当你第一次计划项目,通常从列出希望完成的事情开始。项目管理可交付成果是你为实现项目目标而创造的。它们是实际的(有形或无形的)物品,由这个项目产生,目的是实现你的目标,如网站的线框图或概念演示。
项目可交付成果需要满足以下条件:
▪ 帮助实现目标
▪ 得到相关人员的同意
▪ 通过有意义的工作来实现
▪ 在范围之内,并从一开始概述
如果没有明确的目标,你的团队就会在原地打转,什么时候到达终点也不清楚。事实上,项目目标的变更是项目失败最常见的原因之一。定义明确的项目能确保你的客户确切地知道要期待什么,并且让所有人达成共识。
可交付成果与里程碑和目标
在讨论项目管理中的关键可交付成果之前,我们先讨论一下这些成果与里程碑和目标有何不同,以及它们如何帮助你实现目标。
你应该最先定义项目目标,这也是最容易定义的。你的项目目标是什么,它们如何与你的业务目标保持一致?项目可交付成果是为了实现目标而创建的东西,里程碑则是沿途的检查点,是一种衡量你是否处于正轨并达到目标的方法。里程碑跟踪各阶段哪些可交付成果已经完成,然后再进入下一个阶段。换句话说,里程碑使你在项目中向前推进,而可交付成果是你创建的有形成果。这两种方法都能帮助你实现目标。
内部交付与外部交付
有些可交付成果只适用于你的内部团队,但非常重要。
内部可交付成果被定义为不影响消费者或客户的任务。外部可交付成果可定义为为满足消费者或客户的需求所做的工作。这些内部可交付成果巩固在整个过程中创建的内容,帮助团队保持一致。请考虑范围文档、附有内部签到或工作分解结构的时间线,这些主要是为你而不是为外部利害关系人准备的。你可能不会把这些交给客户,但它们是定义和完成项目的关键。另外,外部可交付成果是你会打包并在流程的不同阶段移交给客户的内容。例如,设计文件、概念陈述和手写稿。
在项目管理中定义关键的可交付成果
既然你已经知道了项目里程碑的意义,那么理解项目管理可交付成果的一些功能也同样重要。在确定可交付成果时需要考虑什么呢?以下是步骤:
1、创建可交付成果
第一步是创建可交付成果。为了做到这一点,你要考虑以下问题:
▪ 你想达到什么目标?
▪ 你如何实现这一点?
▪ 你需要采取哪些步骤?
上述问题有助于你创建一份关键可交付成果的列表。你需要将目标分成几个步骤。另外,看看这些步骤,确保它们在合理的时间框架内完成。
2、定义内部或外部受众
下一步是定义你的交付对象,如上所述。
可交付成果可以分为内部可交付成果和外部可交付成果,所以在这一点上,你要为每个任务指定受众。
3、添加需求
所有可交付成果应包括两个部分:具体可交付成果和验收标准。验收标准是可交付成果必须满足的需求列表,以便被认为是完整的。当可交付成果受到审查,在进入下一轮或交给客户之前,你要对照这个标准或需求清单进行检查。
4、定义项目和过程
在每个可交付成果下分解出子任务。例如,在员工培训计划中,你可能有如下子任务:
▪ 将现有的培训材料导入新系统
▪ 培训员工如何使用新系统”
▪ 收集关于培训计划如何进行的反馈”
5、达到预期
可交付成果应该满足内部或外部的期望。例如,如果你正在推出供客户下载的新产品视频,你会希望满足外部期望,在本例中是客户的期望。
6、衡量可交付成果的成败
最后一步是在可交付成果成为计划的一部分之前检查它们是否成功。像焦点小组或A/B测试等方法对于外部用户来说很有帮助。或者在公司内部举行圆桌讨论,或对员工进行调查,讨论你提议的可交付成果。
管理整个项目流程
现在,你已经了解了什么是项目可交付成果,以及它们如何与里程碑一起工作,是时候开始创建你的项目了。
使用项目管理软件是一种高效的方法。8Manage PM之类的项目管理系统可以使团队和项目管理自动化,从而使你的团队保持步调一致,并通过分解详细的任务和可见的看板式工作流满足每个可交付成果,并简化工作流程。
项目管理
通过预先定义关键的可交付成果和里程碑,你可以为整个团队制定可行的计划。在8Manage PM中,项目计划与执行紧密相连,针对每个可交付成果,定义必须完成的一系列任务,从而完成每个可交付成果。同时,8Manage PM可轻松跟踪可交付成果执行情况并确保它们符合验收标准,还给每个活动确定活动时间、活动责任人以及活动需要的资源。
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