应对客户&劳动部门稽查考勤解决方案

 应对客户&劳动部门稽查考勤解决方案

 

   

XX鞋厂是大型鞋业集团旗下的新设立工厂，集团具有强大的IT开发和实施团队，人力资源管理系统经过近20年的运用，成功地在集团下数百个工厂实践运用,已成为各工厂在人事、考勤、薪酬管理中重要的管理工具。

  

考勤作业中存在的困扰

  1.3月份XX鞋厂开始运作以来,由于订单量大和人员不足等原因,XX鞋厂现场存在大量的超工时加班,为了应对客户&劳动部门稽查,对于超工时加班目前以手工统计,计入薪资其加中,在考勤报表和薪资报表中不休现出来.    

   2.客户对工厂工时的稽查要求越来越高,稽查越来越频繁,稽查要求电脑报表,直接从电脑系统中取得,准确性高,相关资料要求电脑报表.这同以前相比,留给人事准备资料的时间没有了,以前临时抱佛脚的方法应对客户和政府劳动部门的稽查难以见效.应对查厂成为工厂权益会和人事部门工作一大难题.

   3.各部门考勤和加班申报作业,一直以手工函文作业,流程不规范,资料共用性差,不及时,准确性低,易出错,重复作业,工作量大;人事和工厂主管无法及时了解全厂出勤和加班状况,无法进行稽核管理.

   4.客户标准工时为72H/周,而政府劳动部门标准为60H/周,存在两个不同的标准,给准备稽查资料带来困扰,同一份资料不能应对客户和政府劳动部门两个部门的稽查.

   5.目前考勤系统基于满足工厂内部生产管理之需而开发,在新的条件下应对客户和政府劳动部门对工厂工时稽查方面的功能还不够完善.

   因此考勤系统必须进行一次大的调整,既保证工厂内部能顺利作业,又能应付客户和政府劳动部门对工厂工时稽查.

 

应对客户&劳动部门稽查考勤解决方案

 

      1.将客户标准工时72H/周与政府劳动部门标准工时60H/周,取最低标准60H/周建立部门周标准工时,将每周上班加班工时超出60H的记入超工时加班,超工时加班部分以其加方式计入薪资.

    2.各单位应生产需求加班以实际工时和上下班时间提前进行电脑申报作业,部门主管和人事对加班申请单进行审核,OK后直接转入考勤系统中,减少人事手工统计和录入的工作量,规范作业流程,确保资料准确、及时.

    3.对于干部超工时加班,根据个人标准工时,超出客户标准工时部分的加班以其加方式计入薪资,超出个人标准工时部分扣除绩效奖金.

    4.系统根据考勤资料将加班下班时间、加班下班刷卡时间进行反推,自动产生标准加班申请单、标准刷卡明细表、标准个人出勤明细表,人事考勤员每月对标准资料进行核对,并可进行调整OK,客户和政府劳动部门稽查时以电脑系统资料应付稽查.做好这一点的前提是刷卡资料、考勤资料准确、及时.关键在于人事平时每月将上月的标准资料处理并调整OK,不能采用临时抱弗足心态等稽查再准备资料

    5.客户和政府劳动部门的稽查前对相关干部和人员进行应对稽查宣导.

 

   验厂考勤管理经过实践和运用，大大方便考勤作业，直接将源（真实）考勤系统的数据生成验厂系统中考勤數據，並根據標準確自動調整，不需再一个一个录入,随机自动模拟为每一个人的打卡记录卡，並對部分資料可進行手工調整修正上班時間、加班時間，以对付验厂人员突击检查，系統各种报表齐全、刷卡明細表、加班申請單，考勤明細表，個人(部門）出勤明細表。 同时能顺利应对客户对工厂稽查，人力资源管理系统现已成功运用于数家大型工厂.