挖掘Word功能极限——批量打印带照片证件

挖掘Word功能极限

——批量打印带照片证件

安徽省亳州三中教科处王宇

 

最近单位要打印一批工作证，工作证上面要求打印每个人的照片，这可难坏了同事小谷，找我来想办法。

 

经过了解，具体工作要求是，打印一批工作证，员工基本信息来自数据库，包含员工信息的“员工数据库.mdb”中的“员工库”表如图①：

员工照片放在e:/photo文件夹里，每位员工的照片文件名和编号相对应。比如张三的照片名就是001.jpg。

 

马上想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息，但员工的照片如何与对应的工作证连在一起，邮件合并能完成这个要求么吗？。

 

笔者先使用了在Access中插入OLE对象的方法，无法显示照片。查阅去年的电脑报，发现有一篇介绍解决类似问题的文章，说Word邮件合并不支持这项功能。作者是使用Excel来实现的，不过步骤也比较多，还需要用到一些程序代码，照片还是要一个一个的手工添加，工作量也比较大。

另外，有的文章说需要购买专用软件或使用有功能限制的共享软件。

 

难道就真的没有办法了么？经过一番探索，笔者终于找到了使用邮件合并也能实现此要求的方法。

 

实现思路：

使用过邮件合并的人都知道实质上邮件合并使用的是域，那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。

在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现，具体语法为IncludePicture "文件名"。

插入照片的功能解决之后，问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。

而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号作为文件名，这样使用编号域即可解决问题。

那么怎么实现文件名的自动转换呢？方法就是——把两个域嵌套起来！

 

操作步骤：

1．打开word，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；

2．从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设置文档类型为“信函”；

3．单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库；

4．然后设计主文档、排版、设置纸张，并通过邮件合并插入只包含文字的域，排版结果如图②。

5．下面是关键的一步：就是照片域的实现：

先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture "e://photo//”再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField "编号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：

{IncludePicture "e://photo//{MergeField "编号"}.jpg"}。

6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？

别急，保存生成文件，按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位员工对应的照片是不是全出来了。

如图③：

 

注意事项：

1．      Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“//”代替“/”。

2．      IncludePicture域同样支持长文件名。比如可以写：

{IncludePicture "D://Documents and Settings//Administrator//桌面//用Word邮件合并实现批量打印带照片证件//邮件合并//photo//005.jpg"}

3．      IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。比如可以写：

{IncludePicture "邮件合并//photo//005.jpg"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。

4．     特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：

{IncludePicture " e://photo//{MergeField "编号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。

 

小结：

实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e://photo//001.jpg"}，插入编号域用的是{MergeField "编号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e://photo//{MergeField "编号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求。

 

拓展：

本文提到的方法既省去了麻烦的程序代码，也不需要一分钱的的共享软件费用。只要稍加变通就可广泛应用在打印学籍、证件、准考证、档案上。

 

 

 

 

 

 

作品名称：挖掘Word功能极限——批量打印带照片证件

创作日期：2005.9.16

作者联系方式：安徽省亳州三中教科处王宇

邮编：236800

作者E-Mail：Wydz511@sohu.com  

QQ：84115144

 

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