经验之谈:如何编写带有宣传色彩的产品手册

持续半年多的ERP系统终于结束了,前期分析的业务暂时告一段落了,要进行下一步的工作了。虽然给客户进行了培训,但还没有一套完整的产品手册供客户查询使用,所以这个艰巨的任务又落到了我的身上。这件事只能出差回北京后来写,回来后由于公司组织结构划分,虽然职位有些提升,但事情越来越多,好在经过一个星期的整顿,可以有时间写写手册了,不写不知道,一写还真是不是一件简单的事情呢,虽然没有多少技术含量,但工作量还是相当的大地。写了几天了,有点感触,也正好今天本地的服务器有点问题,总算有时间把自己的思路好好整理一下了,好了,言归正传,下边写一写我在这些天写手册的一些体会吧。

写产品手册首无要对整体的业务体系有一个全面的认识,并且还要理清各个业务子系统之间的关系,这样写出来的手册才是活的手册,而不只是简单的下一步,下一步的操作。下面总结一下我写的手册的各个大块的框架,对每一个模块框架再加一说明,对自己这几天的一个工作作个总结,也是为了以后在继续写的过程中能有更好的提高打个基本。

第一、      系统介绍

    在写手册功能前,先要总体的介绍一下当前ERP系统,包括:公司信息、系统功能、系统大体流程、通过系统的使用能给公司带来哪些好处、最后介绍一下系统的安装和访问形式及系统架构信息。基本就以上几点信息,篇幅不用过长,简单明了即可。

第二、      系统特点和优势

    结合系统的各功能,抽出系统的亮点和优势来,一天天列出来,并加以说明,这样也为系统的宣传做好了铺垫,另外这也是展示系统与别人不同之处的地好地方。这一块可能不太好写,但也一定要写,因为这是一个系统的优势所在,一定要认真对待。

第三、      系统规则

    每个软件系统都要有一个规则说明,就象玩游戏之前,要先了解游戏规则一样,否则游戏是无法进行下去的。软件也一样,在使用之前,要先让用户了解使用软件系统要遵循的规则。比如:单据编码规则、使用过程应遵循的数字恒等式等规则。

第四、      产品功能

上边三部分介绍完这后,下边就要详细介绍系统的每个模块了,这一块也是工作量最大的地方,一般分块来写:

ü       业务架构图:

   在介绍系统的各个模块前,先用一张图表整体介绍一下系统,包括:数据库、使用平台、中间业务、前台访问终端形式 等。下边是我们系统的业务架构图:

  

ü       模块介绍

模块介绍就是着重介绍系统中每个模块的详细使用说明了,分几个部分介绍:

         主要角色

在此介绍使用或参与使用当前模块的角色。

       涉及到主要单据   

指在当前模块中所涉及到纸介质的单据信息,如:合同。

       模块功能

总体介绍一下当前模块实现的主要功能,有一个总体的功能介绍,让大家在使用之前,先了解当前模块主要实现什么功能,做到心中有数。

       操作步骤

针对当前模块所涉及到的功能按钮,一个个介绍,每一个按钮实现的功能,操作步骤,第一步做什么,第二步做什么,一个个写清楚,让从来没有使用过系统的人看着操作步骤就能使用系统,就起到了最好的作用。

       操作注意事项

在此记录在当前功能操作过程中应该注意的事项,比如哪些是必填项等。

 

以上五步写完,一个模块的介绍算是结束了,那么照着上边的模式逐个介绍系统对应的各个大模块。另外如果模块中有多级小模块,最好用套用标题形式来写,这样,看到你的标题的时候就能对应到系统的菜单项上。使用户在使用过程中更能迅速准确的找到相应的手册,以便查阅。

第五、      典型用户

   系统以上四部分介绍完以后,当前系统手册基本算是主要部分完成了,为了起到宣传的效果,再在这块加一些使用系统的典型用户,更加能增强系统的说服力和宣传效果。

第六、      关于我们

    在此介绍一下我们的软件公司,让希望与我们合作的公司有个简单的认识,当然在此的信息要写的简而不陋,主要介绍一下我们的实力及公司服务范围。

第七、      联系方式

上边的各方各面全介绍完了,最后需要介绍一下软件公司的联系方式,以便使潜在的用户群体能更方便的找到我们。

写了这么多,总算是把我这几天的总结写完了,当然在以后继续写手册的过程中希望有新的突破和经验与大家分享。在此写下来,勉力自己一下,也为自己回北京这段时间的工作作一个整体的总结吧。

 
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