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第一章 WPS Office 2019 for Linux新体验
第一章 WPS Office 2019 for Linux新体验
1.1.公共功能
- 【客服中心】:微信扫描二维码关注WPS售后服务公众号,即可拥有专属的客户服务通道,遇到疑问直接和客服咨询、获取每日教程、每日签到还可以抽取大奖或领取福利。
- 注意事项:该客服图标因为版本不同所以具体式样会有差别,但位置和功能作用不变。
图 1 客服中心
1.1.1.WPS浏览器
功能描述:WPS Office 2019 for Linux内置了轻量化的WPS网页浏览器,查看文档内链的网页内容时,无需再离开WPS软件窗口。内置的WPS浏览器除了拥有刷新、下载等等基本浏览器功能外,还提供了“网页添加到WPS开始页”和“网页另存为PDF”等特色功能。
操作步骤:单击WPS开始页的【全局设置】按钮 → 【设置】 → 【网页浏览设置】中可以设定文件下载默认保存位置、是否默认使用WPS浏览器打开超链接等。
图 2 网页浏览设置
1.1.2.输出为PDF
功能描述:PDF 作为与平台无关的文本格式,是电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。WPS Office 2019 for Linux全面支持PDF格式,让PDF文件阅读/编辑/打印更加快捷方便。
场景案例:随着各政企单位对信息安全要求愈发严格,发布的PDF文件经常需要权限控制,例如仅供阅读和添加批注,禁止复制或打印。WPS Office 2019 for Linux增强了将WPS文档输出为PDF格式的功能,不仅可以详细设定输出选项参数,还可以对文件的安全性进行自定义。
操作步骤:
- 输出为带权限控制的PDF:单击【文件】按钮 → 选择【输出为PDF】 → 【常规】中设定“页范围”和“输出选项”,【权限设置】中设定“密码”和“权限内容”。
注意事项:WPS Office 2019 for Linux专业版中的PDF组件多版本可配置,包括基础版本(PDF阅读)或编辑版本(PDF编辑)两种。
图 3 输出为带权限控制的PDF
1.1.3.输出为OFD
功能描述:在XC环境中,OFD是常用的版式文档格式,WPS Office 2019 for Linux全面支持OFD格式,让OFD文件转换和传输更加方便。
操作步骤:
- 输出OFD:单击【文件】按钮 → 选择【输出为OFD】即可将文档输出为OFD以及预览版式。
图 4 输出为OFD
1.1.4.输出为图片
功能描述:WPS集多种格式转换小工具的功能于一体,文件输出的形式非常多样。
场景案例:WPS 文字可以输出文件为高清图片和长图,方便用户在社交网络上发布内容。
操作步骤:单击【文件】按钮 → 选择【输出为图片】 → 【逐页输出】/【合成长图】。
图 5 输出为图片
1.2.软件基本设置
1.2.1.界面切换
功能描述:WPS Office 2019 for Linux支持“2019界面”和“经典界面”自由切换,旧版的“经典界面”采用的是“菜单+菜单列表”风格,而默认的“2019界面”采用的是“选项卡+功能按钮”风格,新界面中重新绘制的图标更加简约、更具现代风。另外,为了同时兼顾了新老用户使用习惯,WPS在新界面上的“文件”按钮旁增加了一个小小的下拉框,这样就可以同时使用默认风格和“经典风格”,实现双界面共存。
操作步骤:单击WPS开始页的【全局设置】按钮 → 【设置】 → 【皮肤外观】 → 【2019(默认)/经典界面】 → 重启WPS Office使皮肤切换生效。
