日历软件使用教程:以 Outlook 日历、谷歌日历、苹果日历为例

前言

日历软件对于规划日程有着非常重要的帮助,养成使用日历的习惯可以很好的安排和计划自己的生活和工作。本文以 Outlook 日历、谷歌日历和苹果日历为例介绍日历软件的基本使用技巧,从而帮助大家更好地进行时间管理。文章内容主要由四部分组成:日历的作用及其与提醒事项的区别、日历的功能、日历的可访问性和通用性、日历的协作。

日历的作用及其与提醒事项的区别

日历(Calendar)的概念与提醒事项(Reminder)很相似,在使用上也容易发生混淆,对日历和提醒事项的区别做出准确的定义是很难的,在这里我们可以从不同的角度出发去理解其中的差异。

  1. 从交互的角度上来说,日历中的事件更注重参与描述,提醒事项中的事件更注重完成
  2. 从属性的角度上来说,日历中的事件描述会发生什么,提醒事项中的事件描述什么。
  3. 从目的的角度上来说,日历中的事件帮助你安排时间,提醒事项中的事件提醒你还有什么没有完成。

需要注意的是,日历和提醒事项没有 绝对意义 上的区别,一个事情,它可能更适合放入日历,也可能更适合放入提醒事项,而不是必须放入日历,或者必须放入提醒事项。甚至,对于某些人来说,它适合放到日历之中,而对于另外一些人,它则适合放到提醒事项之中。下面给出几个适合放到日历之中的例子:

  • 国庆节放七天假(节假日)
  • 明天下午和闺蜜小万出去逛街(约会)
  • 星期六上午去滴滴公司面试
  • 晚上七点到九点播放连续剧《知否知否应是绿肥红瘦》(比赛、节目等)
  • 每周三上午的《计算机组成原理》课程
  • 两个月后的期末考试
  • 女朋友的生日、恋爱纪念日

以及几个适合放到提醒事项之中的例子:

  • 阅读夏洛蒂·勃朗特的小说《简爱》(书单)
  • 买花菜一斤、豆腐二两、牛奶三桶(购物清单)
  • 每个月第一天提醒自己还信用卡、交水电费(定时任务)

对于一个事件,应该归类到日历中或者提醒事项中,需要根据其特性做出合理的判断。例如,你下定决心每周学习西班牙语两次。如果你将学习时间固定在每周三和每周五的晚上,则该事件适合放入到日历中;如果你打算每周灵活安排时间学习两次西班牙语,则该事件适合放入到提醒事项之中。

learn spanish twice a week

上图中前两张分别是苹果和微软的日历软件,后一张是微软的提醒事项软件To-Do。

总结:日历与提醒事项有很多相似之处,其区别难以用简单的规则来完美概括;在实际的应用中,事件的类型和特点各不相同,需要具体问题具体对待。
上述的看待事件的三个角度,即交互、属性和目的,一般都可以很好的概括一个事件应该归类于日历或者是提醒事项。但在实际中,某些在严格意义上应该归类为日历的事件,使用提醒事项也能达到相似的效果。例如女朋友坐飞机来找你玩,你即可以在日历中添加“接机”事件,也可以在提醒事项中添加“接机”事件,并设置一个提前两小时的提醒来给自己留下足够的准备时间。虽然后者并不能 提前 完成,也不能 推迟 完成时间,你只能在接完女朋友之后,潇洒地把事件从 未完成 变为 已完成
除了在添加事件的时候考虑其归类问题之外,使用日历的主要目的在于,查看和安排自己未来的时间。比如,当女同事问你能否在周六晚上陪她看电影的时候,你可以打开日历,检查自己周六晚上有没有空闲时间。

附录 A 中有一些关于日历和提醒事项区别的讨论,有兴趣的读者可以参考。

日历的功能

我们从使用日历的流程的角度,来对日历的功能做出介绍。

新建事件

一般来说,新建一个日历事件,可以包含以下信息:

