供应链协同采购的需求分析与实现方法

　　三年前，协同采购对于大多数电子企业来说还是一个比较陌生的名词，一些企业甚至以为“协同采购”就是做个网站将采购申请单放到网上，跟手工作业的区别不大。但随着电子制造业信息化程度不断加深，供应链协同采购平台也开始逐步深入人心。 
　　
　　采购成本的高低直接影响到企业最终产品的定价和公司获利能力，甚至可能影响到整个供应链的最终获利状况。只有实现企业内部各部门之间协同及与外部供应商之间的采购协同，企业才能真正实现供应链上合作伙伴步调一致，及时响应市场变化，同时有效降低整个供应链的运作成本。因此，采用信息化手段，通过供应链协同采购平台优化采购流程已成为中国本地企业的竞争利器。
　　
　　协同采购势在必行 
　　
　　在市场竞争日趋激烈的压力下，一些企业不顾供应商的实际情况和利益，采用VMI方式，用零部件供应商大量的库存积压来换取自身的“零库存”；也有一些企业引入精益制造思想，采用JIT生产方式，要求供应商根据生产计划安排送货。这一方式对于计划频繁变更的企业来说存在很大的管理难度，尤其是那些以小批量、多批次、按订单生产为主的企业。 
　　
　　目前，这些企业跟供应商沟通的手段和工具还相对落后，大部分仍采用电话、传真和电子邮件等传统方式与供应商进行信息交流。由于信息不能及时传达，导致企业的采购效率低下，同时供应商因为信息获取不及时，反馈速度很慢，进一步影响了企业自身对生产和市场的反应速度。为了应对市场变化，企业不得不加大库存量。 
　　
　　以上种种问题导致许多企业希望能建立一个协同采购平台，将信息及时准确地传递给供应商，而供应商能够利用这一采购平台及时做出反馈，在提高运作效率的同时，有效整合供应商，降低总体采购成本。 
　　
　　协同采购做什么？ 
　　
　　认识到协同采购的重要性之后，那么，实现协同采购究竟需要做什么？不同的企业有不同的需求，以下是电子企业对协同采购平台的一些常见需求。 
　　
　　信息发布。这是最低层次的协同。通过这个平台能做到信息发布和信息交流，比如发布最新采购订单、计划调整信息或紧急采购等，让供应商及时了解采购订单的最新动态，并及时做出反馈。在技术上，企业希望最好是实现点对点的信息发布和反馈，并能附带传递一些文档信息，这样可以减少传统沟通方式的运用。 
　　
　　计划发布。通过协同采购平台发布各种计划信息，比如中长期采购计划和预测，供应商根据这个预测进行发货准备和生产规划。 
　　
　　VMI库存。目前，很多企业推行VMI管理方式，由供应商备库存，并放在制造企业的仓库中。通过协同采购平台，制造商可以及时进行出库追踪和上线结算，帮助供应商及时了解各自的库存状况，及时进行补货。同时这个协同平台还可以设置警戒库存，对于出现低于安全库存水平的物料会及时给制造商和供应商发出警示。 
　　
　　缺料计算与生产排程管理。对于实行JIT采购的企业来说，采购订单对于供应商而言只是一个交货凭证。在实际运作中，制造商需要根据生产计划计算送货日程，要求供应商按照交货日程送货。因此，协同采购平台必须能基于最新的生产计划和库存等信息计算缺料，并能对计划进行缺料的模拟核算，一旦确定下来所需要的物料数量，系统能根据供应商的采购比重自动转换成交货排程信息发布给供应商。这一功能对于电子企业来说非常重要，因为他们的物料和供应商数量较多，计划变更频繁，采用手工方式工作量太大， 
　　
　　排序送货。这一功能对于汽车行业的制造商非常重要，因为他们多采用VMI和精益生产的方式，且要求在生产现场不能摆放过多的库存，因此他们要求能根据生产顺序安排从中转库到生产线的补货，即必须根据生产计划、物料所需工位、投放时间和工位器具的存放量等生成排序送货计划指导供应商进行配送。 
　　
　　供应商送货管理。这一功能可以对供应商的送货进行规范管理。前面已经谈到通过协同采购平台可以同供应商交换采购订单信息、送货排程信息和库存补货信息，供应商根据送货排程安排送货。通过供应链送货管理，供应商可以创建送货单据，制造商的采购人员可以及时了解供应商是否及时发货，仓库管理也可以根据此信息提前做好收货准备，同时通过系统对供应商的送货加强控制。 
　　
　　往来账务信息查询。制造商与供应商的对帐也是采购和财务很大的一块工作。通过与ERP系统的整合，协同采购平台可以将信息及时发布给供应商，减少采购团队的手工工作量。笔者曾经接触到一家企业，原来每月20多笔对帐时，几乎每个采购员都需要将大部分精力花在打印传真开票通知上，后来通过协同采购平台，每月底系统自动发布最新开票信息，供应商自行上网打印，大大减轻了采购团队的工作量。 
　　
　　每家企业的状况不同，对协同采购所关注的重点会有所不同。有的企业订单稳定，使用采购订单管理就可以管得很好；有的企业物料繁多且计划变更频繁，多数物料采用JIT方式管理，缺料模拟和排程管理对他们来说变得非常重要。 
　　
　　如何做好协同采购？ 
　　
　　同其它信息化项目类似，要成功构建协同采购平台首先要弄清楚企业的问题在哪里，想要达到什么样的目标？只有目标明确才能清楚地定义项目的范围，选择合适的解决方案。 
　　
　　协同采购平台不同于其它IT项目，在导入之前它要求企业必须具备一定的IT基础，比如已经实施了ERP系统。而且，协同采购项目的启动通常会对原有作业流程进一步加强和优化。有的企业虽然上了ERP系统，但是并没有按照系统的要求进行运作，比如协同采购平台要求物料清单(BOM)必须准确，但是很多企业ERP系统中BOM并不十分准确，这将极大影响协同采购系统的应用效果。 
　　
　　笔者曾经碰到过一家企业，虽然上了ERP系统,但系统却连采购订单都跑不出来，这种状况下导入协同采购平台的难度可想而知。但换个角度来看，上协同采购系统往往能够暴露企业之前信息化过程中存在的问题，所以这一过程也是对原有IT项目的进一步完善和加强。 
　　
　　此外，协同采购系统不只是对内的系统，也是一个对外的系统，所以要做好供应商的宣传和培训工作，帮助他们认识到使用系统的重要性。必要的时候可以采取一些奖惩措施，加强对使用系统的管理和监督工作，避免半途而废。 
　　
　　同时，选择合适的产品和实施伙伴对于成功实现协同采购也非常重要。选择的产品方案要适合自己的需求，不要贪大贪多，立足自己的需要将现有功能用好用活。在选择项目合作伙伴时，要选择对自己行业熟悉的伙伴，共同的语言可以减少沟通的障碍。此外，要多考虑选择相对成熟的产品，因为成熟的行业应用模式可以让企业少走弯路。