！外贸邮件处理经验谈

做外贸也不短了，说下细节，希望对大家有点帮助：
1：报价单。我的报价单都是自己做的，而且是随自己心情做的。可以是很卡通，也可以是很端正，主要是看客户的产品要求包装的形式。因为我们自己就是做包装的，要是连自己的包装都包装的很差劲，怎么可能给客户信心：我们能帮你设计漂亮的包装？！

所以我的报价单，除了以特别的形式表现客户的包装意外，还特别的包装自己的报价；当然还要看客户的性格，有些对报价单是要求严格的并且是很严肃的，这个从客户的询盘可以多多少少感觉到、所以针对不同的人，做不同的报价单，可以严肃也可以可爱。

有一个客户，是女孩子，一个香港的采购，注意到她的询盘用的颜色是很鲜艳的，并且很仔细的，在数量和交货地点用其他颜色表示。于是我做报价单的时候，用很妙的方式。除了黏贴她的询盘格式之外，在价格，起订量和时效性项目中，用其他颜色表示出来。这样就是方便客户也能引起客户的注意。

2：我们的公司在设备和管理上都不错，所以我们经常邀请客户来看厂。也有很多客户过来看厂，因为公司只有我一个是做外贸的。所以只要是老外就是我接待的。
我有一个习惯，每天身上都会带上数码相机。看到一些感兴趣或者喜欢的事物我就会用数码相机照下来记录下来。这个也是我引起老外注意或者引起老外注意我的小举动。带客户看厂的时候，有时他们会自己跑去看设备或者是看其他的他们感兴趣的东西。这个时候我总是会用相机拍下来，有时也请公司的同事帮我跟老外照相，之后我会保存起来。之后报价或者发邮件给客户询问看厂感觉的时候，我就会在后面把他们的相片或者是我和他们的合影发过去。

有的人说我这样做，外国人不一定会喜欢，这样有点侵犯隐私。但是我接触了这么多外国人，发了这么多带他们个人肖像的邮件，没有一个老外投诉我或者批评我，有些客户回复还说，我帮他们留下了那一天的记忆。因为我会在相片上标识上日期还有我们公司的名字啊我的名字啊等等的信息。

我想每个人看到自己的相片，几乎都会很注意。也不会删掉吧？于是我的邮件我的信息都保留起来了。客户需要包装产品的时候，他第一个能想到的是，在他的一张相片里面能找到做包装的厂商的联系资料。。。

3：询盘回复邮件的内容小技巧。很多人回复邮件的时候一般都是直接回复。以前我也是。
但是发生了这么一个事情：我像往常一样回复了客户的询盘。那是一个合作过的客户，所以我知道一般如果我的价格不是很离谱的话，他还是会继续跟我合作。（我们的质量控制还不错）当时报价已经是很低的了。我像往常一样，做了报价单之后直接发送。

可是一直都没有回复我，一个星期过去了。我实在是等不下去了，我就发了一封邮件过去问他：我的报价您觉得怎样？
类似这样的内容。他很快就回复了，说他才想起我的报价，之前他看完邮件，因为有太多资料要查，他想摆在手边等一下查，可是没有想到忘记了。

他现在去看，之后给我回复。当然，单是做下来的。但是我在想，今天是因为我跟他合作过，他知道我的公司名字知道我们的资料所以他往回找很容易，但是今天要是是一个还没有合作过的客户，人家又怎么往回找？原来客户看完之后是要重新找资料核对的。那要是当时他没有时间去找资料，他忙着忙着那就很有可能把我们的报价给忘记了就像我之前那个客户一样。所以我后来在想，我要找一个什么办法，可以让客户眼睛和思维不离开我的邮件，不用最小化我的邮件而让其他的事情可能去让他忘记或者忽略我的邮件。。。

于是，后来我采取的方式是：我回复邮件的时候，首先是告诉客户，我收到对方的邮件，内容如下，把他的询盘做成图片。复制黏贴在邮件正文（千万不要做成附件发，很有可能直接进入垃圾邮箱），一下子就能唤醒客户的印象，哦，这个是我之前的询盘：要求一要求二。。。。。

客户不用去找回他的询盘邮件重新看。（要知道一个采购不是只是采购一个产品或者几个产品，一般都是很多的零部件要采购，他不一定时时能记得清楚他要采购的东西的要求，因为他也许只是负责寻找供应商，而产品要求什么的是业务或者工程给的）
这样，讲他的眼睛尽可能的留在我们的报价单上。而且。他也会觉得这样的回复很方便，他一看就知道你是想跟他报哪种产品。

我们都是喜欢和能让我们工作起来方便省心的人打交道。黏贴他的询盘之后，你在一一针对他询盘里面的1.2.3项回答。最好还能设置几个问题。一般不要立刻就报价，再多来几次邮件往返，这样他也就记住了你了。

可是怎样让客户回复呢？那就是专业的问题了。你可以学习他的询盘格式，要知道，一般采购那么多东西，他们都是有固定的询盘格式的，我们按照他们习惯性来，他们感觉很方便和熟悉，这样潜意识里面我们已经是他的自己人了。所以要简单的设置几个跟报价相关但是不一定影响报价的问题，让客户觉得你很专业，人都喜欢和专业的人打交道，一问三不知的业务不是好业务，采购也不会跟什么都不懂的人洽谈业务。

4：邮件发送时间的选择！很多人是收到邮件立刻就回复。这个是比较好的，一般都是办公的时候才会发邮件的。但是因为时差的问题，有时客户发过来我们这边是半夜或者凌晨几点。有些朋友晚上不查收邮件，到了白天上班的时候再回复。这样的方法我觉得不见得好！要知道，邮箱接收邮件是按照时间先后来的。对于有时差的国家来说，他发过来也许是半夜3点。我们是白天9点上班。一上班就回复了邮件过去。

也许人家已经下班了，但是他邮箱是接收到了的。客户隔天一上班，打开邮箱，一定是从先接收的读起。可是人都是这样的，只要知道后面还有邮件，他这封邮件不一定会好好读，有可能这么简单浏览一下之后继续看其他的邮件，再加上也许公司内部也发送一些邮件，比如开会通知啊采购通知啊或者同时区的一些邮件一到。
惨了。我们的报价单，在我们看来我们是及时回复的邮件，在客户看来是隔夜饭的邮件，很有可能就这样销声匿迹了。

收件人的注意力全部给其他事情吸引了。也许之后他需要报价了，（要知道随便一个产品的采购都是会有几十几百的报价单发过去的）他可能就随便找几个看一下了，对比一下了，如果随便一下点到我们也就幸运了，但是命中率真的有这么高么？

所以，邮件的发送时间是很很很重要的！我一般晚上也是加班的，办公时间收到邮件我一般会立刻回复。但是那种凌晨几点的邮件，我一般会先差一下客户国家的时间差，查一下对方时区上午10点钟和下午3点钟的北京时间是几时。然后挑这两个时间，先在对方时区的上午10点钟回复邮件，如果对方有回复那我也立刻回复，要是没有回复我会在对方时区下午3点钟再回复过去。

有朋友一定说，那折腾死人了？也许是凌晨2点钟，和早上5点钟呢？朋友们，有一个动作叫：事前准备，邮件我们可以先打好保存。调好你的闹钟，时间一到，你起来动一下手指头就OK了！要吃得了苦才行。单不是很容易接的！

5:客户回复报价太高如何处理！我们公司比较机动。老板给了他的底价之后，我们个人可以在底价基础上自己加利润，一般客户砍到底价时老板是不会接受的。