  1. 标题
  2. 日期、时间
  3. 分组
  4. 重复
  5. 位置
  6. 提醒
  7. 状态
  8. 描述
  9. 参与者

下面对其逐个分析。

标题

标题作为在日历视图中主要显示的内容,应该简洁扼要,在短短几个字内,把事件最重要的部分说清楚等。对于事件的细节部分,则应该包含在‘描述’中而不是‘标题’中。

日期、时间

对于全天都在持续的事件,只需要添加其开始日期、结束日期即可。例如:

小芳的生日
2019年3月12日
暑假
2019年7月15日——2019年8月31日

对于有明确开始时间和结束时间的事件,除了日期之外,还要写明其开始时间和结束时间。例如:

部门会议
2019年3月1日 09:00-11:30
第一轮选课
2019年2月25日 13:00——2019年3月1日 14:00

此外,部分日历还支持时区设置,我们平时使用的是(UTC+08:00)北京,重庆,香港特别行政区,乌鲁木齐时区,事件的默认时间也是基于这个时区。有时候,我们可能会添加在其他时区发生的事件,例如,在太平洋时区(UTC-08:00)早上9点到12点举办的苹果公司春季新品发布会:

苹果春季发布会
2019年3月12日 09:00-12:00

添加事件时选择太平洋时区,则最终出现在你日历中的事件为:

苹果春季发布会
2019年3月13日 01:00-04:00

系统会自动转换该事件在当前时区的对应时间,而无需用户手动计算。

分组

在使用日历时,我们要对不同类型的事件进行分组管理,创建不同的分组,然后添加对应的事件。分组可以对组内的事件统一进行管理、展示、分享,较为方便。下图展示了 iOS 系统上 Outlook 日历、谷歌日历、苹果日历的分组示例:

group-app

在分组的层面上,各软件所支持的功能如下表所示:

group table

可以看出,在 iOS 平台上,各软件支持的功能少了很多,Outlook 和谷歌甚至不能创建分组。
在一些特殊功能上,例如分组层面的时区设置和多重提醒,谷歌的应用占据了上风。

重复

设置重复的事件是非常容易的,重复的规则一般如下:

  • 只出现一次的事件,设置为不重复
  • 每过 MM 天重复一次的事件
  • 每过 MM 周重复一次的事件,发生日可以是从周一到周日的任何一天
  • 每过 MM 周重复多次的事件,发生日可以是从周一到周日的任意组合
  • 每过 MM 月重复一次的事件,指定在当月的哪一天发生,例如每月一日发生,或者每月的第二个星期三发生
  • 每过 MM 年重复一次的事件,指定在当年的哪一天发生,例如每年六月一日(儿童节)发生,或者每年六月的第三个星期日(父亲节)发生

还需要设置事件的:

  • 开始日期
  • 结束日期(或者重复多少次以后停止)

示例如下:

《比较文学》课程
第一周,星期二,上午一二节
第一周,星期五,上午一二节
第二周,星期二,上午一二节

第十五周,星期五,上午一二节
部门月度例会
无限重复:每月最后一个工作日,15:00-17:00

下面以网页版的谷歌日历作一示例:

comparative literature

综合来看,对于重复功能,以 Windows 版的 Outlook 最为强大,几乎可以满足所有的情况,包括对农历的支持。

位置

事件的位置是一个非常重要的信息,它可以帮助你记忆,计算交通时间,有的软件在手机端还可以方便地进行导航等。

提醒

提醒可以是普通的提醒,也可以是电子邮件提醒。不同平台的提醒功能支持详表如下:

alert table

谷歌在提醒功能上做的最完整,几乎无可挑剔。在iOS上三款软件的提醒样式如下,依次为苹果、谷歌、Outlook:

