发邮件的基本礼仪

职场人士注意啦,给同事领导发邮件得注意的。。。

关于主题
主题要提纲挈领,添加邮件主题是电⼦子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏⾥里⽤用短短的⼏几个
字概括出整个邮件的内容,便于收件⼈人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。
1.⼀一定不要空⽩白标题,这是最失礼的。
2.标题要简短,不宜冗⻓长,不要让outlook⽤用⋯才能显⽰示完你的标题。
3.. 最好写上来⾃自**公司的邮件,以便对⽅方⼀一⺫⽬目了然⼜又便于留存,时间可以不⽤用注明,因为
⼀一般的邮箱会⾃自动⽣生成,写了反⽽而累赘。
4. 标题要能真反映⽂文章的内容和重要性,切忌使⽤用含义不清的标题,如 “⺩王先⽣生收”。也
不要⽤用胡乱⽆无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”
5.⼀一封信尽可能只针对⼀一个主题,不在⼀一封信内谈及多件事情,以便于⽇日后整理
6.可适当⽤用使⽤用⼤大写字⺟母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件⼈人注意,但应适
度,特别是不要随便就⽤用“紧急”之类的字眼。
7.回复对⽅方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE⼀一⼤大串。
8、最最重要的⼀一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正⽂文却在发出前
忘记检查主题。主题是给别⼈人的第⼀一印象,⼀一定要慎之⼜又慎。
关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件⼈人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件⼈人,此邮件是⾯面向他的,要求其
给出必要的回应;在多个收件⼈人的情况下可以称呼⼤大家、ALL。
如果对⽅方有职务,应按职务尊称对⽅方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先
⽣生”、“x⼩小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的⼈人不宜直接称呼英⽂文名,对级别⾼高于⾃自⼰己的⼈人也不宜称呼英⽂文名。称呼全名也是不礼
貌的,不要逮谁都⽤用个“Dear xxx”,显得很熟络。
关于格式,称呼是第⼀一⾏行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写⼀一个“HI”,中⽂文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换⾏行空两格
写。
结尾常⻅见的写个Best Regards,中⽂文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊⻓长应使
⽤用“此致敬礼”。注意,在⾮非常正式的场合应完全使⽤用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上
⼀一⾏行结尾或换⾏行开头空两格,⽽而“顺利”和“敬礼”为再换⾏行顶格写。
俗话说得好,“礼多⼈人不怪”,礼貌⼀一些,总是好的,即便邮件中有些地⽅方不妥,对⽅方也能平
静的看待
正⽂文
1. Email正⽂文要简明扼要,⾏行⽂文通顺
若对⽅方不认识你,第⼀一件应当说明的就是⾃自⼰己的⾝身份,姓名或你代表的企业名是必须通报的以
⽰示对对⽅方的尊重,点名⾝身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对⽅方有关,主要功能是为了收
件⼈人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事,别⼈人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多,有些联系⽅方式之类与正⽂文⽆无关的信息应在签名档中表明。
Email正⽂文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正⽂文应只作摘要介绍,然后
单独写个⽂文件作为附件进⾏行详细描述。
正⽂文⾏行⽂文应通顺,多⽤用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让⼈人晦涩难懂的语句。最
好不要让⼈人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语⽓气
根据收件⼈人与⾃自⼰己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语⽓气
进⾏行论述,以免引起对⽅方不适。
尊重对⽅方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电⼦子邮件可轻易地转给他⼈人,因此对别⼈人意⻅见的评论必须谨慎⽽而客观。 “邮件⻔门”就是深刻的
教训!
3. Email正⽂文多⽤用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列⼏几个段落进⾏行清晰明确的说明。保持你的每个段落简
短不冗⻓长,没⼈人有时间仔细看你没分段的⻓长篇⼤大论。
4. ⼀一次邮件交待完整信息
最好在⼀一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发⼀一封什么“补
充”或者“更正”之类的邮件,这会让⼈人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使⽤用拼写检查
这是对别⼈人的尊重,也是⾃自⼰己态度的体现。如果是英⽂文Email,最好把拼写检查功能打开;
如果是中⽂文Email,注意拼⾳音输⼊入法带给你的弱智同⾳音别字。
在邮件发送之前,务必⾃自⼰己仔细阅读⼀一遍,检查⾏行⽂文是否通顺,拼写是否有错误。
6. 合理提⽰示重要信息
不要动不动就⽤用⼤大写字⺟母、粗体斜体、颜⾊色字体、加⼤大字号等⼿手段对⼀一些信息进⾏行提⽰示。合理
的提⽰示是必要的,但过多的提⽰示则会让⼈人抓不住重点,影响阅度。
7. 合理利⽤用图⽚片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以⽂文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以
阐述,收件⼈人⼀一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使⽤用 :) 之类的笑脸字符,在商务信函⾥里⾯面这样显得⽐比较轻佻
Business Email 不是你的情书,所以:)之类的最好慎⽤用。只⽤用在某些你确实需要强调出
⼀一定的轻松⽓气氛的场合,⽐比如现在-:)
附件
1. 如果邮件带有附件,应在正⽂文⾥里⾯面提⽰示收件⼈人查看附件
2. 附件⽂文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,⽅方便收件⼈人下载后管理
3. 正⽂文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时
4. 附件数⺫⽬目不宜超过4个,数⺫⽬目较多时应打包压缩成⼀一个⽂文件
