一、概述
会议纪要,是会议记录的归纳和总结。简而言之,就是把讨论的内容和决定事项整理得通俗易懂,让大家一看就明白。 也是为了告别无效会议,让你的项目会议不再白开,要过程有过程、要成果有成果!
二、会前准备
(1)确定会议目标和议程:
要熟悉会议主题、内容,掌握会议议程、与会人员名单等,协商会议议程,调配会议资源,明确会议讨论和决策方向,制定会议议程。通过明确目标和制定详细的议程,确保会议不偏离主题,高效获取会议信息。
基本信息:包含会议名称、主讲人、会议日期、开始时间、会议地点、会议时长、记录人几项基本信息,主要为了标识具体的会议
目标:每次会议,都要有具体的目标,不然,就没有开会的必要了。为何要开会?想获得什么样的成果?期望达成什么样的效果?这些会议目标都需要在会议中得到明确。
议程:会议的安排要遵循双方意见,需要考虑各方参会人员时间,询问参会双方会议议程,确保会议议程合理安排,发言时间分配合理,以便充分讨论和解决问题。
(2)熟悉会议材料:
在会议开始前,准备好相关的会议材料,熟悉所有的材料、相关工作进展,包括项目背景资料、项目计划、团队成员介绍等。确保会议材料简洁明了,内容准确完整,便于参会人员理解和讨论。在知识储备方面,特别是自己不太熟悉的领域,要了解掌握一些基本常识,做到心中有数。
熟悉材料:熟悉材料的目的是对会议内容有更深层次的思考,不再是趋于表面,趋于问题导向。更深层次的理解可以降低在会议讨论时出现认识偏差的情况,也是会议双方意见能够达成一致的必要条件。
例:开展一周例会会议,周会是对一周工作的总结,从表面分析,周会就是明确这一周的工作总结与下一步的工作计划,简单明了,从更深层次分析,周会就是把工作中所遇到的问题以及细节问题一一罗列,并对每个问题都有对应的解决方案。
(3)记录准则:
坚持问题导向、目标导向、结果导向的记录准则,按照会议目标点理清问题所在、定好目标任务,在领会会议目标的基础上,采取现场文字记录和录音记录相结合的方式,确保决议性会议纪要记录内容完整、全面、准确。
记录原则:记录内容如实反映会议讨论内容,围绕会议目标记录,不能随意增减,修改决策意见。对于听不清楚或不明白的事项,会后要及时提出问题,反复核实,以免出现遗漏或者出现偏差的情况。
三、会议记录
(1)会议标题
准确、简明地概括会议的核心内容或会议目标,标题表述包含会议关键性元素。
方式一:会议名称加+"纪要",也就是在"纪要"两个字前写上会议名称。【如《XXX会议纪要》】,标题详细具体,一目了然。
方式二:把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式的。【如《关于加强员工工作效率讨论会纪要》】,标题高度概括,引导性强。
(2)记录内容
会议记录要以会议目标为重心,从会议的具体内容出发,围绕会议所提出的论点包括讨论形成的基本意见、结论、决定、要求等进行记录。记录内容以主讲人提出的关键信息点为主,结合会议目标进行概述。在问题讨论环节,讨论双方必须达成一致意见,若因某种原因导致问题搁置,需要分别论述并记录分歧之所在。
记录技巧:
(1)借助会议记录模板、录音设备等工具,保证内容不遗漏。------这一点很重要,习惯于,有助于会后复盘。
(2)如果领导讲话较为模糊,不能一带而过,要根据主题和领导讲话内容适当补充、延伸和深化,使其语意完整、逻辑严密。 -----模糊的语述也是先需要记录,然后结合会议目标进行补充,在会议讨论阶段提出。
(3)特别注意,会议记录尽量简洁,一段文字将主要概括,尤以会议中达成的共识为主。
例如:近段时间员工工作效率不高,还出现上班偷懒的现象,相关负责人松散负责,落实工作不到位,导致项目工作严重进度滞后,为此上层领导还受到了客户投诉,严重影响甲方对乙方的信任。所以公司领导领导特别指出要解决员工工作效率低的问题,找出工作进度缓慢根本原因。特别是项目负责人,一定要将工作认真落实到每一位项目参与者,监督工作进展情况,适当使用奖励机制鼓励员工,增强员工自信心。有奖励机制,对应也需要处罚机制,对于工作不负责的,进行严厉批评,不知悔改的,对所得绩效以及工资进行调整,谁也不能例外。员工也要对自己的工作负责,有问题可以提出观点与建议,不要拘束负责的工作,要培养多种方面的工作能力。
负责人提问:负责人负责多个项目,有时候项目顾不过来,需要协调进行,但是人手不够!要怎么解决?
主管:由公司根据项目大小调配支撑人员,主要还是由负责人管理,支撑人员配合。若是有突发情况,由支撑人员权全负责,公司会根据项目性质进行调配。
负责人:好,支撑人员最好是有管理或者是熟悉此类项目工作经验的人。
会议纪要摸板:
四、会后总结
召开会议是为了解决问题、推动工作,因此会议纪要不仅要做到观点鲜明、逻辑准确、描述简洁,更要体现会议所表达的关键含义。做到会前充分准备、会中有效控制、会后跟进监督,才能让会议不白开,既有过程,还有结果!