alert ios

状态

状态即描述事件发生时,你所处于的状态。
一般可以设置的选项包括 空闲忙碌 。有的软件会额外支持其他类型的状态,例如 不确定不在办公室 等。
设置状态一般与协作功能有关,你可以把你的日历共享给别人,或者查看别人的日历。在共享日历的时候,你可以选择被共享者能够查看的 范围 ,例如他可以查看你所共享的日历中所有事件的详细信息,或者他只能查看该日历中事件的状态。下图展示了被共享者只能查看所共享日历中事件的状态信息,而不能查看事件的详细信息:

status web outlook

这样可以即可以保护共享人的隐私,又可以掌握共享人在哪些时间处于空闲或者忙碌状态,从而作出合适的安排。

描述

除了在 标题 体现事件的信息之外,还可以在 描述 中添加更多的具体信息。下表展示了各日历软件对于描述功能的具体支持:

description table

在描述这个功能上,Outlook 得益于微软在 Office 软件(Word、Excel、PowerPoint)上的所积累的深厚基础,在网页端和 PC 端几乎可以支持所有类型的描述编写。谷歌和苹果所支持的文字编辑功能就弱了很多。

参与者

创建的事件可以添加参与者,在参与者接受之后,该事件会出现在参与者的日历之中。详细的功能介绍参见本文第四部分:日历的协作。

查看日历

在添加事件之后,便可以在日历中对事件进行查看,一般有以下几种视图可供查看:

  • 日程

不同软件支持的范围有所不同,同一软件在不同平台上所支持的显示范围也不一样。例如在 iOS 平台上的 Outlook 日历,竖屏状态下支持日程视图、天视图、三天视图、月视图,在横屏状态下则仅支持周视图。示例如下:

ios outlook view

具体选择哪种视图,应根据使用的目的而定。

更详细的对比示例请参见附录 B

其他功能

下面介绍某些日历软件所支持的特殊功能。

谷歌日历的目标(Goals)

在谷歌日历的移动端上,除了添加事件(Event)和提醒事项(Reminder)之外,还有一个新功能,目标(Goal)。谷歌的帮助页面 [8]是这样描述目标的作用的:

“目标”功能的工作原理

当您创建目标时,您需要选择每周想要在该目标上花费的时间。Google 日历会自动为您安排时间处理目标。 如果您最终在该时间有其他安排,日历会自动重新安排相关环节。 随着时间推移,Google 日历会愈加了解您的偏好,从而可以更好地为您安排时间。

在目标中,你可以设置一些特定种类的任务,现在有五种目标类型可供选择:

  • 锻炼(跑步、瑜伽、散步等)
  • 学习一项技能(语言、编程、乐器、艺术等)
  • 朋友和家庭(社交、共餐、给家人打电话等)
  • 个人(阅读、沉思、业余爱好等)
  • 生活管理(每日计划、清洁、家务活等)

每个类型下面都有很多子项目选择,你也可以自定义一个新的目标,然后选择目标的频率,每完成一次目标所需的时间、对完成目标的时间偏好(例如上午、下午、晚上等)以及一些更细节的选项,之后谷歌日历会自动寻找合适的时间,创建新的日历事项。

下面以跑步目标作为示例,首先选择目标的类型为 锻炼,然后选择 跑步, 跑步的频率为 每周三次

goal run 1-3
然后选择每次跑步的时间为 半小时,最佳时间为 晚上,然后选择要不要与 iOS 系统的 健康 APP 进行连接(例如跟踪你每次跑步的具体日期、具体持续时间等,从而更好地自动调整跑步的安排)。
goal run 4-6
最终确定跑步的详细安排后,谷歌日历软件就会自动选择 恰当地 时间,创建新的跑步事件:

goal run 7-9
下面的叙述是我的一些推测:谷歌日历会有一些智能的算法,跟踪你历史的目标完成情况,从而优化未来的目标事件。例如,如果你经常在每周六的早上跑步,那么,谷歌日历在观察到这一现象之后,更有可能会把跑步目标安排在周六的早上。

恰当地设置目标事件并坚持,对养成良好的习惯会有很大帮助。

如果要在国内使用这一功能,可能需要一些合理的上网方式。

日历的可访问性和通用性

日历的可访问性是日历软件是否好用的一个非常重要的衡量标准:

