企业如何通过费用专项分析节约成本？BI大神带你实操数据分析过程！

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的每一分成本都可能成为影响利润的关键因素。费用控制和优化已成为企业财务管理的核心议题。费用专项分析能够帮助企业深入理解成本结构和费用分布，识别成本节约的机会，优化资源配置。企业能够实时监控和调整费用支出，确保预算的有效执行，同时提高财务透明度和合规性。

随着数字技术的不断发展，使用商业智能BI工具进行费用专项分析成为了提高企业财务管理效率的有效手段。BI工具能够快速处理和分析大量数据，提供实时的洞察和可视化的报告，帮助企业快速识别成本节约的机会，优化预算分配，提高运营效率，灵活应对市场变化，从而在激烈的市场竞争中保持领先。

本文将深入探讨财务分析的三个阶段，并分析如何运用商业智能BI工具进行费用专项分析，以实现企业的成本节约和效率提升。在本文中，我们将实操如何运用BI工具，进行费用专项分析，体会BI工具如何帮助企业实现成本的精准控制。

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一、企业财务分析的三个阶段

财务分析有三个阶段：从Excel基础操作，到电子报表的自动化，再到BI的智能化分析。每个阶段都有不同的特点和表现。

1、财务分析1.0——EXCEL

这个阶段的分析流程往往是管理层提出分析需求，财务人员响应需求去多个财务业务系统里人工导入、导出 Excel，再通过Excel计算得出结论，做成精美的PPT呈现给管理层。

这一阶段的问题显而易见：效率低下、容易出错，且难以与业务数据融合。财务人员需要花费大量时间精力去核对数据和公式，甚至需要与业务部门重新对齐数据口径。

2、财务分析2.0——电子报表：

随着数字化程度的提高，财务分析也进入了电子报表阶段。随着IT人员的介入，数据可以通过接口自动获取，生成固定格式的报表和看板，极大地提升了财务人员的工作效率。

在这一阶段，经常对话的两个角色变成了IT人员和财务人员。然而财务和IT在企业内存在天然的沟通壁垒，时常会出现效果与预期不符、无效分析的情况。分析过程反复、繁琐，且低效，可以说，电子报表解决了财务分析的效率问题，但是遗留了分析及时性的问题。

3、财务分析3.0——自助式BI分析工具：

在这一阶段，IT人员帮助进行数据治理，将数据抽取、保存到BI平台里，而财务人员则可以自主地在BI中进行数据处理、分析和看板搭建。

这个阶段既解决了Excel阶段效率低下的问题，又解决了电子报表阶段反复沟通、开发导致的及时性问题。除此以外，通过BI工具实时更新的经营分析报告、风险预警指标等，财务能够及时识别到异常数据，告知业务及时关注。

总结而言，BI给财务分析带来的变化可以概括为：提效、保质、赋能三个词。值得额外强调的一点是，BI工具保证了分析步骤的可追溯和可协作，这是Excel和电子报表很难做到的一点。在BI中，数据分析过程清晰可见，多人协作分析的时候不仅可以共享分析逻辑，还便于分析人员检查准确性。

值得一提的是，FineBI是一款功能强大的国产商业智能工具，它可以完美适配多样化的复杂数据可视化场景，从揭示数据分布的细节，到追踪时间序列的波动，再到呈现地理信息的可视化，FineBI均能呈献专业而高效的处理方式。同时，Fine BI门槛较低，无需深厚的编程基础即可上手。

现在，让我们将焦点对准一个具体的实例，探究BI如何在财务分析中发挥作用。今天的实操案例是基于FineBI进行费用专项分析，识别成本节约的机会，优化企业资源配置。

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二、财务分析实操：基于FineBI的费用专项分析

1、分析背景与问题识别

在年初编制预算时，我们注意到房租费用异常高昂，且在过去三年里持续增长这一问题，因此需要对房租费用进行多维度的深入分析。如果只关注财务数据，那么我们可以识别出哪些团队、哪些人员存在房租金额过高的问题，但是我们无法挖掘出这背后的原因：有哪些因素导致了这些团队和成员的房租过高。

通过对同期数据进行对比，我们发现去年的租房费率相较21年有显著降低。但是若与同业数据进行对比，则仍然存在着降本优化的空间。

2、数据整合与多维度分析

正如前文所述，只有融入业务的财务数据才能提供更多价值。因此我们获取了和房租费用相关的一些业务数据，比如项目金额、项目签到率、押金支付/回收额、租房城市等多个维度进行分析。

值得一提的是，差旅费用作为主要支出之一，其优化对企业成本节约至关重要，我们同样可以对机票、酒店、火车和打车等模块进行细致的分析来寻找降低差旅费的方法。

（1）通过分析员工入住的酒店类型，可以与主要集团酒店协商以获取更优惠的协议价，确保公司能够在保持服务质量的同时降低酒店成本。

（2）识别出某平台的单里程均价远低于市场平均价，则可以引入该平台的企业版，既降低了费用也方便了员工。

（3）根据分析显示，提前一天预订机票可享受更高的折扣。基于这一发现，我们可以鼓励员工提前规划行程。当发现存在超标预订的情况时，我们可以通过系统限制超标座位等级的预订以符合公司政策。

FineBI通过快速抽取数据，快速进行数据处理，能以最高效的方式搭建一个实时更新的分析看板，形成分析专项。借助FineBI组件中联动下钻的功能，我们可以进一步挖掘有异常的数据，深度分析其背后的原因。我们可以发现导致了大额浪费的两个因素：其一是租房空置率过高，即所租的房子每个月都在支付房租，但实际却无人入住或对应的租房项目无签到记录；其二是押金未退情况严重，即业务人员在租房后没有追回押金。

3、问题解决与制度更新

洞察到这两个因素后我们采用专项的方式解决问题，全流程追踪闭环该问题。通过搭建对应空置率和押金退还情况的看板，针对历史问题定期开专项会复盘空置率降低的比例和追回押金的比例。

此外，还可以通过FineBI搭建实时数据监控系统，在分析仪表盘清楚地关注到费用的目标值、当前值以及指标完成度情况。当费用高于目标值时，业务部门数据可以直接推送财务人员，财务人员进入分析仪表盘后可以通过联动功能定位到存在问题的部门、地区或者个人，从而进一步追踪并解决问题。

三、总结

在本文中我们深入探讨了费用专项分析的全过程。从数据的初步收集到深入的分析洞察，再到最终的策略制定和执行，每一步都是企业节约成本、提升效率的关键。通过FineBI工具的强大功能，我们不仅能够揭示隐藏在数字背后的问题，还能够预测未来的财务趋势，为企业的决策提供坚实的数据支持。

帆软软件深耕数字行业，能够凭借强大的产品，为企业快速搭建报表系统与数据分析平台。旗下产品FineBI——市场占有率第一的BI数据分析软件，旨在帮助企业的业务人员充分了解和利用他们的数据，加速企业数字化转型，提升市场竞争力。得益于FineBI强劲的大数据分析功能，用户只需简单拖拽便能制作出丰富多样的数据可视化信息，自由地对数据进行分析和探索。

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