图 7 更换皮肤外观
1.2.2.界面设置
功能描述:WPS Office 2019 for Linux全新的工作界面支持更灵活的设置,用户可以根据个人喜好自定义个性化的工作界面。
场景案例:新增“功能区按钮居中排列”选项,传统的功能区按钮靠左排列可配置居中排列。操作步骤:单击任意文档主界面右上角的【界面设置】按钮(图示以WPS文字文档为例) → 勾选【功能区按钮居中排列】。
图 8 功能区按钮居中排列
场景案例:新增“自定义快速访问工具栏”位置设置选项,除了“放置在顶端”,还可以按照个人习惯“放置在功能区之下”或者“作为浮动工具栏显示”。
操作步骤:单击任意文档主界面中的“自定义快速访问工具栏”下拉框按钮(图示以WPS文字文档为例) → 勾选【放置在顶端/放置在功能区之下/作为浮动工具栏显示】。
图 9 自定义快速访问工具栏位置设置
1.2.3.备份管理
功能描述:在日常进行文件编辑时,如遇到断电、忘记保存等情况,WPS提供智能的备份管理,帮助用户找回丢失的文件。
操作步骤:【文件】 → 【备份与恢复】 → 【备份管理】 → 【备份】任务窗格中点击【查看其他备份】,通过文件名称、备份时间等信息定位备份文件进行恢复。
图 10 备份管理
第二章 文档编辑技巧
2.1.新建文档
新建空白文档:【文件】 → 【新建】 → 【新建】,或直接按快捷键CTRL N
新建公文文本:【文件】 → 【新建】 → 【新建公文】
图 11 新建公文文档
2.2.即点即输
功能描述:在日常编辑文档过程中,有时候需要在其他任意位置输入内容,例如在右下角署名,“即点即输”功能此时可以避免手动大量地敲回车和挤空格,有效提高效率。
操作步骤:任意位置双击即可。
2.3.字体预览
功能描述:WPS Office 2019 for Linux中设置字体字号时,文档区域直接支持更为直观的预览效果。
注意事项:“字体预览”为WPS Office 2019 for Linux三大组件通用功能,此处仅以WPS文字为例。
图 12 文档区域直接支持字体预览效果
2.4.方框打勾
功能描述:WPS Office 2019 for Linux文字的自定义符号栏中能轻松找到空方框和打勾/打叉方框,并且智能识别文中所有方框,判断并开启打勾互动,支持直接单击方框打勾或取消打勾操作。
场景案例:问卷、调查表、申请表等场景中,方框打勾十分常见:R是 £否、£男 R女...
操作步骤:【插入】选项卡 → 【符号】按钮 → 【其他符号】,找到“□/R/Q”后双击插入“□/R/Q” → 单击“□”直接打勾变为“R”,单击“R”直接取消打勾变回“□”。
图 13 插入方框符号
2.5.数字转换
功能描述:通过数字转换功能,可以实现金额小写数字转人民币大写模式。
操作步骤:单击【插入】选项卡 → 【插入数字】 → 输入数字并选定数字类型→ 【确定】。
图 14 小写数字转人民币大写
2.6.视图模式
功能描述:用户可以利用6种视图,从多个层面观看文档,提高阅读与编辑的效率。
- 【全屏显示】是WPS文字在整个显示器上完整呈现文档,适合在演示汇报中进行查看,也可以在阅读文档中使用,整个视图将只显示文档内容。
- 【阅读版式】(新增)方便快捷用户以阅读图书的形式进行展示,自动布局内容,轻松翻阅文档,可以便捷使用文档结构图、显示批注、修订等功能。
- 【页面视图】(默认)可以显示文档的打印外观,主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素,这是最接近打印结果的视图方式。
- 【大纲视图】主要用于WPS文字文档结构的设置和浏览,使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概。