5. 如果附件是特殊格式⽂文件,因在正⽂文中说明打开⽅方式,以免影响使⽤用
6. 如果附件过⼤大(不宜超过2MB),应分割成⼏几个⼩小⽂文件分别发送,
语⾔言的选择和汉字编码
1. 只在必要的时候才使⽤用英⽂文邮件
英⽂文邮件只是交流的⼯工具,⽽而不是⽤用来炫耀和锻炼英⽂文⽔水平的。如果收件⼈人中有外籍⼈人⼠士,
应该使⽤用英⽂文邮件交流;如果收件⼈人是其他国家和地区的华⼈人,也应采⽤用英⽂文交流,由于存在
中⽂文编码的问题,你的中⽂文邮件在其他地区可能显⽰示成为乱码天书。
2. 尊重对⽅方的习惯,不主动发起英⽂文邮件
如果对⽅方与你的邮件往来是采⽤用中⽂文,请不要⾃自作聪明的发送英⽂文邮件给他;如果对⽅方发英⽂文
邮件给你,也不要⽼老⼟土的⽤用中⽂文回复。
3. 对于⼀一些信息量丰富或重要的邮件,建议使⽤用中⽂文。你很难保证你的英⽂文表达⽔水平或收件
⼈人中某⼈人的英⽂文理解⽔水平存在问题,⽽而影响邮件所涉及问题的解决。
4. 选择便于阅度的字号和字体
中⽂文⽼老实点⽤用宋体或新宋体,英⽂文就⽤用Verdana 或 Arial 字型,字号⽤用五号或10号字即
可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要⽤用稀奇古怪的字体或斜体,最好不⽤用背景信纸,特别对公务邮件。
不要为突出内容⽽而将字号设置过⼤大,拉滚动条是很⿇麻烦的事情;也不要过⼩小,费神⼜又伤眼睛。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名,这样对⽅方可以清楚的知道发件⼈人信息。虽然你的朋友可能从
发件⼈人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的⼯工作。
1. 签名信息不宜过多
电⼦子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址
等信息,但信息不宜⾏行数过多,⼀一般不超过4⾏行。你只需将⼀一些必要信息放在上⾯面,对⽅方如果
需要更详细的信息,⾃自然会与你联系。
引⽤用⼀一个短语作为你的签名的⼀一部分是可⾏行的,⽐比如你的座右铭,或公司的宣传⼝口号。但是要
分清收件⼈人对象与场合,切记⼀一定要得体。
2. 不要只⽤用⼀一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进⾏行简化。过于正式的签名档会让
与对⽅方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调⽤用。
3. 签名档⽂文字应选择与正⽂文⽂文字匹配,简体、繁体或英⽂文,以免成出现乱码。字号⼀一般应
选择⽐比正⽂文字体⼩小⼀一些。
回复技巧
1. 及时回复Email
收到他⼈人的重要电⼦子邮件后,即刻回复对⽅方⼀一下,往往还是必不可少的,这是对他⼈人的尊重,
理想的回复时间是2⼩小时内,特别是对⼀一些紧急重要的邮件。
对每⼀一份邮件都⽴立即处理是很占⽤用时间的,对于⼀一些优先级低的邮件可集中在⼀一特定时间处
理,但⼀一般不要超过24⼩小时。
如果事情复杂,你⽆无法及时确切回复,那⾄至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理,⼀一
旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对⽅方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认
⼀一下收到了。
如果你正在出差或休假,应该设定⾃自动回复功能,提⽰示发件⼈人,以免影响⼯工作。
2. 进⾏行针对性回复
当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要⽤用简单的,那样
太⽣生硬了,应该进⾏行必要的阐述,让对⽅方⼀一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对⽅方给你发来⼀一⼤大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是⾮非常
不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显⽰示出你的尊重。
4. 不要就同⼀一问题多次回复讨论,不要盖⾼高楼
如果收发双⽅方就同⼀一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采⽤用
电话沟通等其他⽅方式进⾏行交流后再做判断。电⼦子邮件有时并不是最好的交流⽅方式。
对于较为复杂的问题,多个收件⼈人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越⾼高,这将导致邮件过
于冗⻓长笨拙⽽而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进⾏行⼩小结,删减瘦⾝身,突出有⽤用信息。
5.要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)
如果只需要单独⼀一个⼈人知道的事,单独回复给他⼀一个⼈人就⾏行了
如果你对发件⼈人提出的要求作出结论响应,应该replay all,让⼤大家都知道;不要让对⽅方
帮你完成这件事情 。
如果你对发件⼈人的提出的问题不清楚,或有不同的意⻅见,应该与发件⼈人单独沟通,不要当着所
有⼈人的⾯面,不停的RE来RE去,与发件⼈人讨论。你们讨论好了再告诉⼤大家。不要向上司频繁发
送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前,要三思⽽而⾏行!
6. 主动控制邮件的来往
为避免⽆无谓的回复,浪费资源,可在⽂文中指定部分收件⼈人给出回复,或在⽂文末添上以下语
句:“全部办妥”、“⽆无需⾏行动”、“仅供参考,⽆无需回复”。
正确使⽤用发送,抄送,密送
要区分To和CC还有BCC(区分收件⼈人、抄送⼈人、秘送⼈人)
1. To的⼈人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。
2. ⽽而CC的⼈人则只是需要知道这回事,CC的⼈人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的⼈人有
建议,当然可以回Email。
3. ⽽而BCC是秘送,即收信⼈人是不知道你发给了BCC的⼈人了的。这个可能⽤用在⾮非常规场合。
4.TO,CC中的各收件⼈人的排列应遵循⼀一定的规则。⽐比如按部⻔门排列;按职位等级从⾼高到低
或从低到⾼高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5.只给需要信息的⼈人发送邮件,不要占⽤用他⼈人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之前,⾸首先确保所有收件⼈人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密信息要⼩小
⼼心谨慎,不要把内部消息转发给外部⼈人员或者未经授权的接收⼈人。
如果有需要 还应对转发邮件的内容进⾏行修改和整理,以突出信息。不要将RE了⼏几⼗十层的邮件
发给他⼈人,让⼈人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

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