电子签约实操指南 | 如何使用 Docusign 传送要签署的文件？

无论你是新手还是希望提升效率的老用户，通过本文清晰、详细的步骤，你都能快速上手，实现安全快捷的电子签署。
在企业跨境合作的浪潮中，电子签约已成为提升业务效率、简化工作流程的重要工具。如今，越来越多的企业用户开始使用 Docusign 进行跨境签约，但仍有不少用户担心不会使用 Docusign 进行签约。

无需担忧，本指南将帮助你轻松掌握使用 Docusign 发送文件进行签署的方法，解答你的操作疑问。无论你是新手还是希望提升效率的老用户，通过本文清晰、详细的步骤，你都能快速上手，实现安全快捷的电子签署。

基本传送步骤

建立和传送要签署的文件的基本步骤如下：

1、创建信封

你可以创建新的信封，使用保存在 Docusign eSignature 中的模板，或者继续之前保存的草稿。

2、上传文档

Docusign eSignature 支持多种文件格式。你可以从本地计算机上传文件，也可以从云存储服务（如 Google 云端硬盘或 Dropbox）中选择文件。

3、添加收件人

指定信封接收者及其所需执行的操作。

4、撰写消息

为收件人输入电子邮件主题及正文内容。

5、设置高级选项

配置特殊的收件人权限、提醒通知以及截止日期。

6、添加字段

为每位收件人在文件中添加必要的字段，以便收集电子签名及其他信息，如标题、签署日期等。

7、预览并发送

审查所有字段设置，并将信封发送给指定的收件人。

1、创建新信封

如需从他人处获取签名，请按以下任一方式创建新信封：

• 在“首页”上，点击“开始”，随后选择“传送信封”。

• 或者，在“管理”页面中，点击“新增”，接着选择“传送信封”。
  接下来，系统将显示“准备”界面。
  2、在信封中添加文件

开始创建信封后，你可以添加需要收件人电子审阅和签署的文件。Docusign eSignature 支持多种文件格式，包括常见的文档、演示文稿、图像、图纸和电子表格应用程序。当你上传文件时，Docusign 会将其转换为 PDF 格式以方便发送和存储。

你可以添加存储在本地计算机上的文件。根据你的账户设置，你还可能从授权的云存储提供商（如 Google 云盘或 Dropbox）中添加文件。你的 Docusign 管理员决定了你可以使用哪些云服务提供商。

文件名称将用于生成默认的信封名称，并在通过“个别 PDF 选项”下载文件时使用。

在“新增 > 传送信封”中打开新信封。

在“准备”视图中，要添加本地计算机上的文件，请点击“上传”。

若要从授权的云存储服务提供商中添加文件，请选择相应的服务。然后，选择文件并点击“添加所选项目”。

3、添加收件人

选定要发送的文件后，你可以添加最多 99 名收件人，这些收件人可以是签署人或仅仅是接收副本的人。你需要为每个收件人提供电子邮件地址和姓名。收件人无需拥有 Docusign 账户即可打开文件并完成签署。

Q：如何为收件人分配任务？

你可以为文件收件人分配不同的任务，例如签署或接收副本。

注：某些收件人任务仅适用于特定套餐，可能不会包含在你的账户中。
Q：如何手动添加收件人？

要添加将对文件执行操作或接收文件副本的人员，请按照以下步骤操作。你可以指定签署顺序、要求额外验证以及设置其他选项。

Step1：在“准备”视图中，输入首位收件人的电子邮件地址和姓名。

Step2：从下拉菜单中选择适合收件人的操作选项：需要签署 / 现场亲自签署 / 接收副本 / 必须查看。
Step3：如需添加更多收件人，请点击“新增收件人”。

注： 若要将自己添加为文件的收件人，请在“姓名”字段中输入“@me”。或者，点击“姓名”字段并在弹出框中选择你的姓名和电子邮件。
Step4：（可选）为收件人指定签署顺序，以控制他们接收和签署文件的次序。
Step5：（可选）如需要求收件人在签署过程中提供额外信息以验证身份，请添加验证方法：

• 在收件人行中，点击“自定义”，然后选择“新增身份验证”。
• 为收件人选定验证方法，并完成必填字段。验证详情将显示在收件人信息下方。
  注：为了增强安全性，你可以增加访问码和身份验证方式（电话、短信或基于知识的身份验证）。