  • 日历所支持的平台
  • 不同的平台上日历的一致性(同步)

如果一款日历软件只支持很少的平台,那么使用起来势必会有很多不便,所以在选用日历软件的时候,不仅要考虑其易用性,还要考虑其支持的平台是不是满足自己的需求。在这里,给出两个概念:

日历的设备独立性
日历的设备独立性是指,你的 日历 依赖于设备的程度。
举例来说,假如你现在使用的是安卓手机,然后你更换了苹果手机,那么你的(抽象意义上的)日历可以轻松地导入(同步)到新的设备中。
日历的账号独立性
日历的账号独立性是指,你的 日历 依赖于特定账号的程度。
举例来说,假如你现在使用的是 Outlook 日历,然后你想使用谷歌日历,那么你的(抽象意义上的)日历可以轻松地从 Outlook 日历切换到谷歌日历。

下面举几个反面教材来更好地解释这两点。以下软件是我在2019年3月18日在苹果应用商店搜索“日历”所显示的前五个软件:

five apps

下面是这五款软件的界面对比:

five apps together

它们在可访问性和通用性上的表现如下(与 Outlook 作对比):

five apps comparison

除了“万年历二”和“生活日历”表现出了一定的可用性之外,其余软件简直是个灾难(也许在农历、黄历、八卦、五行、运势、星座和算命等方面有着领先优势)。
这意味着你如果选择了这五款软件,除了忍受无处不在的广告,以及羸弱的功能之外,你在这些软件上所存储的日历几乎没有任何的通用性。将它们从一个设备转移到另外一个设备,或者从一个账号转移到另外一个账号(如果有账号的话),将面临着巨大的工作量和困难。

愿景

如何使我们的日历即独立于日历软件,又独立于设备平台,实在是个令人头疼的问题。只使用一家厂商的产品似乎是个可行的方法,但亦面临着很多问题。一如厂商倒闭,例如 Sunrise Calendar,那自然是无可奈何;二如某些日历软件支持的平台并不全面,有一款著名的日历软件 Fantastical 2 ,设计虽精美,但却只支持苹果的应用生态:Mac、iPhone、iPad、Apple Watch 等;三如某产品虽支持各种平台,但如若其在某个平台上的应用体验不佳,亦令人不爽;假使有人喜欢在 PC 上使用 Outlook 日历,在手机上使用谷歌日历,在 iPad 上使用 Fantastical 2,有无三全其美之法?

解决之道

困难虽重重,不过人们亦有做出一些努力。下面介绍三种解决办法,账号、订阅、导入和导出。

账号

最有效的,也是现在普遍流行的,即是账号与软件分离:一个日历软件可以登录多个账号(包括不同平台的账号),一个账号也可以登录到不同的日历软件上。

在具体的实现上,有两种方法,第一种是在 系统层面上进行账号的登录,日历软件本身不管理账号系统,而对系统上登录的日历账号进行读取。以下图作为示例,假设我们有三个账号:工作、个人、家庭(这三个账号分别存储不同的日历内容,其账号所基于的平台亦可不同,例如工作账号使用微软的服务,而个人账号使用苹果的服务),我们在系统上登录不同的日历账号后,日历软件便可以通过系统来访问具体的日历。这就是说,日历软件通过系统间接地访问了日历。

accounts-os-devices
附录 C 介绍了在 Windows 10、iOS 12.2 和 Mac 10.14 系统上添加账号的方式,有需要的读者可以参考。

由于安卓系统的碎片化(厂商对系统的各种定制),其在系统层面上添加账号有着很多的困难。我在 Android 8 系统(Mi 6)、Android 9 系统(Nokia X6)上进行了测试,流程与 iOS 大同小异,不过并不顺利。

第二种方法是不经过系统,直接在软件内进行账号登录

add accounts
由于部分软件不支持读取系统层面的账号,例如手机端的 Outlook,故只能使用此种方法。软件内添加账号的步骤与之前所述大同小异,不再赘述。

