划为干系人互动提供指导，以获得他们的支持。该计划和内容为：定期或不定期地进行干系人识别，对于不同干系人采取不同的措施，利用分析技术把干系人分为不了解、抵制、中立、支持、领导等。把项目发起人、建设方领导、承建方领导、团队成员等利用干系人参与评估矩阵，来记录这些干系人的当前参与程度。甲方项目负责的主要领导对项目有很高的权力，也很关注项目的结果，对其“重点管理，及时报告”。一般工作人员，没有权力，利益低，对其“随时告知”等。比如：定期对甲方重要领导汇报项目情况，令其满意；对甲方项目直接领导和职能科室负责人及骨干人员做到重点管理；对后勤科室相关干系人随时告知他们项目的状态，保持及时的沟通；对甲方公司其他相关科室，进行相关的沟通，争取他们的支持，并积极发现增值活动。我们制作了不同的文档，比如项目需求申请，我随之进行了规划沟通管理工作，针对该公司的实际情况，因不同科室需要的系统不一样，比如甲方领导，甲方职能科室负责人和后期部门上班时间和办公地点的不同，对甲方领导采取工作汇报和会议形式，向其当面汇报项目情况，其主要内容是当前工作进度、成本的工作绩效报告和后期工作安排和进度。估算了沟通管理需要的资源和费用。项目团队采取集中办公，定期召开会议，对项目中的活动进行分析和总结。加强干系人之间的相互沟通，减少不利的冲突。

       会后整理好干系人管理计划、沟通管理计划和会议内容上报甲方领导和我方高层，经其批准，纳入基线管理，之后对项目文件和项目管理计划进行更新。

        三、执行阶段，管理沟通中加强干系人参与管理，取得更好的沟通有效性和效果，获得干系人的支持，更好地完成项目工作。

         项目在开展的过程中，根据沟通管理计划和干系人管理计划，我们要有效率和效果的沟通，取得干系人的支持，减少冲突和矛盾，使得项目可以更好地完成，取得双方都满意的结果。我和我的项目团队特别注重与干系人的沟通和管理干系人参与，对不同的干系人采用不同的沟通方法和技巧相当重要，一个好的沟通方法和技巧，可以使得双方在愉快的环境下，解决冲突和问题。该项目在基础数据收集阶段，我在制定好需求收集计划，经双方领导签字后，就立刻让人做好需求调查表，同时让项目管理办公室通知相关科室和干系人，我们要进行需求收集，希望相关干系人积极配合，协调好相关工作。然后进入各科室进行需求收集，与他们面对面交谈，指导他们，对我们公司的系统进行初步介绍，针对他们的需求解释我们系统中的功能模块，然后指导他们填写好需求调查表。最终圆满地完成了这次需求收集，而且比计划进度提前5天，受到了甲方和我方的高度赞扬。通过管理沟通和管理干系人参与，降低了一些干系人的抵制，我们取得了越来越多有效率和有效果的沟通，获得了干系人的支持和理解，为项目的完成打下了坚实的基础。

        四、控制阶段，控制好沟通和干系人参与，找到问题，分析原因，不断优化，使得项目信息流动最优化，显著提高项目成功的机会。

         控制沟通和干系人参与在整个项目中相当重要，这关系到我们能取得相关干系人多少理解和支持。在该过程中我定期或不定期地与相关干系人举行会议，总结问题提交表、需求调查表，以及他们对我们当前工作的意见和以后工作的期望。我将平时收集的工作绩效信息进行挣值分析，对于偏差及时分析，和相关干系人沟通协商处理进度、成本和质量相关问题，提出解决方案。对于项目团队成员，我定期进行工作绩效考核和问题处理会议，让大家有什么意见都可以提出来，我们一起解决，把冲突处理在第一时间内，不让冲突进一步发展，该过程不断地进行干系人识别，更新相关的沟通方式和方法，不断地找问题，分析原因，使得项目信息流动最优化，提高了项目成功的概率。该过程严格按照变更流程处理相关变更。

        五、项目结束的时候，做好沟通管理和干系人管理的组织过程资产总结，为后期项目做好知识管理。

        经过全体成员的努力，在155天内完成了该项目，实际花费2180.15万元人民币，比合同提前了25天，节约近20万元人民币，赢得了甲方与公司的一致好评。回顾而言，项目的成功很大程度上归功于我在项目的沟通管理和干系人管理中采取了面对面的交流、问题提交表、需求调查表和电话沟通等方式进行有效率和效果的沟通，不仅仅减少了我与甲方的冲突和矛盾。但是在项目培训过程中，由于对一般工作人员的工作时间没有充分考虑，没有与相关科室负责人沟通好，耽误近三天的时间，增加了培训直接成本，之后我采取措施，根据工作人员工作安排调整了该培训计划，晚上或周末休息时间对没有参加培训的工作人员进行加班培训，这次教训告诉我在以后的工作中一定要结合实际情况，及时了解相关干系人的工作和休息时间，再来制定计划。我把这次教训总结在我自己的工作失误笔记中，以备为后期项目提供组织过程资产。