Step6：选择签名类型（仅适用于标准签名账户 SBS）。
Q：如何使用联系人列表添加收件人？

你的 Docusign eSignature 账户中包含一个联系人列表。你可以从该列表中选择需要添加到信封的收件人。而你的权限设置决定了你可以访问的联系人类型。

注：如果你的权限允许创建私有联系人，那么在你发送信封时，收件人会自动添加到你的联系人列表中，从而避免重复输入信息。

Step1：在“准备”视图中，点击“联系人”图标，选择要添加的已保存联系人。
Step2：根据你的用户权限和账户设置，你可以在以下联系人分类中搜索并选择：

• 通讯录：根据你的权限，通讯录可能包括你的私人联系人、与你共享的联系人以及账户的签署组。

• 目录：包含你账户上所有活跃用户。Docusign 管理员始终可以访问目录；对于其他用户，此功能需由你的 Docusign 管理员启用。
  Step3：点击“应用所选项”，使用默认动作“需要签署”添加联系人信息。如有需要，你可以调整收件人的动作。

Step4：若要批量添加多个联系人为收件人：

• 点击“新增收件人”菜单，并选择“从联系人新增”。

• 从你的“通讯录”或“目录”中选择一个或多个联系人，然后点击“应用所选项”，将其作为“需要签署”的收件人添加。

• 根据需要调整每位新增收件人的动作和详细信息。
  4、新增消息

Docusign 将通过电子邮件将你的签名交易通知发送给收件人。添加收件人后，你需要输入电子邮件的主题和消息。该主题也可用作信封标题，这是你在“管理”页面上识别信封的方式，并且也会作为通知邮件的主题显示给收件人。

Q：如何将消息添加到所有收件人？

对于发送给所有收件人的消息，系统会自动从你上传到信封的文档名称生成邮件主题行，并在主题前加上“使用 Docusign 完成：”。例如，如果你上传了一个名为“NDA 协议”的文件，预设的主题行将是“使用 Docusign 完成：NDA 协议”。

如果上传多个文件，文件名将被添加到主题行中，最大长度为 100 个字符。超出的部分将被截断。你可以根据需要更改这个主题行。
所有收件人都将看到这条消息。作为发件人，你可以在“详情”视图中查看你添加到文档的消息。

邮件消息字段的字符限制：

• 邮件主题：100 个字符

• 邮件消息：10,000 个字符

在准备视图中的“新增消息”部分，你可以接受预设的主题行或按需进行编辑。

注：此输入可用作电子邮件主题以及信封标题。有意义的主题可以帮助传达文件的内容。如果你经常发送相同的文件，请输入自定义主题行。如果你使用默认的主题行，则所有信封的标题都将相同，这会使识别特定信封变得困难。

Q：如何发送消息给个别收件人？

除了常规消息外，你还可以为特定收件人添加私人消息。这样设置后，只有被指定的收件人才能查看这条私人消息。请注意，私人消息的接收者仍然可以看到所有常规消息，并且在邮件通知的“备注”部分以及当他们打开文档进行审阅和签署时，私人消息也将一并展示。

私人消息字段支持最多 1,000 个字符的纯文本输入，不支持 HREF 链接。

作为发件人，你可以在“详细信息”视图中回顾自己添加到信封中的私人消息。

Step1：在对应收件人的行中点击“自定义”选项，并选择“添加私人消息”。
Step2：输入你的私人消息。

Step3：关闭面板。此时，面板将显示该收件人已收到一条私人消息。
Q：如何删除私人消息？

你可以在信封草稿阶段或在信封处理过程中移除私人消息。

Step1：展开收件人行中的私人消息面板。

Step2：点击面板中的垃圾桶图标以删除消息。
5、设置签署选项

在准备信封和模板时，你可以设定签署人的动作、提醒、到期日期等选项。这些选项默认遵循由 Docusign 管理员为你账号配置的发送设置。在准备文件的过程中，你可以随时调整这些预设选项。

Q：如何设置信封或模板的高级选项？

Step1：照常创建信封或模板。

Step2：在“添加文件与收件人”视图中，选择“高级选项”。
Step3：在弹出的“高级选项”对话框中，根据需要调整预设设置。

Step4：选择“保存”。你的高级设置已被保存，并将在发送信封或使用模板时自动应用。

Q：高级选项有哪些设置？

收件人权限

• 允许收件人在纸质副本上签名

• 允许收件人更改签署责任或指派替代签署人

• 允许收件人编辑文档

• 开启自动导航功能

提醒

你可以启用提醒功能，以便自动向签署人发送跟进邮件。启用时，请指定提醒发送的时间间隔。

到期

默认情况下，信封将在发出后 120 天过期。一旦过期，信封的状态将变为“已作废”，收件人将无法继续查看或签署。你可以调整信封过期的默认天数，并指定一个具体的过期日期和时间。信封可能会在指定时间后的 24 小时内过期。你还可以选择向未完成签署的收件人发送过期警告邮件。