题外话:系统或者日历软件通过添加日历账号,从而访问远程服务器上的日历数据,大概(没有经过确认)是基于一种叫做 CalDAV(Calendaring Extensions to WebDAV)[9] [10] 的协议,有兴趣的读者可以点击 这里 进行了解。

订阅

除了使用账号,我们还可以通过日历的订阅来实现在不同平台、不同软件上访问日历内容。
日历订阅是指,对某一个公开发布的日历进行订阅,从而在自己的日历中显示被订阅的日历的内容。例如,在 iOS 系统中,系统自动给我们订阅了 中国节假日 这个公共日历。公共日历的创建者可以增加、编辑、删除公共日历中的事件,而公共日历的订阅者,则可以 自动地更新 这些变动。典型的公共日历包括:体育比赛、电视节目、节假日 等。
基于一个已有的日历平台(例如 Outlook、谷歌、苹果等),任何人都可以创建一个日历,并将其公开,以供其他人订阅,这个特性赋予了公共日历极强的可用性。

如何创建一个公共日历,以网页版 Outlook 为例
  • 首先打开网页 outlook.live.com/calendar 并登陆
  • 创建一个新的日历
  • 打开 设置,点击 分享日历 选项卡
    public calendar
  • 选择要共享的那个 [日历] ,选择 [权限],然后点击 [公开] 按钮,我们就可以看到该公开日历的订阅地址,一种是 HTML 形式,一种是 ICS 形式,我们一般选择后一种,点击蓝色的超链接地址 [https//outlook.live.com/owa//calendar/…/calendar.ics] 将其复制,然后就可以把地址分享给需要订阅的人了。

单独的日历订阅(非账号订阅)也可以分为基于系统层面的订阅和基于软件层面的订阅,不过支持前者的系统较少,我仅在 iOS 系统中发现有这个功能。

在日历软件中订阅公共日历
  • 依旧以网页版 Outlook 为例,点击界面左下角侧边栏上的 发现日历
    subscribe
  • 点击 从 web 导入,然后输入公共日历的订阅地址,再为这个公共日历起一个你喜欢的名字,点击 导入 按钮,即可成功订阅
    subscribe
在 iOS 系统上订阅公共日历
  • 在 iOS 系统上订阅有两种方法,第一种在浏览器(例如 Safari)中直接打开订阅地址,如下图所示,点击 打开,点击 订阅,点击 确定,然后即可在系统日历中看到所订阅的日历。注意:如果订阅地址以 [https://outlook…] 开头,则不可以直接在 iOS 系统上通过浏览器进行订阅,而需将其以 [https://outlook…] 开头的订阅地址更改为以 [webcal://outlook…] 开头的订阅地址,即可顺利订阅
    在这里插入图片描述
  • 第二种订阅方法:首先打开 设置,点击 密码和账户,点击 添加账户,点击最下面的 其他,再点击 添加已订阅日历(此处亦可以添加支持 CalDAV 协议的日历账户),输入 [订阅地址] 后,点击 下一步,最后点击 保存,即可成功订阅。
    在这里插入图片描述

题外话:我个人维护了一个英雄联盟 iG 战队比赛赛程的日历,在有新的 iG 比赛的时候会自动更新,包括 LPL 春夏季赛、MSI、S 系列世界赛等,有关注和喜欢 iG 战队的粉丝可以订阅一下,地址如下:

导入和导出

虽然账号和订阅使用起来很方便,但毕竟日历数据掌握在他人之手,若想把日历数据存储在本地,则需用到导入和导出功能。一般日历软件所支持的最常用的数据格式是 iCalendar,文件后缀是.ics,除此之外,还有一些特定软件所支持的数据格式,例如 CSV、 vCal、xCal (XML)、jCal (JSON) 等 [11]。

