软件许可证管理的重要性--LMT

软件许可证管理的重要性

在当今技术深度融入大多数组织运营的时代，实施有效的软件许可证管理对确保运营效率和可持续性至关重要。

只需考虑一下你在手机、平板电脑和笔记本电脑上有多少应用程序——每个应用程序都有某种形式的许可证保护供应商的知识产权（IP）权利，并且通常伴随着许可费用或其他收入来源，如广告。

在组织层面，保持业务运转所需的软件数量是每个自动化活动中所需软件的总和，再乘以从事这些活动的员工人数。

根据Okta 2021年的《工作中的企业》报告，2021年每个客户部署的平均应用程序数量为88个。

使用软件的成本可能会占据公司IT预算的惊人比例，特别是如果公司使用SAP等ERP解决方案，或者用于设计和施工的专业工程和科学软件。

更令人惊讶的是，许多组织仍然没有积极管理其软件许可证，导致不必要的支出，同时也面临违反软件协议的风险。

在德勤2021年全球IT资产管理（ITAM）调查中，84%的受访者认为他们的组织在ITAM方面仍存在不足。

以下是为什么软件许可证管理（LMT）对任何企业都至关重要以及每家公司都应该实践它的简要说明，使用一个或多个软件产品来实现许可证优化。

什么是软件许可证管理？

软件许可证管理（LMT）是监控软件许可证在组织内部使用和部署的实践，确保组织遵守与软件供应商的协议条款。

它是软件资产管理（SAM）的一个子集，而SAM又是软件和硬件或IT资产管理（ITAM）的一个子集。

必须记住，每个供应商都会跟踪和监控其软件许可证的使用情况，并利用这些信息来识别客户的潜在或实际的非合规情况。

LMT的好处

考虑到每个供应商都在评估你使用其软件的方式，这提醒你软件许可证管理是一项不应忽视的活动。

首先，它能让你安心，因为你有第一手和有文件证明的许可证使用情况，不必盲目接受供应商的计算结果。

这对于“补正”协议尤其重要，因为你可能会因为超额许可证成本而损失惨重。

有效的软件许可证管理是主动而非被动的，因此你可以优化许可证的使用，同时确保用户能够访问所需的软件。

当协议到期时，你可以根据实际需要而非猜测来谈判。

你可以随时迎接软件审计，确保自己是合规的。

虽然这些原因足以使软件许可证管理成为显而易见的选择，但节省的成本可能从可观到惊人。

各种由软件许可证管理供应商和咨询公司如Gartner进行的研究表明，许可证上的超支是一个全球性且持续存在的现象。对于一般办公软件，超额成本可达每个工作站250美元以上。

考虑到专业工程软件，单个许可证的成本可能高达数千美元。如果它仅使用30%的时间，甚至更糟的是根本不使用，软件许可证管理就成为必要而不是可有可无的。

据估计，全球范围内许可证支出的25%到35%是浪费的，令人惊讶的是，甚至有大型组织没有实施软件许可证管理。

不实施软件许可证管理的风险

最初在组织中应用软件许可证管理的重点是避免违反软件供应商协议。

供应商与客户之间因为许可证协议的违约而发生的数百万美元的诉讼屡见不鲜。

避免这种冲突的最好方法是自行负责监控软件许可证的使用情况，而不是依赖供应商的评估。

这样你可以预先警告任何潜在的风险并主动加以阻止，同时有自己的使用报告与供应商的报告进行对比。

这些风险可能是意外的，例如，如果员工拥有自己的软件版本并无意中在自己的设备上使用它，但在你的IT网络内，这可能违反你的许可证协议。

一旦早期采用者对软件许可证管理充满信心，认为他们符合软件合规要求后，许可证使用和由谁使用的可见性提高，很快就发现有相当大的浪费，原因有很多，比如：

• 许可证已经购买但没有使用，因为员工离职，或项目完成后许可证被“搁置”。
• 员工需要许可证，但他们只使用了一小部分时间，比如10-30%。
• 购买的许可证功能过多，员工不需要或很少使用。
• 并发许可模型中，许可证保存在一个池中，任何有权用户在需要时都可以访问，但用户可能在一天开始时登录并不释放许可证，即使他们不使用它，从而剥夺其他用户的访问权。

