开会

 

开会是我们工作中一项主要内容。大会、小会接连不断。工作这么长时间，开了无数次会，感觉效果好的没有多少，能正点开的也不多，准备充分的几乎没有。即使开会了，也是废话连篇，效率低下。

我认为开会的目的在于解决问题和分享新信息，而不是花大把的时间去讨论大家都已经知道的信息上。

开会是有代价的，我们很少去考虑这个问题，遇到一点鸡毛蒜皮就拉一帮人去会议讨论半天。会议成本有一个简单的估算公式：

内部会议的会议成本＝会议时间Ｘ与会人数Ｘ每小时平均工资Ｘ２

公式中平均工资之所以乘以２，是因为劳动生产率要大于工资，并且参加会议要中断正常的工作。由此可见开会的成本是巨大的，我们要在决定开会之前先自问一下：这个问题能不能不通过开会的形式解决。比尔·盖茨曾告诫微软的内部员工：能站着解决的问题就不要坐着，能在桌边解决的问题就不要去会议室，能写个便条解决的问题就不要做会议记录。

如果到了非开会不可的地步，就要认真地做好会议准备工作。没有充分的准备是会议不成功的一个重要因素。认真的准备也能带来意外惊喜，那就是在准备会议的过程中，突然发现其实并一用开会。

会前准备的内容包括会议的主题、会议的时间、参加会议的人员、会议所需要的资料、会议的进程安排、资料的分发、相关人员意见的征集。根据当时的情况，这些准备工作也不一定全做，做的时候也不一定形成文件，有的只需要动一下脑子想一下有个大概就行了。

开会的时候要控制好流程，避免跑题、做好会议记录。开会很容易跑题，有的时候跑地离谱，会议的主持要及时关注讨论的内容，发现偏离，马上纠正。会议的主持人还要及时总结大家讨论和发言的内容，形成结论，不要到最后才去总结，有些重要的成果往往不是最后形成。及时的总结了有利于提高大家对所讨论问题认识，促进会议的进程。

会后要及时完成会议的记录，明确相关者的责任和任务。并将会议的记录及时发送给与会者和没有参加会议但那些需要了解会议内容的人。

有时在会议上根据讨论的结果会给相应人员安排一定任务，对这些任务的完成状况要及时跟踪。确保按时、保质保量完成，只有这样才算是一个比较成功的会议。