不同软件所支持的导入和导出步骤不尽相同,在此仅以谷歌日历网页版为例:

google

题外话:上面所列举的各种功能,有的软件可能支持,也可能不支持;有的可能现在不支持,将来会支持;一般来说,网页版所支持的功能更为全面,手机版所支持的功能较少,具体情况则需要读者亲自试验来确定了。

日历的协作

日历并非一个人的游戏,与他人共享日历,协同处理事务,有时候也是一种特别方便和高效的方式。日历的协作主要分为两种,分享日历给他人(团体)和公开日历。公开日历在前面已经做过介绍,其主要作为一种单向的协作方式,发布者可以创建和编辑日历,而订阅者只能查看日历,不能执行创建和编辑操作。此种方式适用于一对多的情况,例如老师对学生、老板对员工等,此外还可以防止成员篡改或者胡乱添加信息。

以一门大学的课程为例,教授可以自行创建一个课程的公开日历,在其中添加课程的上课日期、实验日期、作业截止日期、考试日期等信息,然后该课程的学生便可以通过订阅这个日历来获取各种课程信息。如若有任何信息需要更改,例如教授请假,或者将作业截止日期推迟一周,则可以直接在日历中进行更改,所有订阅这个日历的学生都可以实时同步这些变化。

尽管公开日历是一种强大的协作方式,但是其信息的传递主要是单向的,在某些应用场景下,让日历的订阅者或者其成员也拥有创建和编辑的权限也是非常重要的。家庭日历就是这样一种典型的应用场景,家庭中的每一个成员都可以向家庭日历中添加事件,从而让家庭日历中的其他成员获得一些必要的信息,例如结婚纪念日、孩子的课外辅导、家庭聚会等等,不一而足。
一个科研小组,抑或是四人闺蜜团,都可以利用分享日历来安排事项,从而进行更好的日程管理和协作。

由于协作并非日历的基本功能,所以其实现依赖于具体的日历软件,不同厂商的日历软件之间的协作也变得较为困难。日历协作在理论上看起来是一个美好的前景,但在实用性上还有很长的路要走。

结束语

记得在刚上大学的时候,课程很多,于是下载了一些课程表的软件,例如超级课程表、课程格子等。这些课程表软件的一个比较有意思的功能是,在登陆学校教务系统后,可以自动爬取课程信息。在某种程度上来说,课程表软件和日历是非常像的。随着不断的使用,我发现这些课程表软件都不太务正业,刚开始还好,点开 APP 之后,显示的是课程表;后来就变得比较过分,需要多点几下才能看到课表;此外,这些软件都有着各种冗余的功能,无处不在的广告(尤其是 APP 启动广告)、社交系统等,显得非常臃肿。在忍无可忍之后,我删除了这些课程表软件,试着用日历软件来管理课程信息。

在不断地使用日历软件的过程中,我一直有在思考着一些问题,本文算是我自己对这些问题的部分回应。国人很少有使用日历的习惯,网上对于日历的讨论也很少,这也是我写这篇文章的一个初衷。

对于软件厂商来说,日历显然不像是一个能赚很多钱的软件,它更多是对于自己软件生态的一个补充。能支撑起这样一个生态的都是那些有着雄厚财力和野心的公司,例如微软、谷歌、苹果等,日历软件虽然本身不盈利,但是可以间接地促使用户使用本公司其他的产品,增强用户黏性。目前国内的各大巨头公司,鲜有一个完善好用的日历软件,我希望在未来这一点能有所改善。

对于用户来说,如何让日历软件发挥最大的效用,这是一个难以回答的问题。日历并不是仅仅为那些记忆力不好的人而准备的,也不是仅仅为那些工作繁忙日程众多的人而准备的;如何使自己的生活变得充实、高效、从容不迫,是我们在使用日历之外所应该思考的问题。

附录 A:关于日历和提醒事项区别的讨论

有一篇文章 [1] 叙述了谷歌在将提醒事项(Reminder)功能加入到日历的时候对这两者的区别所作的解释:

Google explains that the difference between Events and Reminders is that the former is deleted irrespective of whether the event was attended or not. Reminders on the other hand shows up in Calendar until the task is accomplished — and yea, that’s pretty much the literature difference between the two, so nothing new here Google!

