有关WBS的三个基本问题

WBS（work breakdown structures）即工程项目工作分解结构。2000版的 PMBOK Guide 将其定义为“wbs编码是一组以可交付项目产品为导向的项目分解元素，它可以用以组织和定义整个项目范围内的所有工作内容。编码每下降一个层次就能更加细致的表现项目工作的细节 。” 这一定义体现了WBS（work breakdown structures）的几下几个特征：
1）它能代表项目的工作活动，并且这一项目工作活动能产生一个切实的结果。
2）它分布于一系列有序的层次结构之中
3）它能代表一项有目标和切实的结果，并且能作为一项可交付的项目成果。
WBS作为一项全面系统的分析工程项目的有效方法和项目管理的基础性工作，其概念已为项目管理者所熟悉，内容也容易理解，但在实际实施中却会遇到很多困难，甚至难以推行。造成WBS方法实现困难的基本原因笔者总结为以下三个涉及WBS本质思想和作用方面的问题。1、WBS应该如何分解？2、不同分解方法之间的矛盾如何解决？3、如何理解WBS在项目代码体系中的地位？
1、 WBS应该如何分解？
关于WBS分解的方法，任何一本项目管理的书籍都有介绍，但大多都是经验性的。在实际应用中仍然会遇到问题：第一，WBS到底应该分解到多细？很明显由于项目管理的自身特点，在项目计划阶段，没有人能够项目所涉及的所有事情都写出来，那么WBS要分解几层，到多细呢？ 如果分细不容易，那么就分粗一点吧。每个WBS都只有三层。前两层是概要，后一层是任务。这时，问题也出来了。有可能同一个项目责任人第一阶段与第二阶段所过的工作都针对于WBS上的一个叶节点。看起来他只是在做一个工作。这种也是不合理的。 第二，WBS究竟有什么用 ？WBS把工作按一定格式，分类来填写，难道只是用WBS提醒一下作者，还有某某事没有做？那WBS与备忘录有什么区别吗？如此看来，只记住几个方法是不能做好项目分解工作的，最重要的是要发现做WBS分解的本质意义所在。
WBS分解的实质思想之一是要体现在项目过程中的项目职责的落实和明确划分。这个思想可以解答上面出现的两种疑问。从工程项目管理的特点可以发现，工程项目实施过程相对松散灵活，但是在责权确认的认证流程上却是相当严谨的，每一项可交付的项目成果都有严格的多方层层确认过程，以保证其项目成果达到各方标准要求。“责任到人”是项目管理的核心，实际工作中项目管理最怕的就是“事情出了没人认账，没人负责”。要避免这个问题的出现，就要在每一层次WBS分解过程中都考虑到项目责任划分和归属，尽可能每一个最底层的节点都有唯一责任人（或部门）相对应，其分解的粒度是“可以分配,可以交付”。
2、不同分解方法之间的矛盾如何解决？
工程项目的分解就是把一个已知的工程项目的任务目标，工作范围和合同要求，按照工程项目的客观规律和系统原理分解成若干个便于管理的，相对独立但又相互联系的项目单元（工作任务），以其分解结果——项目单元作为项目的计划、管理控制和工程项目内部信息传递等一系列工程项目管理的对象。原理是容易理解的，但是实际中的问题是, 每个人的解决问题思路不同，同一个项目不同的人有很多种分类, 因为可以按照工作的流程分解,也可以按照系统论的方法进行结构上的分解。不同分解方法侧重点不同，相互之间难以统一，这就造成了WBS方法在理论上容易理解但是在实际中操作实施的难度。
针对工程建设项目，造成这一矛盾的最大原因是，我国工程建设项目推行的是合同实物清单报价体系，工程项目的费用支付和工程实物的完成情况是按照合同清单完成情况来核定的，而且我国还专门编定了一系列用于合同概预算的代码规范，例如在交通建设工程中就有1~900章详细的针对交通工程建设施工过程中每一项可能会涉及到的内容的编码规范。合同清单分解工程和WBS分解在思路上有本质不同：合同清单分解是按工程实物来划分，不考虑项目工作的联系和结构关系；而WBS是以工艺流程来划分工程项目，每一个分解单元节点其要素上不仅包括本节点的定义，还包括与其他项目节点之间的逻辑关系，这些节点合在一起要能共同反映项目的工作结构。这种分解思想上的不同造成了WBS最底层的单元节点（一个工作包）与合同清单项目形成了多对多的关系，即某一个WBS工作包中包含若干个清单项目的部分内容，同时一个清单项目的内容也可能分布于不同的WBS工作任务包中，这个实际的问题给工程项目实施WBS带来困难。
