Managed MetaData in Sharepoint

MetaData:在预定上下文中描述内容或则使内容更容易进行定位和管理的结构化信息。简单的讲元数据是描述数据的数据。

以一篇文章举列，文章的作者，创建时间就是元数据。

今天主要想说的是在sharepoint中为什么要用MetaData,如何创建和管理,MetaData有什么用处

1. Sharepoint中为什么要用MetaData

就如元数据定义的一样，元数据是为了更容易进行定位和管理，在sharepoint中,文档存储于library中，如何在成千上万的文档库中查找我们想要的

文档呢，有人会说，直接拿文档的名字进行搜索，对，这样是可以找到想要的文档，但是如果我要找一类而不是一个呢？

如果在上传文档的时候就对文档进行归类，上面的问题就不是问题了。

这就是为什么要用MetaData，我们对library增加一些column来辅助文档的上传，比如我们可以增加一个column叫做docType,然后在上传的时候选择docType,

这样就满足了我们的要求。

当然加了元数据后，对搜索引擎更友好，更易于搜索。

2. Sharepoint中的MetaData是如何创建,存储和使用

Sharepoint 中有有2中形式的MetaData: 术语(Term)和关键字(key words),

两者的区别在于

1.Term有层次结构而关键字没有

2.Term是管理员定义好的，end user限制输入，只能选择，关键字可以输入

Term, Term set and enterprise keywords被定义为Farm级别，也就是说在所有的site中共享

Term,keywords创建

1.创建Managed Metadata service--Managed Metadata service是Term,keywords的宿主

2.创建Term和keywords

点击刚才创建好的MMS进入，在左侧可以看到Managed MetaData菜单，先创建一个Group,然后创建Term set,最后创建Term。

创建keywords的方式比Term简单，因为它没有层级关系

Term,keywords存储

打开sql server,在刚创建的db中运行下面脚本

select * from ECMTerm a
join ECMTermLabel b on a.id=b.termid

Term,keywords使用

在Library中新建一个Managed metadata类型的column,选择相应的Term set

SharePoint中使用Managed Metadata的好处

1.可以限制用户的输入，保证数据的正确性，也许有人会说用Choice类型的也可以实现此功能，但是Choice是针对于单个站点(绑定在content type 中)

不能实现跨站点和跨web applicaiton的共享，Term是针对整个Farm.,变更给简单，快捷

2.搜索引擎更友好，更容易方便检索。

补充：

如何使用keywords

1.启用keywords
Library setting->Enterprise Metadata and Keywords Settings>将Enterprise Keywords前面的check box打钩。
这时你会发现library多出来一个Enterprise Keywords列。

2.使用keywords
使用方法和Term类似。

3.取消Enterprise Keywords列
取消该列并非把之前的checkbox沟去掉，当点击Library setting->Enterprise Metadata and Keywords Settings，你会发现前面的checkbox是灰色的，不可编辑。
直接删除column Enterprise Keywords