再信息化：档案馆发展战略的思考

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文章来源：《浙江档案》2019/9

作者：杨来青

配图：数字罗塞塔计划

摘要

本文在系统分析档案馆信息化建设现状与档案馆信息构成的基础上，指出档案馆档案信息资源和档案馆自身信息化均存在明显的短板，提出有必要实施档案馆再信息化战略，应用新一代信息技术，推动信息化与档案馆工作的高度融合和深度契合，实现档案馆信息化的迭代发展。

随着信息技术的发展，信息化已经融入档案馆工作的方方面面，深刻改变了档案馆工作方式，并成为档案馆事业创新发展的主要推动力。如何分析和看待档案馆信息化工作发展现状，以新思想新观念新技术实现信息技术与档案馆工作深度融合，推动档案馆信息化迭代发展，成为需要深入思考的现实问题。

1、档案馆信息化的总体水平显著提升与存在的问题

01 档案馆信息化建设成就

以数字档案馆建设为核心和标志，我国档案馆信息化建设取得令人瞩目的成就。

一是从档案信息资源建设来看，在2013年全国数字档案馆（室）建设推进会提出的“存量数字化、增量电子化”战略引领下，以馆藏档案数字化成果和电子档案为主体的数字档案资源体系基本形成。

二是从档案信息管理系统来看，按照 “收集、管理、存储、利用”等基本功能要求，参考OAIS模型，构建了基本满足数字档案资源建设与管理及长期保存与网络服务需要的数字档案馆管理系统。

三是从档案信息开发服务来看，按照“在线利用、资源共享”的思路，构建针对不同网段的档案查阅利用服务和档案信息资源共享平台。

四是从数字档案馆建设思想发展来看，在总结实践经验的基础上，推出了《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》及其他规范性文件和业务标准，形成了以需求为导向和以实用适用为特色的数字档案馆建设思想和模式。

可以说，档案馆信息化发展，不仅对人类社会的记忆体系带来革命性变革，也引发档案馆工作模式的巨大变革，催生档案馆工作的细化与融合、流程再造，呈现出以信息化为主要特征的档案馆新业态。

02 档案馆信息化存在的问题

但是，从档案馆信息构成体系的视角加以分析，可以发现当前的档案馆信息化建设尚有明显的短板。

首先，从档案信息资源建设与利用视角分析，主要存在三个突出问题。 

一是当前的数字档案馆系统主要解决档案通过计算机“阅读”问题，但没有充分考虑将信息技术用于对档案内容信息管理的必要性和解决方案，对档案信息管理依然达不到细粒度管控的层级。

二是对专业档案数据库、归档电子政务信息等新型电子档案的管理，尚未形成可行的解决方案。

三是对档案内容信息的控制方式和开发深度，依然受传统的“检索档案目录——利用档案内容信息”模式的束缚，目录检索依然是档案利用的基本手段，即使进行全文检索，也仅仅是检索词的匹配，难以满足利用者的高效利用档案的要求。

其次，从档案馆整体信息化的视角分析，主要存在两个突出问题。 

一是存在重视档案信息管理，忽视档案馆工作信息管理的倾向。受传统思想的束缚，我们长期将档案馆信息化工作局限于档案资源管理信息化，忽视了对档案馆工作信息的技术管理。因此，信息化对档案馆自身发展的推动作用尚不明显，档案管理工作提质增效缺乏必要的技术支撑。

二是档案馆库和设备信息管理系统与数字档案馆系统尚未实现有机融合。两个系统相对独立，自成体系，形成二元化的信息管理模式，为信息共享和业务协同制造了障碍。

当前，随着高新信息技术的持续发展，我们已经进入“大智物移云”时代，大数据、智能化、物联网、移动互联网、云计算等信息技术应用领域更加广泛。对档案馆信息化而言，新一代信息技术提供了广阔的提升空间和发展潜能。这既提出了新的发展课题，也提供了新的技术推动力，为我们实现档案馆信息化迭代发展提供了机遇。

2、档案馆再信息化战略的现实价值

01 档案馆信息化概念

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。基于这一定义，我们可以对档案馆信息化加以解析，即在档案馆，计算机等智能化工具被高度应用，档案及其管理活动的信息被有效管理和开发共享，从而使得档案馆组织、个人及档案信息服务对象的行为、关系趋于协调、合理的过程与状态。基于以上认识可以发现，谈到档案馆信息化，以往多少从信息技术应用这一角度去思考问题。笔者认为，档案馆信息化的核心问题在于研究档案馆的信息构成。只有将信息构成分析到位了，利用 信息技术管理与应用档案馆的信息才有目标和基础。

