公司往来邮件发送礼仪

公司往来邮件发送礼仪

关于主题

1. 一定不要空白，这是最失礼的
2. 简明扼要，不宜太长
3. 写明来自“云智通”，不用注明时间
4. 标题要反映文章内容和重要性，切忌使用含糊不清的标题，如“王先生收”
5. 一封邮件只针对一个主题
6. 回复邮件时，应根据回复内容更改标题，不要RE：RE：太多
7. 千万不可出现错别字和不通顺 

关于称呼与问候

1. 恰当称呼收件人：先尊称对方职务，不清楚职务尊称“先生、小姐”，英文名可用“Hi.XX”但不熟的话不要都用“Dear xxx”.
2. 最简单的开头可用“Hi”，“您好”“你好”问候语是称呼后换行空两格
3. 结尾常见“Best Regards”“祝您顺利”“此致敬礼等
 
正文
 
1. 若是第一次通信，首先说明自己身份，然后说明事由，然后简明扼要说清楚事情。
2. 如果事情复杂，最好用1.2.3.4的罗列几个段落进行明确说明，确保每段简短表达明确。
3. 一次邮件把相关信息全部说清说准确，避免再发“补充”“更正”之类的邮件。
4. 尽可能避免拼写错误和错别字，发送之前务必自己仔细阅读一遍，这是对别人的尊重。
5. 在较长的邮件中，重要信息如：时间、金额、需要确认的信息用粗体或醒目的颜色进行提示，但不要过多，影响阅读。
6. 不要使用：）等字符表情，除非你确实需要强调轻松气氛的场合。
7. 字体要用系统自带字体，中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial，字号用五号或10号，不要用稀有字体，不要用背景信纸。
 
附件
 
1. 如果邮件带附件，应在正文中提示收件人查看。
2. 附件名应按内容命名。
3. 如果多个附件，正文中应对附件内容做简要说明，如果特殊格式文字，正文明说明打开方式。
 
结尾签名
 
1. 设置电子签名档
2. 不要只用一个签名档
 
回复技巧
 
1. 及时回复邮件，销售人员设置手机邮箱，技术人员设置来件提醒，理想回复时间是2小时内，最晚不要隔天。
2. 如果无法及时确切回复，应及时回复邮件说明“邮件收到，我们正在处理，有结果会及时回复”，要及时作出响应，哪怕只是确认收到了。
3. 如果出差或休假，应设定自动回复，或事先把相关工作转交给其它人代理。
4. 针对性回复，在一个事件上回复邮件时要确保之前的往来邮件内容信息完整，在对方列出问题时，需要把问题复制再在后面加上你的回答，最好用颜色区分一下。
5. 回复内容不得少于10个字，但对于较为复杂的问题也不要内容太多，可用电话沟通。
6. 区分回复Reply和回复全部Reply All，如果对方邮件发送你还抄送了其它人，提出要求作出结论响应，应该回复全部，不要让对方帮你完成这件事情，如果问题不清楚或仍有不同意见，则应与发件人单独沟通，不要把你们沟通过程发给他人。
7. 主动控制邮件的来往，回复时在正文末加上“盼复”“全部办妥”“仅供参考，无需回复”等语句。
 
正确使用发送TO、抄送CC、密送BCC及转发FW
 
1. TO是受理这封邮件所涉及的主要问题的人，应对邮件做出回复响应。
2. CC 是只需要知道这回事，没有义务对邮件做出响应，一般是发件人的团队同事、直属领导或邮件内容相关的人。
3. BCC 是不想让收件人知道这封邮件发给了BCC的人。
4. TO和CC中各收件人应遵循一定规则排列，按部门、职位等级从高到低。
5. 只给需要信息的人发送邮件。
6. 转发邮件要突出信息，转发前要确保所有收件人需要此信息，此外，转发敏感或机密信息要小心谨慎，如商业信息、公司信息、帐户信息等。不要把公司内部消息转发给外部人员，转发前要进行修改和整理。
 
 
 
工作邮件往来利于信息的留存和查询，更是事情进展的记录，发送邮件时要明确邮件的目的，重要事情一定要邮件确认，以避免口头沟通后期无证可查，如需要同事或领导知晓、支持可CC给他们，事情开始、阶段性发展和结论一定要CC直属领导和相关同事。养成良好的收发邮件习惯是一个人专业程度的直接体现，也是一个公司整体形像的重要组成部分。