文档管理与文档规范

 

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文档管理与文档规范

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        毫无疑问，文档管理是项目管理中最关键的部分之一，文档管理的规范与否关系到项目进展状况，关系整个项目工作的效率与效益。 
       往往越是规模大的公司，其项目工作中的每一个环节都有相应的规范进行管理，这些规范都是都前辈呕心沥血，披荆斩棘所获的的经验总结，而非普通文书工作者的推猜可得。
       当然，如果刚刚创业起步的小公司如能更早的抓住项目规范、文档规范，更是使公司发展或者比大公司更大的推动力。
     
        做文档应当十分注意细节问题，可以文档的细节规范决定文档的成败，正所谓细节决定成败。
        1. 首先，绝对不允许有错别字。
        2. 文档标题：命名标准为：客户公司名称+项目名称+版本号。（××公司采编项目_V1.0 ）。
        3. 文档属性：打开word文档－>文件－>属性 （标题、作者、单位）。
        4. 首页：文档标题，客户公司和实施公司LOGO，左下角标注（实施公司名，作者，更新时间，版本，文档编号）。
        5.文档管理：修改记录，审阅记录，分发记录，致被分发者。
        6.目录：动态更新目录，任何栏目修改都要及时更新。
        7. 项目编号：整个项目编号撑起了整篇文档的栏目构架，在视图－>文档构架图中应可以看清这个脉络。
        8. 文档字体：文档的项目编号、正文、注释 都应有相应的字体大小。
        9. 图片表格：每个图片和表格都必须要编号。
        10. 段落：段落的之间的行距，是否空行，紧密程度应当十分注意，影响整体美观。
         11. 页眉和页脚：页眉,左边是实施公司LOGO，右边是文档标题；页脚，左边有公司名及版权声明。
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