其含义是说,日历事件和提醒事项的区别在于,你不管参与不参与日历事件,它都会过去;而对于提醒事项,只有你完成它,它才会“消失”。这个表述有其一定道理,尽管你也可以把带有任务属性的事件添加到日历中,然后以类似于 deadlinedue date 的方式来在日历中提醒自己。


Dave Crenshaw 在他的《时间管理基础》课程 [2] 中,对日历使用做了五点概括:

  1. 把时间像金钱一样管理,配置时间预算,把持续时间大于十五分钟的事情放到日历之中
  2. 避免重复安排,例如不要在同一时间安排两个约会
  3. 不要在没有检查日历的情况下对别人做出承诺
  4. 计划空闲时间和准备时间,前者让你不至于日程安排的太满而没有休息时间,后者让你在两个事件之间安排充足的准备时间,例如从一个地方到另外一个地方所需要的交通时间
  5. 把日历中的事件看做是一种承诺,不要把你可能会做,可能不会做的事情放入到日历中

在苹果的论坛里也有类似的讨论:用户 Demo 把提醒事项描述为一种更为简单的软件,而日历则适合那些每天有着非常多安排的人 [3];用户 IdrisSeabright 把提醒事项看作是一个提醒软件,把日历看作是规划长期、重要事务的软件 [4];还有人抱怨了日历或提醒事项软件的提醒声音不够长,导致自己经常错过一些事情;用户们一般认为日历用来规划 meeting 和 appointment,提醒事项用来规划 to-do list [5]。

在 MacRumors 论坛,用户 desertman 提出了一个很有趣的问题 [6]。他每天早上七点需要服用维生素,之前他都在日历里设置了重复事件,后来他把事件转移到提醒事项里,发现之前每天在日历里重复显示的事件,在提醒事项里只显示和提醒了一次。
显然他没有在吃完维生素后对该事件点击“完成”。日历中的事件没有完成属性,而重复的提醒事项需要你在对它点击完成之后,才会重复下一次,并在设置的时间点上提醒你。
该用户还提到,不管是日历还是提醒事项,它们都不支持“snooze”功能(类似于闹钟,闹钟响后,你点击“snooze”,它会过一会再响)。在这种情况下,“服用维生素”这个事件,可能更适合出现在闹钟软件里。

此外还有人认为,提醒事项不应该作为一个独立的软件 [7],它应该整合到日历软件中。谷歌似乎支持这种观点,在最新版本的谷歌日历中,用户可以创建提醒事项等。

附录 B:日历视图对比

iOS Widgets

首先对比 iOS 12 系统(iPhone 7)下 Outlook、谷歌、苹果日历在负一屏下的 Widgets 的显示:

简洁模式:

widgets

可以看出,三款软件的 Widgets 显示在简洁模式下,一般显示两个事项。谷歌日历的色彩使用较为大胆。

详细模式:
widgets detail

在详细模式下,显示的事项会更多,对于 Outlook 和苹果日历来说,只显示了当天的日程,而谷歌日历则显示了当天和明天的日程。

iOS Agenda

在 Agenda 模式下,事项会一条一条按顺序排列:
agenda

Outlook 只显示了 6 条事项,相比谷歌和苹果日历略显不足。

iOS Day View

day view

相比于 Agenda,如何排列和显示一天内的事件,是一个有意思的设计问题。这里有一点需要指出,谷歌日历支持对时间轴的缩放,而 Outlook 和苹果日历的时间轴则是固定的。苹果日历还好,显示的是从早上九点到晚上九点的事件,而 Outlook 日历则只能显示大约范围是 7 个小时的事件,这意味着在 Outlook 日历中,一眼看过去并不能获得一整天的事件信息,需要额外的向上划或者向下划的操作。
除此之外,对于同一时间发生的多个事件,上述软件有着不同的做法。对于 Outlook 来说,它会把所有涉及到的事件分成宽度相等的矩形,然后像泳道那样分别排列。对于谷歌日历来说,它允许一定的重叠,然后会尽量地利用显示空间。而对于苹果日历,则略显混乱。
当然,到底哪种设计好,这完全属于个人喜好,不可一概而论。