“许可证霸占”可以通过软件许可证管理避免，应用称为许可证收集的技术，并有明确的许可证管理政策支持。

许可证管理软件已经发展到可以帮助IT部门识别浪费并优化跨各种产品的许可证使用。今天的组织可以轻松拥有超过150种软件产品。管理这么多产品和许可证模型的可见性和控制必须自动化，而不是通过电子表格完成。

LMT最佳实践

实现连贯和受控的软件许可证管理是一个过程，而不是一夜之间的解决方案，需要一个策略、明确的角色和责任、清晰的目标和实现目标的路线图。对于刚开始这一旅程的组织，以下是一些有用的提示：

• 知道你拥有什么。如果你的软件许可证协议还没有集中存储和管理，确保收集并整理所有许可证协议。
• 收集零散的许可证。特别是在大型组织中，业务部门可能购买了自己的软件副本（带有自己的协议）。这些许可证需要集中管理。如果可能的话，将这些零散的协议整合成一个单一的协议，不论是立即还是在许可证续订时。
• 制定软件供应商协议的优先顺序计划，基于下一次续约日期、对软件的依赖性、用户群和当前支出等因素。这将指导你首先关注哪些软件进行优化。
• 指定专门的软件许可证管理资源，并为他们提供适当的软件许可证管理软件。
• 获得适合你业务和所使用软件的软件许可证管理软件。并非所有软件许可证管理软件都是一样的，或能够管理一些更专业的产品。
• 定义一个全面的软件许可证管理政策，具体说明诸如许可证收集、BYOS（自带软件）等问题。
• 让你的员工参与并教育他们软件许可证管理及其对业务的成本。他们可能不知道这些成本，一旦他们了解并理解了软件许可证管理政策，效率将得到提高。
• 实施收费机制，向用户，尤其是他们的经理，传达一个现实检查。太多公司将许可证成本归于IT部门，而大部分软件是业务部门使用的。有了健全的软件许可证管理和支持软件，你可以精确地将成本分配到每个用户和部门，并将这些成本转嫁给部门。部门主管会很快明白，并密切关注许可证使用情况，从而减轻部分IT及其软件许可证管理资源的负担。

这只是可能干预措施的一个小列表，但随着软件许可证管理实践的改进和成熟，你将识别出更多的机会。

不同类别的软件许可证

软件许可证模型的数量迅速增加，增加了软件许可证管理的复杂性。虽然有更多的变体，但它们通常与以下类别中的一种相关：

• 企业和站点许可证。这些许可证允许企业或特定地理位置使用所需的任意数量的许可证。当然，它们并不便宜，但对于大型跨国公司来说可能是最有效的选择。
• 命名许可证。这是一种专门用于特定用户的许可证，通常是超级用户，他们需要最大的访问权限来提高生产力。
• 硬件特定许可证，如节点锁定或设备许可证。任何有权访问设备或服务器的用户都可以使用许可证。
• 并发许可证。一个许可证池可供有权用户使用。池中的许可证数量少于用户数量。目的是在平衡用户需求的同时最小化许可证数量。这是软件许可证管理软件非常有用的地方，因为它可以最大限度地优化许可证的数量及其利用率。
• SaaS（软件即服务）。这是云模型。许多组织认为转向SaaS或按使用付费模式使得软件许可证管理变得多余，结果发现管理SaaS成本与现场许可证管理同样重要。
• 基于令牌的许可证。这是公司购买一定数量的令牌或积分，每次用户登录并使用软件时，根据价目表（例如，在AutoDesk中，AutoCad和Revit有不同的定价）消耗一些令牌。这些许可证可能非常复杂，带有额外的参数，如分钟数，因此虽然也是一种按使用付费模式，但成本可能会轻易攀升。

选择适合你业务的软件许可证管理软件时，了解该产品是否能够分析和报告你环境中的许可证类型非常重要。