- 【Web版式】可通过网页的形式显示WPS文字文档,适用于发送电子邮件和创建网页。
- 【护眼模式】采用绿色界面,保护视力,防止工作疲劳。
图 15 文字阅读版式
2.7.插入水印
功能描述:关于商务文档或公文的使用,有时候需要根据情况为文档内容增加水印,以体现文档的专业性。WPS Office 2019 for Linux可以添加文字水印和图片水印两种类型的水印,用户既可以选择如“严禁复制”等的预设水印,也可以制作附有企业logo等独特标记的自定义水印。
操作步骤:【插入】选项卡 → 【水印】 → 选择【预设水印】或【点击添加】自定义水印。
图 16 插入水印
2.8.插入公文码
功能描述:关于政务公文,需要添加公文码,WPS Office 2019 for Linux在 XC版本内针对该需求专门设置了“公文码”功能,目前可选择的主要有:公文二维条码、条形码、二维码三种,用户可根据日常办公实际需要进行选用。
操作步骤:【插入】选项卡 → 【公文二维条码码】按照所需要求以及相关信息填写要求进行填写即可生成。
图 17 插入公文码
第三章 文档排版技巧
3.1.办公文档规范
功能描述:一份专业的办公文档,正文排版需要遵循特定的规范标准。在没有特定需求的情况下,一般可采用以下长文档规范标准:
- 行间距:1.5倍
- 段落间距:段前0.5,段后0.5
- 首行缩进:2个字符
操作步骤:选定文字 → 【开始】选项卡 → 【段落】 → 设置:首行缩进2个字符/段前0.5行/段后0.5行/行距1.5倍数 → 【确定】。
图 18 段落设置
3.2.文字工具
功能描述:文字工具是WPS Office的特色功能,可以为用户将版面杂乱的文档快速地排版整齐,真正做到“一键排版”,减少繁琐的操作步骤和时间,最重要的是还不会遗漏。
场景案例:从网页复制粘贴进文档的内容经常包含大量的空格、空段、换行符等等,版面杂乱无章,此时可以利用“文字工具”快速整理格式。
操作步骤:单击【开始】选项卡 → 【文字工具】 → 依次单击【删除空格/删除空段/删除换行符】即可,还可以进一步地一键设置【段落首行缩进2字符】。
图 19 文字工具
3.3.段落布局
功能描述:WPS Office 2019 for Linux提供了直观易懂的、所见即所得的段落布局快速调整功能,可针对内容的特色版面进行快捷排版。
操作步骤:单击段落左侧的【段落布局按钮】开启段落调整框。拖动“方向箭头”,调整段前/后间距、左/右缩进;拖动“小竖线”,调整首行缩进、悬挂缩进。功能启用后,也可以在激活的【段落布局选项卡】中对段落的样式、格式、行距、网络线等进行更精细的设置。
图 20 调整段落布局
3.4.分栏设置
功能描述:使用分栏可以将页面纵向划分为若干区域,为文档进行特殊的排版。
操作步骤:选定文字 → 【页面布局】选项卡 → 【分栏】 → 可直接选择需要的栏数,也可以选择“更多分栏”进行选定设置。
图 21 分栏设置
3.5.横向页面
功能描述:WPS文字中可以自由选择插入横向或竖向空白页,无需使用繁琐的分节符。
场景案例:当一份竖向页面的长文档中出现宽表格等内容时,往往需要单独插入部分横向页面,传统方式是先手动为文档内容分节,再针对切割出来的小节单独设置纸张方向。WPS文字中可以直接插入横向页面,且横向页面自动单独成节。
操作步骤:将光标定位到所需位置 → 【插入】选项卡 → 【空白页】下拉框中选择【横向】即可。
图 22 插入横向页面
3.6.制表位对齐
功能描述:制表位功能是在不使用表格的情况下在垂直方向按列快速对齐文本,制表位用符号表示即为制表符。制表位根据对齐方式有以下四类,其类型图标以及功能如以下列表所述:
