实施办公自动化系统需要注意什么？

办公自动化系统的好处很容易理解。几乎每个企业都会欢迎更高的准确性、效率和利润率。办公自动化这个过程似乎势不可挡，那么该如何实现和管理呢？

决定自动化的内容

在实施办公自动化系统之前，企业将需要花时间研究哪些具体的流程需要自动化。首先，查看现有的工作流程，以了解所涉及的流程、利益相关者和资源。检查工作流程的最简单方法之一是通过流程图。

业务流程图涉及创建可视化的工作流程表示，以定义企业做什么，如何做，以及谁负责每项任务。企业内的许多流程是没有记录的，通过创建可视化的描述，利益相关者可以识别工作流程中的瓶颈和需要简化的任务。

办公自动化系统的主要特点

市面上有无数的应用程序和软件程序，承诺通过自动化提高效率。然而，通过办公自动化系统实现企业效率需要的不仅仅是下载一些应用程序。相反，你需要一个全面的办公自动化解决方案，提供以下功能：

1.工作流程设计

办公自动化系统的一个重要好处是能够设计和改进工作流程。你选择的解决方案应该让你有能力在几分钟内创建详细的工作流程。先进的8Manage OA解决方案提供直观的设计并包括流程建模等功能。

2.一体化

企业在试图实现流程自动化时面临的最大挑战之一是集成各种第三方软件或应用程序。你的办公自动化系统应该与你的其他工具，如电子邮件营销和你的CRM系统无缝连接。

8Manage OA可与客户，销售，项目，采购等实时互连，为员工、客户、合作伙伴和供应商提供统一且安全的信息网关和知识库。

3.管理任务和最后期限

任务管理是办公自动化解决方案的一个重要功能。为了使流程顺利运行，员工必须知道该做什么，何时做。你的办公自动化系统应该允许你创建和查看悬而未决的任务和最后期限，并根据需要重新分配任务。

8Manage OA 提供调度和任务管理功能。通过任务管理，组织可以轻松分配和监控任务，以及收集和分析绩效数据

4.访问控制和安全

为了保护你的系统的安全，你需要能够在整个企业内设置访问权限。基于云的8Manage解决方案也提供先进的安全功能，以保护数据不被破坏。

5.沟通

任何自动化系统的一个重要特征是能够进行无缝沟通。利益相关者应该拥有他们执行每项任务所需的所有信息，以及向他人寻求进一步帮助的能力。

你的办公自动化系统应该提供诸如表格生成器的功能。表单生成器可用于捕获数据，显示来自其他系统的数据，甚至设计审批供管理人员做出决定。

8Manage OA的点选式报表生成器支持多种数据源和报表类型，能够满足企业数据分析和可视化的需求。

6.报告和分析

为了评估和改进你的办公自动化系统，你需要获得数据和关键绩效指标。现代的8Manage办公自动化系统有内置的报告和分析功能，帮助企业更好决策。

7.移动兼容性

在快节奏时代，移动性比以往任何时候都更重要。员工必须能够从任何地方履行其职能。8Manage OA办公自动化系统支持移动端，集消息的审批、查阅与回复、以及即时通讯于一体，为用户提供随时随地的办公体验。

为企业选择先进的办公自动化系统

要了解办公自动化必须提供的所有好处，请选择提供功能丰富且易于使用的解决方案提供商。8Manage OA与实际业务自动连通，通过系统与移动终端的综合应用，实现从消息的编辑、审批和发布，到消息接收反馈的全程管理，使企业从第一天起就能体验到一体化和自动化的好处。