会议纪要的重要性

连续创业者、拉卡拉董事长孙陶然在自己的个人微信公号说，很多公司的很多会议最后都变成了浪费时间，最大的原因是：很多人往往只开会，但却不重视会议纪要。

孙陶然认为，高效的会议有三个要诀：第一是，提前通知议题并发给与会者相关的资料，但要注意的是，参加会议的人要少而精，可参加可不参加的人尽量不要参加。原因是，人多了往往会造成不该发表意见的人用了太多时间，而该发表意见的人出于顾忌反而不表达。第二是会议必须要有主持人，引导大家时刻盯住会议的议题，而不是漫无目的地闲聊。第三个要诀就是孙陶然非常看重的会议纪要， “一个完美会议的完美结果就是一份完美的会议纪要。”会议纪要和会议记录不同。记录是对会议内容的记录，而纪要是对记录的提炼和总结，要包括会议结论和后续行动计划。会议纪要的核心必须包括：已有的明确结论；以及后续要做的事情的负责人、进度表和考核目标。

孙陶然说：“会议的唯一目的就是为了得出会议纪要，会议的过程只不过是一个集思广益或者是得出结论的过程。”因此，会后，会议的最高负责人，必须第一时间根据会议记录，写成会议纪要。

下次要组织会议时，或许你可以试一下这个方法。

挑战：

会议纪要是会议成果的体现，也是推进工作的依据。作为会议组织者或者会议记录者，会后第一时间发出一份逻辑清晰、重点突出的会议纪要，不仅能推动工作，还能让领导和同事刮目相看。

如果你的公司对会议纪要的格式有固定要求，这节课可以给你一些快速记录会议要点的思路；

如果没有，用这套方法，能帮你又快又好地完成会议纪要。

具体怎么做呢？一共分三步：

第一步，会前：基本信息提前写好

基本信息包含时间、地点、会议目标、讨论议题、参会人。提前写好这些信息，能节省一点会后整理会议纪要的时间。

当然，有了这份基本信息，能随时提醒会议组织者，引导大家始终围绕会议目标和议题展开讨论。

第二步，会中：关键信息分类记录

不同于会议记录，会议纪要不需要一字一句地全都写下来，只记录关键信息就够了。

可是会上讨论的内容常常又多又杂，怎么做到准确记录，关键信息不遗漏呢？

可以使用“信息记录模板”，左边记录关键词、待解决的问题、领导提出的重要观点和决策；

右边作为左边信息的补充，记录背景信息或相关信息，可以是要做的行动、要达到的标准、重要的决策思路等。

最下面的部分，记录待办事项，也就是会后马上要做的具体动作。

举个例子：

一个活动策划会上，CEO说：“这次活动，我们要打好品牌认知战，去年‘双十一’虽然销量不错，可是品牌不够突出，整个十一月份的流水同比没增长。运营部要负起责任，小李，你下周先做个宣发方案的设计。”

针对这些信息，就可以按分类填写到“信息记录模板”中。在填写的时候，背景信息一定不能少，只有记录清是什么和为什么，才能确保即使离开了会议环境，看这份会议纪要的人都能理解事情的来龙去脉和关注重点。

另外，在填写待办事项的时候：谁落实、具体要做什么事、截止时间、交付标准也都要写全，否则就无法达到推动后续工作的目的。

第三步，会后：用“清单体”来呈现

所有的信息都记录下来了，整理成什么样的形式能让大家一看就懂呢？

建议你使用“清单体”，清单体就是把大段的内容，用一条一条的形式呈现，并且在前面标注序号。一条只说一件事。同时，把最重要的信息放到最前面。

回到刚才活动策划会的例子，用清单体呈现为：

最后，再给你一个小提醒。发送会议纪要时，怎么写标题也是有讲究的。你把邮件主题写成“某某会议纪要”，不如改成“某某会议纪要，请确认你的负责事项”，这样大多数人都会认真看一遍。

上个台阶

总结一下，会议纪要想要写得又快又好，不是会后才开始整理，而是会前、会中就做好分类记录。

最后，我们给你整理了两个模板，一份是信息记录模板，一份是会议纪要输出模板。

存好这张图，帮你快速整理会议要点，第一时间发出会议纪要。祝你工作顺利

 

这几步都有比较合适的工具可以使用，例如在信息搜集、整理阶段，就可以多用Kimi Chat和秘塔搜索。而在思考和生成阶段，可以用国内几个排名靠前的大模型，比如通义千问、智谱清言、Kimi Chat或是文心一言，选择自己用起来效果最满意的就可以了。