鸿翼档案&小鹏汽车：打造高效、规范、统一的档案管理系统

鸿翼档案基于ECM底座，通过搭建业务、数据和技术中台，对小鹏汽车研发、生产、供应链、销售、服务、市场、金融、财务、质量、充电桩、全新业务等多领域进行业务支持；助力小鹏汽车数字化转型，全面驱动企业全领域和全价值链的业务日常工作，并将数字触角深入至企业日常经营活动中每一个业务场景。

肇庆小鹏新能源投资有限公司于2020年中成立于肇庆，主要经营范围为新能源汽车及其设备研发、制造等。目前肇庆小鹏工厂已竣工，P7新车型已SOP，新工厂&P7车型相关档案已开展整理归档工作。后续制造工程中心新车型E28S/D55/D22/E38等及广州新工厂需要同步开展档案管理工作。为了更有效地开展企业档案管理，小鹏汽车需要档案管理系统的支持。

鸿翼档案在对小鹏汽车的业务需求进行调研和梳理后，为小鹏汽车度身定制了涵盖业务全流程的档案管理系统项目开发理念：（1）档案需按时整理，有序归档，防止档案遗失；（2）档案需统一保管，高效检索利用，服务于公司生产经营；（3）档案需全流程体系管控，涵盖整理、存储、检索、统计、利用、保密等。
同时，为实现对制造中心新车型/新工厂全流程档案管理的支撑，导入档案管理系统项目，主要实现功能如下：（1）新车型/新工厂档案定期搜集存储，按照归档要求及时录入系统；（2）能够依据档案号、车型代号、关键词等，便捷/准确/快速检索到档案内容；（3）在线完成查阅、借阅等审批流程，动态显示档案状态，提高档案利用效率；（4）全流程的保密措施设置，保证档案不泄密；

实现电子档案信息的规范管理
鸿翼档案助力小鹏汽车实现公司实体档案和电子档案的规范化管理，科学合理地开发利用档案资源。文档资料经各部门、各企业归档处理后统一向电子文档数据中心系统提交，同时系统提供统一的管理和集中存储，以达到全公司档案接口统一的目的。

实现减少重复劳动及降低数据处理成本
实现文件档案一体化管理后,各业务系统形成的电子文件可以迅速归档到档案系统中，避免了数据的多次辗转造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。

实现档案信息资源共享
以往的档案管理模式，小鹏汽车公司总部与下属各事业部的文件档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。建立了电子文档数据中心系统后，能够把各部门、各事业部的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有的文档信息均通过该系统提供利用服务。

统一标准、统一规范
各部门、各企业必须依照系统制定的技术标准和规范，对电子文件档案信息进行统一管理，达到统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式的目的。

推动各企业内部完善制度、体现档案的价值
目前小鹏汽车内部相关档案管理制度并不完善，通过系统建设的契机，使各项档案管理工作重新运转起来，从而推动内部制度的完善，体现档案的价值所在。

保障档案数据的安全
由于部分企业对档案数据安全管理方面的重视程度不够，可能导致服务器、计算机损坏从而丢失多年档案数据的情况出现。鸿翼档案帮助小鹏汽车建设集中的数字档案管理系统，意味着所有档案数据存储于企业的服务器中，将由信息部门进行统一管理与设备运维，数据丢失的风险将大大降低。
项目价值
随着小鹏汽车持续发展，企业对档案的利用率也在大幅提高，现有的档案管理模式出现了工作效率较低、信息共享困难、档案查全率利用率较低等问题，无法适应企业高速发展和档案管理工作的需要，严重制约了公司运作效率的进一步提升。档案管理是企业管理的发展基础和核心，小鹏汽车携手鸿翼档案启动档案管理系统项目，通过系统功能实现，支撑档案管理有效开展，将档案整理好、保管好、利用好，最大化发挥档案应有的历史价值，能真正体现业务场景数字化、信息化以后，使企业效率的提升、业务流程的优化变为可能。