Access教程 第二章 建立数据库

本章内容

 

◆ 数据库的设计概念与创建数据库。

◆ 表的创建及表与表之间的关系。

◆ 数据库的修改、设计与编辑。

 

 

一、数据库的设计

 

1 ．概念及准则

 

下面介绍数据库设计的概念，及由此而产生的数据库设计准则。

Access 2003数据库是所有相关对象的集合，包括表、查询、窗体、报表、宏、模块、 Web页等。每一个对象都是数据库的一个组成部分，其中，表是数据库的基础，它记录数据库中的全部数据内容。而其他对象只是Access提供的用于对数据库进行维护的工具而已。正因为如此，设计一个数据库的关键，就集中在建立数据库中的基本表上。

关系型数据库不管设计得好坏，都可以存取数据，但是不同的数据库在存取数据的效率上有很大的差别。为了更好的设计数据库中的表，下面提供几条一般规则供大家讨论。

⑴ 字段唯一性。即表中的每个字段只能含有惟一类型的数据信息。在同一字段内不能存放两类信息。

⑵ 记录唯一性。即表中没有完全一样的两个记录。在同一个表中保留相同的两具记录是没有意义的。要保证记录的唯一性，就必须建立主关键字。

⑶ 功能相关性。即在数据库中，任意一个数据表都应该有一个主关键字段，该字段与表中记录的各实体相对应。这一规则是针对表而言的，它一方面要求表中不能包含该表无关的信息，另一方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一记录。

⑷ 字段无关性。即在不影响其他字段的情况下，必须能够对任意字段进行修改（非主关键字段）。所有非主关键字段都依赖于主关键字，这一规则说明了非主关键字段之间的关键是相互独立的。

这些内容涉及到关系模型与规范化问题，这里不作理论分析，我们将在数据库原理中学习和讨论。

 

2. 一般步骤

 

按照上面几条原则，可以设计一个比较好的数据库及基本表。当然数据库的设计远不止这些，还需要设计者的经验和对实际事务的分析和认识。不过可以就这几条规则总结出创建数据库的一般步骤。

⑴ 明确建立数据库的目的。即用数据库做哪些数据的管理，有哪些需求和功能。然后再决定如何在数据库中组织信息以节约资源，怎样利用有限的资源以发挥最大的效用。

⑵ 确定所需要的数据表。在明确了建立数据库的目的之后，就可以着手把信息分成各个独立的主题，每一个主题都可以是数据库中的一个表。

⑶ 确定所需要的字段。确定在每个表中要保存哪些信息。在表中，每类信息称作一个字段，在表中显示为一列。

⑷ 确定关系。分析所有表，确定表中的数据和其他表中的数据有何关系。必要时，可在表中加入字段或创建新表来明确关系。

⑸ 改进设计。对设计进一步分析，查找其中的错误。创建表，在表中加入几个实际数据记录，看能否从表中得到想要的结果。需要时可调整设计。

 

3. 实例剖析

 

下面以小型公司为例，建立客户、订单、产品、雇员管理的数据库。

 

⑴ 明确目的。

◆ 公司中有哪些雇员及其自然情况（何时被聘）、工作情况（销售业绩）等。

◆ 公司中有哪些产品及其种类、单价、库存量、定货量等。

◆ 公司有哪些客户，客户的姓名、地址、联系方式及有何订货要求等。

 

⑵ 确定数据表。

◆ 客户表。存储客户信息。

◆ 雇员表。存储雇员信息。

◆ 产品表。存储产品信息。

◆ 订单明细表。存储客户订单信息。

 

⑶ 确定字段信息。

在上述相关的表中，我们可以初步确定如下必要的字段信息。习惯上，每个表都可人为设定一个关键字段。如订单表中，它的主关键字段是由多个字段组成的（产品编号、订货日期、客户编号、雇员编号），同时为了方便，也可建立一个订单编号作为主关键字段，它本来是可有可无的。

请看下图所示的字段。

 

 

⑷ 确定表间关系。

要建立两个表之间的关系，可以把其中一个表的主关键字段添加到另一个表中，使两个表都有该字段。

下图中，课单明细表中的主关键字段是由多个字段组成的。当然也可以如上所示地设立一个订单编号作为主关键字段。

 

⑸ 改进设计。

上图中每一个表中的字段设置可以进一步完善和改进，甚至可以建立不同于初步设计时的新表来完成。如有需要，为了进行雇员工资的发放，可以建立工资表。

 

 

二、建立一个数据库

 

下面是 Microsoft Access 2003的界面。基于这个界面，创建一个新的数据库的方法是多样的，也是十分简单的。

1 ．利用模板新建数据库

 

为了方便用户的使用， Access 2003提供了一些标准的数据框架，又称为“模板”。这些模板不一定符合用户的实际要求，但在向导的帮助下，对这些模板稍加修改，即可建立一个新的数据库。另外，通过这些模板还可以学习如何组织构造一个数据库。

 

Office Online 模板可通过在线查找所需要的数据库模板。

 

 

选择本机上的模板，出现如下窗体：

 

 

选择工时与账单模板，如下图：

 

 

命名存盘后，向导如下：

 

下面是数据库中的表和字段：

 

 

如果修改字段，有些不能修改的将给出提示信息：

 

 

 

选择屏幕的显示样式：

 

 

确定打印报表所用的样式：

 

 

指定数据库的标题，并确定是否给出图片：

 

 

 

完成数据的建立：

 

完成数据库建立所有工作之前，给出公司信息：

 

 

 

 

切换在数据库启动的主控页面：

 

以下是数据的建立之后的内容：

 

 

通过模板建立数据库虽然简单，但是有时候它根本满足不了实际的需要。一般来说，对数据库有了进一步了解之后，我们就不再去用向导创建数据库了。高级用户很少使用向导。

 

2. 直接建立一个数据库

 

选择建立空数据库，其中的各类对象暂时没有数据，而是在以后的操作过程中，根据需要逐步建立起来。

 

新的空数据库窗口如下：

 

 

 

3. 根据现有文件新建数据库

 

Access 2003提供了“根据现有文件新建数据库”的功能，这与以前的版本有不同之处。

 

 

新建的数据库与选中的现有数据库文件存放在同一文件夹中，但是它的文件名有一个统一的改变，即在原现有文件之主文件名后增加“ 1”，以示区别，这样就产生了现有数据库文件的一个复制副本。

 

2. 打开已存在的数据库

 

要使用数据库， Access 2003需要打开数据库。

 

 

 

在打开数据库对话框右上角，有一些按钮：

 

 

返回前一级、向上一级文件夹、 Web搜索、删除、新建文件夹、视图方式、工具项

 

5. 查看数据库属性

 

数据库是 Access对象，因此具有属性，属性包括文件名、文件大小、位置、由谁修必、最后修改日期。数据库属性分为5类：“常规”、“摘要”、“统计”、“内容”、“自定义”。

 

 

 

三、创建简单表

 

建立了空的数据库之后，即可向数据库中添加对象，其中最基本的是表。简单表的创建有多种方法，使用向导、设计器、通过输入数据都可以建立表。最简单的方法是使用表向导，它提供了一些模板。

 

1. 使用向导创建表

 

表向导提供两类表：商务表和个人表。商务表包括客户、雇员和产品等常见表模板；个人表包括家庭物品清单、食谱、植物和运动日志等表模板。

 

 

 

 

 

 

 

下面假设建立一个客户表：