虽然企业和单位已经基本普及了电子会计核算系统,但仍有部分会计资料以纸质形式存在,尤其是如火车票、发票等原始凭证。在传统会计档案管理模式中,这些原始凭证与记账凭证、报销凭证等一起装订。但在实现记账凭证、报销凭证电子化后,火车票、行程单等纸质原始凭证的归档就成为必须解决的问题。
- 纸质会计凭证的处理方式
纸质凭证是会计处理的依据,会计人员在会计记账时必须进行审阅。在互联网时代,可采取先将纸质凭证扫描上传到报销系统,供会计记账人员审阅,如果不具备扫描条件,可以手动录入到报销系统,然后分批将纸质凭证交给会计记账人员审阅,纸质凭证信息的录入人对信息的真实性负责。
- 纸质会计凭证的装订和归档
在《会计基础工作规范》第五十五条明确规定“对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记帐凭证日期、编号、种类,同时在记帐凭证上注明“附件另订”和“原始凭证名称及编号”。
因此记账凭证和原始凭证装订在两个不同的盒子中,如果原始凭证数量较多或者已经采用电子会计核算系统,装订在一起会造成不必要的人力和资源的浪费,只要双方互相查询的到,企业实行分类存储的形式完全符合国家规定。
- 纸质会计档案的移交、接收与保管
企业和会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续,纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。
会计机构按期将待移交的会计档案随同“会计档案移交清册”向档案机构移交;档案机构接收时应认真核对,并检查档案质量,按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,经双方确认无误后在会计档案移交清册上签字盖章:“会计档案移交清册”由会计机构和档案机构各保留一份。移交过程中,具备电子会计档案管理条件的单位,也可通过电子档案管理信息系统完成线上移交流程。