图标 | 制表位对齐方式 |
| 左对齐:在左对齐制表位上输入的文字将以该位置为左边界进行对齐 |
| 居中对齐:在居中制表位上输入的字符将以该位置为中心而排列 |
| 右对齐:在右对齐制表位上输入的字符将以该位置为右边界进行对齐 |
| 小数点对齐:小数点对齐制表位能够把数字在小数点的位置上对齐 |
场景案例:合同文件中的甲方乙方名称之间的空隙经常用空格隔开,这种方法是极不规范的,后果就是在填写甲乙方名称时会使对齐错乱。而且,若名称是全角和半角字符混杂时,将会出现差半格对不齐的尴尬。这些问题都可以使用“制表位”加< Tab > 键轻松解决。
操作步骤:
- 对齐文本:展开【标尺】按钮 → 【制表位按钮】中选择所需制表位类型 → 标尺下沿单击鼠标插入制表位符号 → 输入文档内容,按 < Tab > 键跳转至制表位 → 以此类推:换行输入 → 再<Tab>键即可。
- 添加虚线:选定文本,双击标尺上的制表符,弹出制表位设置窗口 → 【前导符】中选择一种符号 → 单击【确定】。
图 23 利用制表符制作虚线对齐排版效果
第四章 长文档的编排
4.1.常规编号和项目符号
功能描述:应用项目符号和编号时,可以通过快捷键进行快速的升级或降级。
操作步骤:【开始】选项卡 → 【项目符号/编号】 → < Tab > 降级/< Shift Tab > 升级。
图 24 项目符号和编号
4.2.标题样式与多级编号
功能描述:用计算机编辑文档的一个好处就是能够很方便地进行格式设定,你可以按照自己的需要,对字符和段落设置不同的格式。然而如果你希望修改某些相同级别文档的格式,而文档很又长,则将会是一件非常麻烦的事情。WPS文字提供了一种称作“样式”的方法,来解决相同级别文档的自动格式化特性。
操作步骤:【开始】选项卡 → 【编号】下拉框中选择带“标题”字样的多级编号样式 → 直接单击“样式”框中的“标题1”、“标题2”……为文档标题设定级别。
图 25 应用正规的多级编号
4.3.统一修改标题的格式
功能描述:使用样式编号的标题,可以直接统一修改格式,对用户格式设置上提高了效率。
操作步骤:光标定位于任意“标题1”位置 → 【开始】选项卡 → 在样式框中右键点击“标题1”字样,选择【修改样式】,弹出对话框 → 【格式】下拉框中选择【字体】,对字体格式按需进行修改 → 【确定】。
图 26 统一修改标题的格式
4.4.自动目录
功能描述:应用样式的一个好处就是便于管理长文档,例如,为各级标题应用样式以后,就可以生成自动目录,将是大家在实际应用中很有用的一个工具。
操作步骤:【引用】选项卡 → 【目录】 → 【自动目录】,或者【章节】选项卡 → 【目录】 → 【自动目录】,即可在插入点自动生成文档目录。
注意事项:自动目录信息并不会随着文档修改操作(例如标题增减、页面更换等)而“全自动”更新,我们可以点击【引用】选项卡中的【更新目录】按钮,来更新目录域。
图 27 生成自动目录
4.5.首页不同
功能描述:正规长文档编排中,需要有封面的展现。封面通常有自己独有的页眉页脚格式,例如不需要页眉横线和页码,因此可以将首页的排版独立出来,避免影响后期的排版工作。
操作步骤:双击页眉页脚任意位置进入“页眉页脚编辑状态” → 【页眉和页脚】选项卡 → 【页眉页脚选项】 → 勾选“首页不同” → 【确定】。
图 28 设置首页不同
4.6.页码工具
功能描述:页码的插入与调整,方式更为人性化。“页码工具”中就重新编号、页码设置和删除页码做出了各种细致的调整,一目了然,减少了许多不必要的操作。
操作步骤:双击页眉页脚任意位置进入“页眉页脚编辑状态” → 插入点出现【插入页码】按钮,在其下拉框中设置“样式”、“位置”和“应用范围”,按需插入页码 → 插入页码后,插入点出现【重新编号】、【页码设置】和【删除页码】三个按钮,按需调整页码。