解决这一矛盾首先要理解WBS方法的实质作用。WBS思想的最本质的作用之一：它是在实现工程项目的进度/费用的联合控制的基础，如果没有这个功能，WBS编码就没有任何特殊的意义，成了上提到的工作备忘录。如何进行工程项目的进度/费用的联合控制，这个涉及到赢得值原理（EVC），具体使用方法暂不在本文介绍。
既然理解WBS本质作用，就可以针对问题提出对策。项目业主方在应用WBS方法的时候，不妨首先将其分为两个部分。
（一）上层部分可称做项目大项工作分解结构（project summary work breakdown structure 简称PSWBS），把整个项目按级别划分为若干大项和单项，以便于进行管理和控制。
（二）WBS的下层部分可称做工程公司标准工作分解结构（contractor’s standard work breakdown structure,简称CSWBS）。它是工程承建公司为实现各自项目费用/进度综合控制而建立的标准工作分解结构模式。
业主方应着重做好PSWBS的划分工作，并与工程承建方共同协商做好CSWBS的上几层的划分工作，而对于CSWBS的底层的划分则可以交给工程承建方自己灵活处理。需要注意的是，工程承建方在编制CSWBS的时候，较高层次CSWBS最好按项目的生命周期各个阶段，各个里程碑控制点等原则来划分；而其底层也并不一定要细到合同清单项目，尽可能每个划分能有一个相对完整的项目交付成果。虽然这还是不能消除WBS单元（准确地说是CSWBS层的分解单元）与对应的合同清单项目之间的多对多关系，但CSWBS层的最终分解单元的层次关系是位于合同清单项目之上的，就可以避免两种分解编码同一层次出现而产生的混乱。同时，这样做既利于实物工作量和费用的衡量统计，也体现出了控制的作用。
3、如何理解WBS在项目代码体系中的地位作用？
WBS在很多工程项目管理教材中似乎被夸大了，似乎只要有了它项目管理就一定会产生高效率，高效益。而在实际的工程现场单位，WBS却常常被束之高阁，远没有合同概清单，文件编码系统等用得多。工程分解的工作成了工程工作备忘录，给工程管理人员带来了工作上的冗余。出现这种情况笔者认为是没有正确的认识WBS在项目中的地位，没有把它放到项目中系统的看待其关联。
必须认识到WBS不是孤立存在的，它也不是一套大而全的可覆盖整个项目分解结构，很多信息，如概算、合同以及管理部门的组织结构等都不能在WBS中完整地表现。于是，作为WBS的补充，又出现了OBS（组织分解结构），RBS（资源分解结构）以及文档图纸编码系统等等。而且，在项目信息编码与代码系统中WBS要与其他的编码系统关联起来作用。比如，WBS和OBS结合就可以进行职责配置：把项目工作分解结构WBS看作纵轴，组织分解结构OBS为横轴，通过两者的整合确定部门或个人的工作任务和责任。同理，WBS还可以与其他编码体系结合体现其相对应的配置关系。
同时，WBS在不同阶段也有不同的侧重作用：
WBS初期的作用：确认项目范围。
项目计划时，根据WBS估算项目进度/成本。
项目执行时，检查项目是否按时按量完成；整体项目路径的调整；项目进度/费用的联合控制。
项目结束时，项目绩效衡量。
总的说来，WBS只是项目编码体系中的一部分，但却是重要的一部分，它可与其他编码体系配合体现不同的配置关系；它是贯穿项目管理全过程的一条主线，将项目管理各个阶段的工作串联起来，形成项目的集成管理。
4 小结
上面提到的三个问题，不是孤立的出现的，往往是在项目工作分解的过程中综合体现的，只是为了讨论的方便，笔者才把它们分解开来论述。最后，对这三个问题做一个整体的回顾。
1） WBS是要体现项目内容、职责的明确划分和责任落实。
2） WBS是实现工程项目的进度/费用联合控制的核心和基础。
3） 它是贯穿工程项目全过程的一条主线，能将计划、实施控制、业绩评价串联起来，形成项目的集成管理。
4） 真正使工程项目管理以项目任务（工作）为中心，更加强化目标管理方法。
WBS的使用方法，应注意如下原则问题：
1） 在WBS分解前要认真研究合同，了解项目的范围和任务。
2） WBS是把一个比较复杂的事情逐步分解为比较简单的过程, 让原来看起来不可控的一件事情变得清晰和可控, 分解的粒度是“可以分配,可以交付”。
3） 分解中要结合责任体系和任务，把握各责任人的管理深度。
4） WBS不应孤立存在，它可以和项目中其他的编码体系结合起来以体现出不同的管理意义。