永远做重要而不紧急的事

 

相信大家都知道，时间是世界上最充分的资源，每个人都拥有２４小时的一天，然而时间又是世界上最稀缺的资源。有效的管理者有一个共同特点：他们都是管理时间的高手，而失败的管理者则无一例外地都不善于管理时间。很显然，管理时间是有技巧的。

时间管理，就我个人看来，主要包括以下三个方面：

第一个方面是优先计划管理，就是把事情按照目标来进行优先设定，优先计划管理可以使事情井井有条，不忙不乱。最终按照计划，顺利完成。

第二个方面是自我组织管理，主要是通过调整自身的工作方式和方法来实现工作效率。因为人是社会组成的一部分，难以避免不同其他人打交道。而工作方式、方法在和人打交道的过程中非常重要，调整好自己的工作方式，就能够解决时间管理中的一些问题。

第三个方面是人际沟通管理，强调的是与人沟通过程中控制时间的能力。

今天主要和大家分享的，是优先计划管理。相信大家都知道下图这样一个矩阵：

时间管理的知识告诉我们，根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型：

第一类就是既重要又紧急的事情。比如，房屋着火，或者客户打来的投诉电话，对这种事情我们的态度是马上处理，防止危机进一步扩散；

第二类是重要但不紧急的事情。如平时要做的工作规划、预算，和客户沟通，同事之间的交流等，虽然不紧急但是一定要花很多时间；

第三类是不重要但是很紧急的事情。比如说，在工作的时候，你的父母或者好朋友突然打来电话，询问你的工作情况。事情虽然不是很重要，但是父母或好朋友打来电话怎能不处理。所以要尽量减少这类事情的发生，无意义的闲聊应该杜绝。

第四类是非重要又非紧急的事情。（本段ZZ自某时间管理课程讲稿）

 

处理的方法，大家也知道，而问题的根源，就在于现代人往往把第二类事情和第三类事情放错了位置，从而方寸大乱。

怎么说呢？一个很简单的例子，大家是否都有类似的经历，老师布置一项作业，或者老板布置一项任务，说是1个月之后交，于是拖了3个星期不干，到最后一个星期才开始赶工？那没有做事情的三个星期，往往就是被“紧急而不重要的事情”占去了。

所以在时间管理的时候，把“紧急而不重要的事情”放在了“重要而不紧急的事情”前面是个常见的错误。这样往往导致工作质量下降，而且赶工的时候由于没有足够的弹性时间，一点点例外就让自己手足无措。^_^

把我目前列入“重要而不紧急的事情”的清单与大家分享，希望有所帮助：

还有一个原则，是大家都知道的帕雷托原则（80/20原则）。我的目标，是让一天时间里面的80%是已经计划好的，而20%是机动地应付不同事情的，仍在努力中 ^_^