按照《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《企业档案工作规范》《企业数字档案馆(室)建设指南》等政策文件要求,企业档案信息化建设应从基础设施体系、应用系统体系、档案资源体系、标准规范体系、安全保障体系、组织人才体系六方面进行全方位规划。
企业档案信息化规划总体框架模型如下图所示:
这个模型整体上是一个古希腊神庙风格的企业数字档案馆(室),物理场所是企业档案信息化建设的基础,底座中除了物理场所和企业档案信息化最重要的数据资产之外,包括组织人才体系和标准规范体系,它们是档案信息化建设的基本保障,四根石柱分别代表基础设施体系、应用系统体系、信息资源体系、安全保障体系,它们是档案信息化建设的核心内容。屋顶代表档案信息化建设的目标,档案信息化建设应覆盖档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研全业务流程,覆盖文书档案、照片档案、科技档案、会计档案、业务档案等全门类档案,以信息化技术为支撑,通过六大体系的建设实现档案资源数字化、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化,提升档案管理与业务工作的融合度,促进企业档案管理水平的提高。
下面重点对六大体系的建设内容进行介绍。
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基础设施体系
基础设施是档案信息化建设的底层支撑。基础设施建设内容包括机房建设、网络设施、主机存储、系统软件、信息采集设备和其他设施等。在信创背景下,基础设施应尽量满足自主可控要求。