iOS Three Day View

three day view

三日视图只有 Outlook 和谷歌日历支持,图中显示了微软和谷歌在设计上的不同之处。仁者见仁智者见智,你喜欢哪一种呢?(不过时间轴的缩放真的是很重要的,这点希望 Outlook 能早日支持)

iOS Week View

竖屏的周视图只有谷歌日历支持,毕竟手机屏幕太小,周视图看着多少有点不便:

week view

而在横屏状态下,显示周视图就方便多了:

Outlook:
outlook landscape
谷歌日历:
google landscape
苹果日历:
apple landscape
不过把手机横过来看日历,多少显得有些奇怪。

iOS Month View

显示月视图对于手机屏幕来说,实在是有些挑战,不过在月视图下可以方便地找出未来哪天是空闲的。Outlook 日历和谷歌日历支持对月视图的显示:
month view
如果要详细对比各个平台(网页、iPad、Mac等),一则繁琐无趣,二则大同小异,就此打住。

附录 C:Windows、iOS 和 Mac 在系统层面上添加日历账号的步骤

Windows
  • 进入系统设置,点击 账户
    settings
  • 点击 电子邮件和应用账户 选项卡,点击 添加账户
    settings
  • 选择你所需要的登录的账号类型,例如微软的 Outlook、Google、iCloud、QQ 邮箱等
    settings
  • 在登录成功之后,点击刚刚添加的 [账号],点击 管理,点击 更改邮箱同步设置
    在这里插入图片描述
  • 可以看到,Windows 系统对该账号同步了 电子邮件日历联系人,此时,在支持读取系统账号数据的日历应用中,便可以显示该账号中的日历内容,例如系统自带的日历应用,或者微软 Outlook 桌面程序等。
    settings
iOS
  • 进入系统 设置,点击 密码和账户,可以看到当前系统所存在的账号,点击 添加账户
    settings
  • 在添加账号后,可以看到,该账号在系统层面上同步了哪些内容,例如在下图中,我的 live 邮箱同步了联系人、日历、提醒事项和备忘录
    settings
  • 在添加完账号之后,便可以在支持读取系统账号信息的日历应用中,对该账号的日历内容进行显示。下图展示的是谷歌日历,可以看到,谷歌的日历软件成功读取到了系统上所登录的三个日历账号:OutlookGamiliCloud
    settings
Mac
  • 首先进入 系统偏好设置,点击点击 互联网账户settings
  • 然后选择你想要添加的账号
    settings
  • 然后可以选择要同步的内容,例如邮件、通讯录、日历、提醒事项、备忘录等settings
  • 添加成功后,便可以在支持读取系统账号内容的日历软件中,显示该账号的日历内容,如下图所示settings

References

  1. Ahmad Zuber. (2015, December 8). Google Calendar Gets ‘Reminders’. Retrieved from https://thetechportal.in/2015/12/08/google-calendar-gets-reminders/
  2. Dave Crenshaw. (2018, August 13). Use your calendar effectively [Video file]. Retrieved from https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Time-Management-Fundamentals/397387-2.html
  3. Calendar vs. Reminders. (2011, December 9). Retrieved from https://discussions.apple.com/thread/3558954
  4. What is the difference between Reminders and Calendar?. (2011, October 14). Retrieved from https://discussions.apple.com/thread/3390426
  5. Differences between Calendar and Reminders. (2012, September 26). Retrieved from https://discussions.apple.com/thread/4361103
  6. What is the difference between Calendar and Reminders?. (2018, July 14). Retrieved from https://forums.macrumors.com/threads/what-is-the-difference-between-calendar-and-reminders.1434022/
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