系统上线后关键用户的工作建议

系统上线后，关键用户的工作内容一般有以下几个方面：

1、  对最终用户进行实际操作的当面或者远程指导

2、  对最终用户操作中遇到的问题进行解答，并针对经常出现的操作问题进行二次培训

3、  总结发生的问题，与内外部顾问一起寻求解决方案

4、  对最终用户的操作结果进行检查

 

本文主要针对第4条进行一些操作方面的建议。

由于各种原因，最终用户的操作可能会有错误，会有遗漏，会有各种各样的问题。但是最终用户自己可能并不能发现这些问题。SAP提供了各种各样的反冲操作，如果有操作错误，及时发现的话还是比较容易改正的。但是如果不能及时发现并纠正，后续业务持续发生的话，可能就会比较难以回头，甚至不可能再改正了。因此，关键用户应当对系统中的操作结果进行逐日检查，及时发现可能的错误。MM模块的关键用户，可以从如下几个方面进行检查：

 

一、采购业务

1、  采购申请处理检查

手工的或者是MRP运行出的采购申请，需要及时地处理为采购订单。系统会根据需求的日期倒算，给出采购件的处理日期。在采购申请上，有一个日期叫作“批准日期”，它的含义是，在这个日期之前，采购订单必须已经发出，否则将不能满足对物料的需求。根据系统定义的采购处理时间，以及主数据中的计划交货时间和收货处理时间，系统会自动确定这个日期。更多关于这个批准日期的内容，请参阅本人的博客“采购申请中的release date”（地址：http://blog.sina.com.cn/s/blog_3eeba4010100ak4f.html）。关键用户可以针对这一点进行检查，尽早地发现最终用户的延误。具体操作如下：

用事务代码ME5A

有两处需要特别注意的地方。1处所示，是审批日期，不妨设置为“以前的某日”到“当前日期”。2处所示的“已结算的申请”不要勾，表示已经转为采购订单的采购申请不会被选择。其他的选择项就可以根据需要自由输入了。

运行出来的结果就是在选定的时间段内应该处理，并且尚未处理的采购申请。如果这个日期是昨天以前，那就说明用户的操作有问题，或者是主数据的设定、业务数据的设定有问题，关键用户需要对其进行重点关注并催促处理。

2、  到货及时性检查

到货是否及时，是指供应商是否按照订单上指定的日期把货物送达。保证采购到货的及时性，是采购员非常重要的一项工作职责。事实上SAP对此也提供了相应的检查手段。货物送达后，仓管员要在系统中做收货过账。通过查询在采购订单上已经确定的计划交货日期，实际收货过账是否已经发生，就可以确定是供应商是否已经及时送货。用事务代码ME2N

上图中的1表示“未结算收货”，也就是说，已经收货过账的数量小于采购订单的数量；而2表示交货日期，即在选择的日期采购订单应该已经交货。如何使用呢？举例来说，你选择“交货日期在过去一周且未结算收货”的采购订单，是不应该出现结果的。如果出现了结果，那表示这些业务是有问题的：要么是交货日期设置不正确，要么是供应商没有及时送货，要么是采购员和供应商已经协商过，要更改采购订单而采购员没有去更改。

3、  订单正确性检查

上面两种检查，规则相对来说是通用的。而订单的正确性检查不象上面两种检查，它的规则根据每个企业的不同而不同。比如，如果某企业规定，某种类型的采购订单必须使用某个采购组。这种规定一般不是完全通过系统配置、权限配置来强制实现的，所以用户很可能做错。关键用户可以针对类似的规则去查询是否有“违规”的采购订单生成。

二、库存管理业务

1、  采购收货及时性检查

库存管理方面，保证物流和系统信息流的一致性是非常重要的原则。采购收货是否及时入库？是否有给供应商打白条而未办系统入库的？这方面的检查不太容易。从系统上可以查出，某一天应该收货的采购订单。每天查询当天应该收货而未收货的采购订单，可以在一定程度上解决这个问题；但是，是什么原因导致该收而未收？是不是供应商真的按时送货了呢？如果供应商没有按时送，那就要冤枉了仓库保管员了。

因此，主抓库存管理的关键用户，不能只靠系统，要深入到仓管员工作岗位去，直接查看仓管员那里是否有白条。

2、  发货及时性检查

发货的及时性相对采购收货的及时性来说，更好检查一点。因为发货的依据一般是预留单。预留单有系统产生的，也有人工创建的，都是有需求日期在上面的。仓管员是不应该推迟发料的，因为可能会导致需求部门断料；但仓库也不应该提前发货，提前发货会导致库存的积压。我们可以通过事务代码MB25来进行监控。

很简单，勾选“打开预留”，即表示尚未完全执行的预留；再加上日期的组合条件（当前日期之前），就可以找出异常的预留（该执行而未执行的）了。

但是这种方法选择出来的结果要区别对待。更多的情况下，预留没有按时发货是因为需求日期本身不准确。所以不能怪仓管。

更重要、更实际的一种检查，是象查询收货一样到仓管员的岗位上去查白条。需求部门领用物料，不通过正规途径而是打白条经领导签字直接到仓库去领，这是再常见不过的情况，大部分的情况下这类事情是没有办法避免的。关键用户应该敦促和帮助仓管员尽可能迅速地把白条处理掉。白条是仓库管理的大忌。

 

关于上线初期的检查，就先说这么多吧。