档案馆信息构成大致分为三类信息：

第一类是馆库设施设备运行信息。如档案馆库和供电供水、消防、温湿度控制等设备及档案装具运行信息，计算机管理系统运行信息等，用于档案资源、管理资源和业务行为的安全管控和工作支撑。随着信息化设备设施的广泛应用，这类信息被广泛采集和应用，但主要用于设施设备自身的管理，多数尚未纳入数字档案馆系统体系管理的范畴。

第二类是档案信息。

一是档案实体管理信息。如实体档案的档号信息、目录信息、RFID信息等，用于档案实体管控和应用，以实现档案实体有序管理和利用。这类信息的采集与管理已有比较成熟的技术，但RFID信息因技术应用尚不普及，故部分数字档案馆系统尚未管理该项信息。

二是档案数据信息。包括档案数字化成果和原生电子档案，主要用于档案信息的数字化转化、记录与呈现，是档案信息资源实行计算机管理的基础性信息。但受传统载体档案数字化程度的影响，部分馆藏档案尚未生成档案数据，此项信息的生成与管理工作依然有较大的发展空间。

三是档案内容信息。包括传统载体档案的内容信息及档案数字图像文件OCR信息、原生电子档案内容信息。其中档案数字图像文件OCR工作，因多数档案馆尚未开展而处于起步阶段。后两项信息主要用于档案内容的信息化管理和开发。

第三类是档案工作信息。

一是档案业务信息，如围绕档案实体及其信息而开展的收管存用等业务工作所产生的工作信息；

二是档案馆组织管理信息，如档案馆工作目标管理、绩效评价等工作信息；

三是档案馆人员管理信息，如档案馆内部人员与外来人员的行为管理等工作信息。

由于传统数字档案馆主要基于档案信息流展开业务流程，故此类信息虽已部分实现了信息化管理，但其信息化程度尚处于初始阶段。

与档案馆信息构成相比，当前信息技术在档案馆应用的范围和深度存在明显的局限性，档案馆信息化管理的层级并未达到细粒度管理的水平。档案馆信息化的目标与任务远未达到理想状态表明，需要我们对档案馆信息化在新的需求、新的技术基础上进行再思考，为档案馆信息化发展注入新理念和思路，提出再信息化发展战略，以寻求新突破，实现新发展。

02 档案馆再信息化发展战略概念

档案馆再信息化发展战略是指在档案馆发展新目标、新战略引领和激励下，应用新一代信息技术，拓展和深化档案馆信息化工作，推动档案馆信息化实现迭代发展的新战略。其实质是基于档案馆信息化既有成果，对档案馆信息化的再认识、再拓展、再提升，追求信息化与档案工作高度融合和深度契合。

实施档案馆再信息化战略绝不是简单的对数字档案馆功能进行延伸和拓展，而是以新一代技术为依托，实现对档案信息和档案业务信息、档案馆库信息的全面管理和深度开发，建设拥有全要素、全流程信息管控能力的新型数字档案馆，促进档案馆业态的根本性变革。

实施档案馆再信息化战略，推动档案馆在业态层面上的转型发展，其实现路径是使档案馆具有多样性的档案信息资源管理和开发能力、泛在化的档案信息服务能力、高可靠性的档案信息长期保存能力和协同高效的档案馆业务处置能力。通过信息技术赋能，档案馆将更好地担负起记录历史、服务社会的职责使命。

03 档案馆再信息化发展战略目标和价值

为此，我们可以将档案馆再信息化战略追求的目标定位于充分发挥现有信息化成果作用的基础上，通过新 一代信息技术与包括档案内容信息在内的档案信息资源管理活动、档案馆业务活动的创新性融合，以打造数字档案馆革命性的升级版为指向，以档案馆全要素、全流程信息化提升档案馆的综合能力，将档案馆建设成为智慧档案馆。

档案馆再信息化战略以打造档案馆新业态为目标指向。档案馆新业态以数据化信息资源的构建和开发为核 心，以获取、解析、传递、处理档案馆全要素全过程信息为着力点，以信息技术与档案信息资源和档案工作深度融合为特征，呈现出档案信息资源和档案馆自身均高度信息化与智能化的新面貌。

对档案馆重要信息的高效管理和有效开发、档案馆整体信息化水平进一步提升具有积极的意义。从档案馆发展历史上看，每一次发展战略的变革，每一关键性技术的创新性应用，都推动档案馆业态及其运作方式、组织结构的转型升级。档案馆再信息化战略的实施，同样应该起到助力我国档案馆事业迭代发展的作用。可以期待，以新一代互联网设施为关键基础设施，以大数据技术为核心驱动力，有望构建档案馆全要素、全过程信息化的工作模式和扁平化、协同化的档案馆运行机制，实现档案信息资源的细粒度层级管理，开发工具化、知识化的档案信息服务平台，实现档案馆内部及档案馆与社会之间的信息互联互通、资源共享。

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