含泪总结东南大学国际顶会报销流程

本文记录于2024年10月30日。

1.收到论文录用邮件后

签证：有些国家的签证办理周期很长，需要尽快。
邀请信：有的会议可以直接在投稿论文的网站中下载邀请信，否则需要向大会秘书发送邮件索要邀请信。
学校系统：注意在下图两个地方都要申请：

先进入“研究生国际交流”，选择“研究生参加顶级国际学术会议”，在会议名称下拉列表中，可以看到各个学院所规定的顶级学术会议列表，从而知道自己参加的会议是不是顶会。

同时要在“学生因公出国申报审批”中提交申请，这个是国际合作处的，先仔细看一下官网的学生因公申报说明，学校对离境和入境时间有严格限制，离境时间可以提前一天，入境时间不能延后。比如会议日程是11号到15号共5天，则要求最早10号离境，最晚15号入境。在系统中填写出发和返回时间时也能看到相应的时间限制。没提前申请或没按照规定时限出入境都会遭到领导的亲切问候。

提交以上两个申请后需要提醒导师及学院领导审核。校级领导一般会在三个工作日内完成审核而不需提醒。总之在出境前一定要完成两个系统的所有审核流程。

2. 准备行程

机票：按照国际合作处登记的出入境时间购买机票。一次性购买往返机票可以省钱，不必分开购买。
酒店：可以在booking.com等网站预定，学校资助限额如下，可以根据预算选择酒店档次。

论文：首先是要根据审稿意见对论文进行修改，已经接收的会议论文不再有二次审稿，因此可以仅修改较容易的问题，难点问题可以作为结论中的“未来工作”部分，以后慢慢做。

演讲和海报等：我参加的IROS 2024需要准备3分钟PPT演讲和海报，PPT文件放在U盘里带过去，海报需要自行打印带到会场。且在临近开会时需要在Infovaya系统提交PPT演讲录屏和论文的图片摘要。平时需要经常关注邮件通知，避免错过时间点。

3. 参会

在国外注意保存好充值公交卡的收据，进行演讲前需找人帮忙拍照，报销要用。

4. 回国后材料准备

总结材料：进入学校系统，在“研究生国际交流”中提交总结材料，提交即可，学校领导会在之后给纸质材料盖章时现场审核。
批件：前往国际合作处办公室，领导会现场打印《东南大学出国、赴港澳任务批件》、《因公临时出国（境）任务和财务核算审批意见表》，称这俩文件为“批件”。
报销单：登录“东南大学财务信息门户”，申请报销单，业务大类选择“因公出国”，项目号和负责人根据学院老师公布的信息填写，发票不用选：

进入费用填写页面：参考下图，其中伙食费和公杂费不给报销，都填零，往返机场的火车票填在“其他费用”里，总之每笔支出都要有对应的收据，大额支出还要有支付记录。

之后页面就与日常报销业务一样了，完成后打印报销单。
经费使用计划：填写word文档并打印，经费内容与报销单一致，文档下载：
通过百度网盘分享的文件：经费使用计划_空白.doc
链接：https://pan.baidu.com/s/1Cx77Pg5U8qHcZ1X-Fr-Vdg?pwd=j7gr
提取码：j7gr

其他报销材料：
（1）报销单中每项支出的发票或收据和大额支出的支付记录。有发票最好，没有发票就用收据，保险起见可以把所有超过1000的支出项的支付记录都打印出来，火车票可以去火车站打印报销凭证。
（2）护照人像页复印件；
（3）出入境记录（支付宝搜出入境小程序可打印）。
（4）如果实际出入境天数超出了申请天数，需要写一个实际在外天数超批件天数说明，说明为何超出了申请天数，然后道歉之类的话，然后准备好挨骂，找国际合作处领导签字盖章。

5. 签字盖章提交

至此，手中应当有：两个批件、报销单、经费使用计划，和上面列出的其他报销材料。
报销单和经费使用计划需要先找导师和学院领导签字，然后把所有这些材料拿到研究生院管理国际会议的办公室，由相关老师签字盖章，同时他也会审核学校系统中提交的总结材料。牌区地址为逸夫建筑馆107，之后老师还会提示到108找报销单项目负责人签字，再到204盖研究生院章。

至此，把所有材料用夹子或别针夹在一起，投递到自助提交报销单的机器内，之后财务处可能会发短信提示补充缺失的材料，所有材料补齐后，银行卡会在1-2个工作日内收到报销经费。