图 29 页码工具
4.7.页码始于正文
功能描述:长文档的正文部分之前,往往还含有封面目录和摘要等等,但是我们通常希望从正文第一页才开始插入页码。WPS文字中插入页码时,可以自由选择“应用范围”,例如将页码插入到“本页及之后”,应用之后文档将会在页码起始页处自动“分节”。
操作步骤:鼠标定位到长文档的正文第一页 → 双击页眉页脚任意位置进入“页眉页脚编辑状态” → 【插入页码】下拉框 → “应用范围”修改为“本页及之后” → 【确定】。
4.8.导航窗格
功能描述:WPS Office 2019 for Linux文字中,将常用的“文档结构图”和WPS特色的“章节导航”整合进了全新的“导航窗格”中,“目录、章节、书签”合而为一,更为简洁和高效。“目录标签页”可以更加直观查看整个文档结构框架,自由跳转查看内容。“章节标签页”可以使文档分节情况一览无余,快速进行分节操作。“书签标签页”记录了文档中的所有标签,单击即可跳转到书签位置。
场景案例:“目录标签页”提供了“智能识别目录”功能,即使全文未设置样式和大纲级别,也可以智能识别全文的目录结构,并展示在导航窗格的目录页,用户可以对目录层级进行升级、降级、删除、新增等操作。“章节标签页”以缩略图的形式展示章节内含页面,用户可以轻松对章节进行展开、收缩、新增(插入一个新的分节符)、删减、重命名等操作。
操作步骤:【视图】选项卡 → 【导航窗格】,或者【视图】选项卡 → 【章节导航】。
图 30 导航窗格
第五章 文字中的表格
5.1.创建表格
功能描述:表格不仅能够直观鲜明的表达主题思想,还是辅助排版的“神器”。
操作步骤:【插入】选项卡 → 【表格】按钮 → 直接选择行列数或者选择【插入表格】设置表格尺寸,即可在光标位置插入表格。
图 31 创建表格
5.2.添加行和列
功能描述:WPS文字在表格的功能有很大的改进,增添了很多使用户的操作、应用更为方便的功能,使用户对表格的使用更为得心应手。
操作步骤:将光标放在表格上会出现加号,可以通过单击或拖动快速添加行列。
图 32 行列添加按钮
5.3.表格转文本
功能描述:在文档中使用表格,如需要将其转换为文本格式,只需要通过简单按钮便可实现。
操作步骤:选定表格 → 【表格工具】选项卡 → 【转换成文本】按钮。
图 33 表格转换成文本
5.4.标题行重复
功能描述:在文档中使用表格,如果表格数据较多,经常会造成表格过页,这样第二页就无法看到标题行,对数据展现、查看数据造成一定的影响,可通过“重复标题行”功能解决。
操作步骤:选定表格标题行 → 【表格工具】选项卡 → 【标题行重复】按钮。
图 34 表格跨页自动重复标题
5.5.正规斜线表头
功能描述:WPS文字提供了8种斜线表头,可以使表格各部分所展示的内容更加清晰,每一个斜线表头是一个独立的文字输入区域,并且可以随着表格的移动而移动。
操作步骤:插入表格后,光标置于需要设置斜线表头的单元格中 → 【表格样式】选项卡 → 【绘制斜线表头】按钮 → 选择所需表头样式 → 【确定】。
图 35 绘制斜线表头
5.6.表格快速计算
功能描述:编辑文字文档时可以进行简单的数据运算,利用简单的函数和计算公式实现数据统计和分析。WPS文字中针对表格添加了计算域,实现在表格中快速批量添加计算公式。
操作步骤:选定源数据 → 【表格工具】选项卡 → 【快速计算】按钮 → 选择计算方式。
图 36 表格快速计算
5.7.表格协助排版
功能描述:在文字与图片搭配排版的时候,经常不能很好去控制图片的摆放位置,不能按照自己的意愿来编排,表格协助排版,让图片不再“乱跑”!