当信封在 6 天内即将过期时，系统会显示警告图标，并将其状态更新为“即将过期”。悬停在状态上即可查看过期日期。
寄件人设定

如果你的账户启用了此功能，可以选择是否自动在每页文件的左上角加盖信封标识符印章。

品牌标志

如果你的账户启用了自定义签署品牌，你可以选择应用这些品牌到你的信封上。自定义内容包括电子邮件通知中的标志、颜色方案，以及收件人在签署文档时看到的界面元素。品牌设置可能还包括自定义的目的地URL、链接和资源文件。

注：并非所有账户类型都支持多个品牌。如果你看不到品牌部分，则意味着你无法选择不同的品牌，而将自动应用你账户的默认签署品牌。你可以在“我的偏好设置”中查看品牌的配置详情。
评论

如果你的账户启用了评论功能，你可以选择是否为特定信封或模板开启评论功能。勾选启用评论复选框，意味着你和收件人都可以在文档上发表评论。
6、将字段添加到文档中

在信封包含了文件、收件人和消息之后，你需要添加字段，以指导签署人提供其签名、姓名缩写或其他相关信息。你将为每个收件人单独添加一组独特的签署字段。

Q：在“添加字段”视图中，包含哪些基础区域？

在“添加字段”视图中，包含以下几个基础区域：

• 收件人选择

• 撤销/恢复及复制/粘贴工具

• 标准字段选项

• 页面指南

• 字段属性设置
  Q：如何将字段添加至文档？

Step1：打开新的信封，并按照常规流程添加文件和收件人，然后点击“下一步”。

Step2：在页面顶部的收件人列表中，选择需要为其添加字段的人员。

注：你添加的字段仅适用于选定的收件人，并将以该收件人的颜色标记。你只能为被指定为签署人的收件人添加字段，无法为仅查看或接收副本的收件人添加字段。
Step3：在右侧的页面导航中，选择你希望添加字段的页面。所选页面将成为活动页面，并显示在中央面板中。

Step4：在左侧的“字段”选择区中，点击并拖拽其中一个可用字段类型至活动页面。

Step5：若要调整字段外观、分配给的收件人或其他字段属性，请点击该字段。“字段属性”面板将滑出并显示在页面导航上方，根据需要设置属性。

Step6：使用页面导航滚动浏览页面，并为收件人添加更多字段。

7、预览并发送

在完成文件、收件人、消息和签署字段的添加后，你可以预览你的工作并发送信封。

Q：顶部导航栏包含哪些选项？

顶部导航栏选项，包括：发送、预览、保存、作废。
Q：底部导航栏包含哪些选项？

底部导航栏选项，包括：发送信封。

• 若要保存草稿而不发送，请选择“动作”菜单下的“保存并关闭”。

• 若要取消准备信封并返回“管理”页面，请选择“动作”菜单下的“舍弃”。

• 若要预览收件人的体验，请选择“预览”。

• 若要发送信封，请选择“发送”。

发送后，收件人将收到一封电子邮件通知，提示他们审查并签署文件。如果你也是签署人之一，可以从你的账户中启动签署流程。

Q：如何在发送前预览信封？

预览模式提供了每位收件人签署体验的简化视图。你可以逐个检查每个收件人的字段，选择“预览”。
Step1：选择要预览的收件人

Step2：选择显示格式

Step3：必填字段带有红色边框

Step4：选填字段带有灰色边框

Step5：关闭预览模式

为了测试字段输入，请选择选项按钮或下拉列表的值，或者直接输入文本。
为了预览签名和姓名缩写的放置，请点击相应字段以查看示例。
结 语

无论你是新用户还是已有一定的使用经验的老用户，Docusign 的操作简易性和个性化功能都能让你迅速上手，享受电子签约带来的便利。

希望通过这一系列实操指南，你能更好地利用这一工具，提升工作效率。赶快开始使用 Docusign 吧，体验它如何让你的业务流程变得更加简单高效！