成功采购流程的 7 个步骤

采购过程是企业识别和实施的一系列步骤，以便为其目标和目的获得商品或服务。

采购至关重要，因为它决定了一家公司能节省多少钱。企业可以通过频繁评估采购流程来保证其目标的实现。当一个流程没有按应有的方式运行，或者出现业务问题时，可能会对其进行更改。因为采购的主要目标是提高效率，所以公司必须确保从采购过程中获得最大收益。

下一阶段是在确定其重要性后制定购买流程。成功采购流程的七个步骤如下：

第 1 步：确定所有业务部门对产品和服务的需求。

当任何业务部门需要外部供应商提供商品或服务时，采购周期就开始了。 因此，采购流程的第一个阶段是识别和整合公司内各个业务部门的需求。你可以了解支出领域和类别，并使用支出分析来寻找削减成本的机会。

第 2 步：列出潜在供应商并对其进行分析。

在确定业务单位的要求之后，下一阶段是制定可能提供商品/服务的供应商清单。 在此过程中使用基本的在线搜索或更正式的措施，例如 RFP、RFQ 和 RFI。

此程序的目标是评估潜在供应商。定价、服务质量、行业声誉和认可度、保修和保证条款以及客户服务是一些评估措施。评估后，该协议将授予提供最大价值和最佳市场定价的供应商。

第 3 步：与选定的供应商签订合同。

合同程序从选择供应商以满足组织的需求时开始。为了实现最佳价值创造和促进买卖双方合作，合同对于每家公司来说都是至关重要的一步。此程序需要评估重要因素，例如价格结构、工作范围、条款和条件以及交付日期等。 通过详细的合同分析和谈判，可以发现更多降低成本的选择，包括动态折扣。

第 4 步：创建采购订单并发布。

下一阶段是在公司完成与供应商 (PR) 的合同后创建采购申请。 PR 提供对产品/服务、价格和数量、供应商信息以及审批流程的描述。

当 PR 被接受时，财务团队向供应商发送采购订单 （PO），其中包含采购订单号、付款条件和供应商信息等信息。

第5步：收到发票后，完成付款程序。

当供应商收到采购订单时，他会发送一张包含所需产品或服务价格的发票。采购团队在企业收到采购订单并开具发票时匹配采购订单以确保质量和数量。

根据组织及其供应商商定的付款条件，在交货前或交货后付款。

第 6 步：接收并检查所要求的商品/服务。

提供商根据付款和合同条款提供商品/服务。 公司应在收到供应商后对其进行审核，以确认他们已满足其质量要求。

第 7 步：保持细致的发票记录。

收到货物后，妥善保存所有发票以跟踪公司内部的支出和各种支出类别至关重要。

使用合适的工具简化你的采购流程

可靠的采购流程可以极大地帮助你降低业务成本，每个企业都可以从中受益。削减采购成本最佳方法之一是投资合适的工具。

8Manage SRM是端到端的一站式采购管理解决方案，有助于企业更好地了解他们的支出、提高合同合规性、获得更好的价格并减少异常支出。

轻松访问和实时协作：

所有关于采购和供应商数据都以数字方式方便地存储在一个集中的存储库中，以便在采购时易于访问。买家可以实时访问现有或新供应商的在线目录，审查和批准采购订单，并以电子格式检查发货状态。

随时随地跟踪：

无论是采购经理跟踪支出还是分析供应商的实时绩效，借助8Manage SRM，利益相关者和采购经理都能通过 360 度可见性和基于角色的访问控制来跟踪从采购到付款流程的任何方面。

主动报告和分析：

自动化的最佳用途是能够创建报告，深入了解供应商绩效、检查各个级别的支出、供应商是否遵守预先协商的条款、合同和发货状态等。实时报告有助于提供用于战略支出分析和减少特立独行支出的宝贵商业智能。

总结：

有效的采购流程可确保组织采购周期每个阶段的流程效率更高，从而缩短采购周期时间。每个企业都在追求采购流程的好处，使用8Manage SRM这样的采购管理软件帮助企业快速实现这些好处，从而确保企业采购的成功。