SAP中销售业务的查询修改及冲销操作手册

目的

物流在销售订单发货开票出问题时进行查询分析及处理冲销的相关操作

触发条件

1. 销售业务出现变更导致需要重新做销售或人为错误

必要条件

• 订单，交货单，发票己完成并过账
• 
  有用提示
  在实际冲销业务过程中需要去分析，在了解业务的情况下去做操作，而不能机械化的操作。因此该操作指导涉及相关查询，修改，冲销等一系统列操作的说明和指导。

一、查询操作

• 查询的目的：通过物料号或售达方来找出需要进行处理的销售订单和计划协议
  事务代码：VA05（销售订单）/VA35（销售计划协议）

​二、显示和修改操作

承上步骤查询到待处理的销售订单和计划协议后，通过事务如VA03/VA02查看或修改销售订单，VL03N/VL02N查看或修改发货订单，VA33/VA32查看或修改计划协议，VF03/VF02查看或修改发票等。

显示和修改的目的：通过查看来检查销售订单或计划协议是否与实际业务相符，检查和更改协议内容。当然，能否进行更改取决于实际业务的情况，SAP中对更改会有限定。并非协议中所有的内容都可以进行更改。

三、完整性检查

当销售订单，计划协议，交货单，发票建立后有问题的情况下。可以通过该功能去查看并得到提示。在上述显示修改相关事务的基础上，进一步查询凭证完整性。

​四、显示操作中的凭证流功能（非常重要）

通过VF03查看发票或VL03N查看交货或VA03/VA33查看计划协议。然后通过一个叫凭证流的功能来监控当前业务的整个销售，发货，开票的过程。凭证流中描述了当前这笔业务的流程，关联，状态，凭证号，处理日期等这些信息非常重要。且通过凭证流我们可以通过业务流程中一个环节产生的凭证号来找到整个业务中关联的所有凭证。对处理问题很有帮助。掌握了凭证流功能，就可以监控某笔业务的整个过程，而不必进行反复的查询操作。

​上图中选择了对应的凭证或协议号后点击显示单据可以直接调用显示功能而不需再打开新的事务。

​上图中可看到各种凭证和协议的处理状态冲销操作

五、冲销操作的事务

１、冲销TCODE

在做冲销操作时，我们首先要确定冲销的项目。如果是冲销发票，事务代码为：VF11。如果需要取消交货，事务代码VL09.

​2、冲销操作的顺序

在执行冲销操作前先要明确对什么进行冲销操作。其顺序是怎样的？正确的做法是冲销和销售应该是相反的操作顺序。

正常业务：销售订单或计划协议——发货单——发票

冲销时按相反顺序：先冲发票——再冲发货单

销售订单或计划协议无需冲销。

3、如果发票有问题，需要更改

原则上分两种情况：1、未过账到财务，通VF02进行更改即可。2、己过账到财务，通过VF11取消才能更改。

4、用VF11取消发票时开票日期问题

默认会代入开票时的日期，如果开票在上个月，通常情况下取消在上个月是不允许的。因为财务会在每个月关闭上个月的账期。如果取消开票到上月且己保存，此时取消发票是无法过账的。但可以通过VF02(输入取消发票的凭证号)修改发票日期到本月后才可以过账。

销售没有按时做月结或其它特殊情况下，财务可能为了调账，在打开新的账期的同时暂时保留上个账期不关闭。此时在做发票冲销时可以冲销到上月。

如果没有把握或对实际业务不明确的情况下。建议不要做尝试性的操作，可先咨了解实际业务需求，与财务及IT顾问协商后再行处理。

​5、因业务需要有时VF01开票时会有修改开票日期的需求

但在实际VF01操作中，日期字段并不直观，需要通过下图方式调出编辑。默认情况下如果保存发票，就是采用当前日期。

​6、发票及取消发票状态查询

通过上述的凭证流功能可以对发票及取消发票状态进行查询。下图发票代表己开的发票凭证，会计凭证的产生代表发票己成功过账。如果发票有问题，就不会产生会计凭证，并且发票状态也不会显示完成。而下图取消发票的状态也成功产生了会计凭证，说明取消发票己成功。

​在取消发票的抬头数据中可以看到发票和取消发票两个凭证的关联关系。

​7、通过VL09取消交货

输入相应的交货单号。如果可以取消，会进入到下一界面继续操作。如果不能取消，则会显示如下图中的信息。

比如说在实际冲销操作中，如果发票没有冲销的情况下，先去冲销交货，就会显示如下信息。因为当前还不能取消发货。

​8、在冲销交货时日期问题

需要考虑冲销时间的问题，系统默认会代入当天日期。针对发货冲销主要有3种情况：

1. 发货冲销在同月，即发货当月进行冲销。此时使用默认日期进行冲销即可，无需修改。
2. 发货发生在上月，需要冲销后再发货到本月，此时使用默认日期进行冲销即可，无需修改。
3. 发货发生在上月，需要冲销后再发货到上月，此时需要修改日期冲销到上月。否则，再进行发货操作时可能会存在库存不足的情况。

​参考：在物料主数据工厂库存视图中说明了物料库存有期间的概念。

​9、发票和交货冲销后，是修改交货单，不是重新创建

最后，当发票和交货都冲销后，重新进行交货时，切记！不是用VL01N操作新建交货单，而是在原交货单的基础上进行修改操作再保存发货过账。

注意：取消交货交不是取消该交货单，而是取消该交货单下面的物料移动凭证和会计凭证。所以，千万不要再重新创建交货。

10、交货单的操作需要注意事项

在新建或重建交货时，并不是编辑保存交货单就行。而是在保存交货单后进行一个过账发货的动作。才会正式产生物料凭证和会计凭证。比如说，我们在建立并保存了交货单后进行开票操作显然是不行的。因为你的交货还没有过账发货。

对于己过账发货的交货单，再次过账发货时会提示己经计账。所以不必担心会重复发货。

​针对发货日期的问题有一个极为重要的技巧解析：

如图所示，在发货时，实际发货日期字段是不显示的，但却起到控制作用。正常发货时没有问题（会代入当天日期）当是需要调整交货时间时通常会与计划发货日期混淆，造成因发货日期漏填，而造成无法保存发货到上个月的情况。