在前不久的《感恩伯乐,感恩同行——2024年得帆十周年庆典暨用户大会》结束后,我们收到了很多嘉宾的好评反馈,他们对现场简洁高效的签到环节大加赞赏。
签到现场
高效满意的签到流程,与得帆市场部和得帆云会议签到系统密不可分!用户大会的签到全过程,从流程设计、系统配置、硬件采购,都是市场团队一手设计和筹备的,几乎零成本完成了超500人的会议签到工作。那么到底是怎么做到的呢,今天小帆就为大家详细介绍下。
会议签到管理目标
2023年8月,得帆市场团队在北京举办了《智荟·数字未来 2023得帆-数字化高管峰会》。峰会主要采取线上表格签到入场的方式,来一位嘉宾,在Excel表格上核对他的信息,发放证件,标注“已到会”。
由于峰会现场市场同学人手充足且准备充分,签到环节整体比较流畅,相信200多位到场嘉宾的体验也是满意的。但在会后复盘时,大家都意识到了这种签到方式有一定的隐患。特别是参会人次多的情况下,签到同学间信息难以同步,容易产生签到耗时长、秩序混乱等问题,会议体验性会非常差,也不便于会后统计。
考虑到得帆用户大会预计参会人次将超过500人,相较于8月的峰会翻了不止一倍。因此市场部的同学都想采取新的签到方式,提升签到效率,让嘉宾获得更满意的参会体验。
工具选择
前期调研时,市场同学了解到签到应用+打印机这一较为新颖的签到方式,这种方式可以快速识别参会嘉宾身份并发放参会证件,简化签到流程,提升会场安全。
随后,市场同学开始选型市面上的会议签到应用。大家了解到这些应用几乎都是SaaS应用,定价偏高,要几千甚至上万元。同时产品灵活性较低,签到表单格式比较固定,而且把嘉宾信息存储在外部应用中,有一定的信息安全风险。
会议签到应用大多只需要表单配置和简单的数据统计功能。这时,市场同学想到,为什么不用得帆云配一个!相比SaaS应用,得帆云的表单功能和业务规则不仅更完整、更丰富,信息安全也能得到保障。
应用搭建
明确了使用得帆云搭建会议签到应用后,市场同学就热火朝天投入到搭建工作中。会议签到应用其实只需要搭建一个报名表单,参会嘉宾填写报名信息,市场同学在后台管理所有报名信息。这个表单花了不足1小时就搭建完成了。
接下来,小帆就为大家详细介绍下得帆云会议签到应用。
得帆云会议签到应用
活动前:信息收集和汇总
所有嘉宾在参会前,都会收到得帆对接同学发来的精美的邀请函,邀请函上有一个大大的二维码。扫码后,嘉宾就能在提前配置好的报名表上填写参会信息。
填写参会信息
所有参会人员的信息都会汇总到「客户报名表」中。同时,市场同学也准备好了参会嘉宾证卡牌和打印机。
活动时:快捷的签到和发证流程
大会当天,嘉宾到场时,只需向签到同学报出自己的手机号,签到同学可以快速地通过得帆云表单查询功能,验证参会嘉宾的信息。
其中「是否已参会」和「是否参加晚宴」两个选项只有签到同学可勾选。签到同学会现场向嘉宾核对确认,以便后续统计晚宴到场情况。
现场签到核对信息
找到参会嘉宾信息后,在表单中点击已提前设置好的「按模版打印」,即可将嘉宾信息输出到打印机预置好的模板中,标签贴就能自动打印了。再将打印好的标签贴到准备好的嘉宾证上,就能快速做好参会证,嘉宾即可持证入会场。据统计,算上伴手礼发放等步骤,整个签到流程不超过30秒。
一份嘉宾证做好啦
活动后:统计与复盘
活动后可在应用内迅速查阅并管理参会人数数据,便于做好会后统计工作,进行深入分析和后续的策划优化。通过数据分析,市场部可以更好地了解参与者行为,提升未来活动的质量和参与度。
参会统计
得帆云会议签到应用的优势
对主办方
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提高效率:短时间快速处理大量参会者签到,减少参会者排队时间。
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提升体验:尤其在高峰时段,电子签到可以大幅提升签到效率,减少排队现象。
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即时验证:现场签到,立即制证,确保了参与者的身份可以即时被验证,增加了活动的安全性。
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降低成本:外购线下会议签到系统成本较高,使用得帆云自主搭建会议签到系统,可近乎零成本完成会议签到工作。
对参会者
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流程简便:参会者只需要报手机号即可进行签到,减少等待时间,快速进入会场。
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快速领证:参会者可以在现场快速获得自己的参会证件,无需提前等待或担心证件遗失。
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便捷体验:避免了参会者需要提前领取或邮寄证件的不便,使参会更加快捷方便。
如果你也对电子签到感兴趣,想利用得帆云实现更高效的会议签到,自己就可以动手啦~
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