操作步骤:插入表格 → 填充文字,并按需在【表格工具】选项卡中使用【合并单元格】 → 【表格样式】选项卡中设置【边框】,取消表格所有边框 → 再通过【表格样式】中的表格绘制工具为需要突出的模块添加边框。
图 37 利用表格实现图文混排
第六章 修订和审阅
6.1.应用修订
功能描述:修订功能可以记录对文档的所有改动,如对文字内容的插入、删除和格式更改。
场景案例:将做好的文档发给其他同事,如果其他同事在上面做了修改,想知道人家改了什么地方?可以直接使用该功能。
操作步骤:【审阅】选项卡 → 单击【修订】按钮,即可进入修订状态。
图 38 应用修订
6.2.接受或拒绝修订
功能描述:对文档所做的所有修订,可以按需部分或全部选择接受或拒绝。
场景案例:当同事针对文档内容进行修改,通过修订功能可以显示修改了哪些内容,同意或不同修改,均可以“接受”或“拒绝”。
操作步骤:选定修订项 → 【审阅】选项卡 → 选择【接受】/【拒绝】 → 也可以通过下拉框按需选择“接受/拒绝所有的格式修订”、“接受/拒绝对文档所做的所有修订”等等。
图 39 接受或拒绝修订
6.3.显示修订
功能描述:选择文档修订后的显示方式,以及文档中显示的标记类型。
场景案例:由于使用修订功能,界面上会有修改后所遗留的突出标志,我们可以通过修改“显示以供审阅”和“显示标记”,来选择希望的修订项显示方式和内容。
操作步骤:【审阅】选项卡 → 【显示以供审阅】和【显示标记】下拉框中按需选择。
图 40 显示以供审阅
6.4.保护修订
功能描述:保护修订后,可以强制跟踪修改痕迹,防止恶意取消修订状态。
场景案例:修订的目的是为了保留用户的修改痕迹,但是,如果其他用户在使用的过程中,将“修订”功能取消,那么,就算对方做了修改,也不能体现效果。因此,为了防止其他人取消修订,可使用保护修订的方法,设置密码,让文档只能处于修订状态,想要取消修订,除非知道密码。
操作步骤:【审阅】选项卡 → 单击【限制编辑】按钮,弹出“限制编辑”任务窗格 → 勾选【设置文档的保护方式】,并勾选“修订” → 【启动保护】 → 设定【保护密码】。
图 41 保护修订
6.5.文档纠错
功能描述:文档完成后需要就通篇文档进行检查和纠错,利用该功能可自动对文档的敏感词、标点、错词、叠词进行纠错。
操作步骤:【审阅】选项卡 → 单击【文档纠错】按钮,弹出敏感词纠错、标点纠错、叠词纠错、错词纠错四个选项,用户根据实际需要进行选择即可。
图 42 保护修订
第七章 邮件合并批量处理文档
7.1.制作主信函
功能描述:我们在工作中经常会遇到这样的一种情况,就是需要创建大量相同或相似的信函。利用邮件合并功能,可以直接从数据表中拿出一批数据,合并到信函内容中,这样就不需要人工组合,节省大量的时间。主文档就是信函的主体部分,包括套用信函的正文和格式等。
操作步骤:在文档中将统一的文字信息输入并完成排版,在表格中将数据内容整理完毕。
图 43 主文档排版和数据表整理
7.2.指定数据源
功能描述:邮件合并的第二步是指定在合并中使用的数据源,其包含了合并文档中所需信息。
操作步骤:【引用】选项卡 → 单击【邮件】按钮,激活【邮件合并】选项卡 → 【打开数据源】 → 选定数据源表格 → 【打开】。
图 44 打开数据源
7.3.插入合并域
功能描述:创建了主文档,打开了数据源之后,需要将数据源以合并的形式插入到主文档中。
操作步骤:将光标定位在需要插入的位置 → 【邮件合并】选项卡 → 【插入合并域】 → 选择并插入“域”(即需要插入的项目字段)。
图 45 插入合并域
7.4.合并到文档
功能描述:创建了主文档、数据源文件,并且在主文档中插入了合并域之后,就可以合并数据和文档,输出结果到新文档、打印机或电子邮件。
操作步骤:【邮件合并】选项卡 → 选定【合并到新文档】等方式输出结果。
图 46 输出合并结果