第4章 收件箱清零

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第4章 收件箱清零

我们每天会收到来自各种通信工具（邮件、短信、Slack、CRM和其他在线工具）的信息。如何处理它们至关重要――否则，你将会被信息湮没，也很有可能会错过一些紧急或重要的信息。

把收件箱想象成医院的分诊室。病情有轻重缓急，对于进入分诊室的病人，要马上筛选出紧急病例，让他们立即就诊。因此，必须保持分诊室的畅通 ^① 。如果把分诊室作为候诊室使用，很有可能会出现这种场景：病人进入房间，坐在椅子上，不停地流着血，而你还在为上一个病人看诊，完全无暇顾及这位大腿流血的病人。显然不能让这种荒唐的事情发生。更好的解决方案是，每个运转良好的医院都将分诊室与候诊室分开，并使分诊室保持绝对畅通状态。回到工作中来，为了提高效率，你必须对收件箱执行相同的操作。这意味着立即解决所有紧急情况，每天清空收件箱。

如果频繁地检查电子邮件，一个小时检查多次，会严重降低工作效率。我们应该在固定时间批量处理邮件，并清空整个收件箱。我建议每天只检查两次邮件，上午和下午各一次。每次都按照如下流程操作：

1. 如果邮件或短信在2分钟之内可以处理完，立即处理。
2. 如果处理时间超过2分钟，记下下一步行动（根据GTD方法），然后将电子邮件归类到正确的类别（下一步行动，等待中，未来/或许或审视）。
   
   Andreas Klinger在他的博客上写了一篇基于Gmail的GTD的文章：How to use Gmail more efficiently，这篇文章很有建设性，我认为它就是最佳实践。在文章中，Andreas解释了如何使用Gmail的多个收件箱功能处理下一步行动、等待中、未来/或许和审视。操作很简单，不到15分钟就能设置好。
3. 重复以上步骤，直到收件箱清零。毫不夸张，即使收件箱中有几百封邮件，不到一个小时也能完成。

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① 译者注：也就是说，一旦分诊室有患者进来，立即对他的病情进行分类。

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