企业云客服平台

云客服简言之就是基于云平台,可覆盖多种终端,为客户建立全方位多渠道的客户服务体系。以客户为中心协调人员、业务部门、服务流程的服务体系,以提高成单率、续费率,确保用户留存率为根本目的。

从市场开拓者到市场领头羊,从竞争到取胜,客户服务、客户满意度正日趋成为企业获取新用户和留存老用户的重要因素。

 

从国内外云客服市场发展来看,各有差异。国内中小型企业以降低运营成本提升成单率为重点,大中型企业以全方位的客户沟通和服务,分析了解客户为重点。国外则发展成了以Zendesk为首的较为成熟的云客服市场,侧重以工单为核心整体协调解决客户问题。

我国企业早期的客户服务主要停留在售后阶段,到互联网发展中后期逐渐演变成以售前提升订单率为主售后为辅的服务模式。随着国内消费市场由产品型想服务型、体验式消费过度阶段,企业应建立一套覆盖售前售中售后的服务体系。目前市场上大多数的云客服偏向于售前、售后服务模块,在售中过程中,企业各业务部门与客服部门的写作还需加强,帮助客户在购买和咨询过程中产生愉快的购物或产品使用体验,为产品创造更高的附加值。


从企业服务流程来看,企业云客服平台主要从以下几个方面入手:


售前

一体化的服务平台,全渠道多方位的客户服务。智能手机和互联网的发展,彻底改变了人们的生活习惯,移动应用催生的巨大商业价值让企业迫切需要建立一体化的客户服务平台,将客户的请求入口以及客服处理请求统一到一个服务平台上来。在客户服务请求的入口上必须多样化,诸如企业门户网站、服务网站、微信、APP、邮件、工单、应用程序等入口,能够实现便捷、快速的交流;而在客服处理请求的工作中,要求即时响应、快速解决;由此可见,只有统一,才能使服务有条不紊。


售中

专业的业务技能和服务水平。目前企业在云客服的应用中主要集中在售前阶段,占比57%,云客服在企业售中的应用仅占18%。事实上,对于以强服务类型或高销售单价的行业,售中的服务咨询、商品推荐、商品使用对于客户最终是否买单有决定性作用,如金融、教育、软件、法律等行业。

高效的业务协作。在客户使用或咨询过程中,需要时时跟进客户使用感受以及客户问题,确保能够随时与客户保持沟通顺畅。以软件行业为例,因为是无形产品,用户只有在软件使用过程中才能感受到产品功能是否与需求匹配,产品的某个功能该如何使用,产品在接口或集成问题上需不需要打通,产品运行是否稳定、流畅,这些问题涉及到产品售卖、产品使用、产品研发等多个方面,需要企业各个部门即时进行协作,帮助客户消除各种疑问和顾虑。能否即时得到反馈,是否有流畅的体验感受直接决定客户最后是否要买单。从这个层面上来讲,企业与客户互动过程中的售中服务远比售前更重要。


售后

衡量售后服务的主要指标:客户服务响应时间、客户满意度、客户问题解决率。客服分组、客户智能分配、一体化服务平台等都能有效提升前面两项指标,而高效的客户问题决率则需要有高效的内部沟通结构,能够实现客服部与业务部、产品部、销售部各部门的即时协作。目前国内市场上云客服在售后的应用中也仅占少数,智齿、七鱼、小能均是以偏向售前为主的客服系统,逸创、Udesk则模仿Zendesk模式,引入了工单;Web1800则是以会话、机器人客服、工单、远程协助的模式,来实现企业各部门在后台的沟通与协作转接。

总体来说,无论是从企业自身运营和研发成本考虑,还是从深度专业软件上,企业采购一套云客服系统使用公有云似乎是比自己投入技术研发更好的选择。在客服系统的选择上,需要考虑到:

系统本身稳定性与流畅性。企业软件一旦投入使用就是牵一发动全身的事,所以必须考虑软件本身运行的稳定性和安全性。

开放接口,支持与CRM、知识库、呼叫中心、工单的扩展集成。大多数企业都有自己的CRM或呼叫中心或工单系统,各个系统之间需要保持数据的一致性以减少客服工作量,有效利用客服时间。

完善的售后服务处理机制,包括服务请求接入、服务升级、服务转接、问题解决率等等。

 

客户满意度反馈。售后服务尤其重视客户问题解决率以及客户对服务和产品的满意程度,企业在搭建售后服务体系时,应建立一套完整的能够考核客服人员绩效以及反应客户满意度情况的服务体系,减少客户在售后问题处理时的反感、焦躁情绪,提供便捷的客户服务请求渠道。

机器人客服也是一个全新的风口,它为客服工作带来的便利性是不言而喻的,同时可以最大限度的降低企业服务成本。但是机器人客服在语义识别、自主学习能力以及人工智能化,未来还有很大的增长潜力。

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目 录 第一部分. 综 述 1 第1章. 总则 2 1.1. 前言 2 1.2. 原则和目标 3 1.3. 适用范围 3 1.4. 编制单位 3 1.5. 解释权 3 第2章. 总体架构和功能描述 4 2.1. 功能框架图 4 2.2. 功能框架描述 5 2.2.1. 生产运作系统 5 2.2.2. 管理支撑系统 5 2.2.3. 系统支撑 6 第二部分. 生产运作系统 7 第1章. 电话呼叫中心 8 1.1. 概述 8 1.2. 系统功能 8 1.2.1. 系统功能框架 8 1.2.2. 自动语音应答系统功能 9 1.2.3. 座席接续功能 10 1.2.4. 接续管理 18 1.2.5. 客户信息管理 21 1.2.6. 座席辅助功能 23 1.2.7. 增强功能 26 1.3. 呼入功能 27 1.3.1. 呼入流程 27 1.3.2. 基本功能 29 1.3.3. 业务功能 34 1.4. 呼出功能 37 1.4.1. 呼出流程 37 1.4.2. 基本功能 38 1.4.3. 数据管理 40 1.4.4. 问卷管理 41 1.4.5. 策略管理 44 1.4.6. 计划管理 46 1.4.7. 结果管理 48 第2章. 互联网呼叫中心 49 2.1. 概述 49 2.2. 系统功能 49 2.3. 基本服务功能 50 2.3.1. 客户登录 50 2.3.2. 业务咨询 51 2.3.3. 查询服务 51 2.3.4. 业务受理 51 2.3.5. 投诉建议 51 2.3.6. VIP客户服务专区 52 2.3.7. 集团客户服务专区 52 2.3.8. 手机仿真 52 2.4. 在线服务功能 53 2.4.1. 客户心声 53 2.4.2. 文字交谈 53 2.4.3. 点击通话 54 2.4.4. 回呼请求 54 2.4.5. 护航浏览 55 2.4.6. 其它在线服务功能 55 2.5. 主动服务功能 56 2.5.1. 客户调查 56 2.5.2. 客户关怀 56 2.5.3. 业务推介 56 2.6. 营业厅自助延伸 56 第3章. 短信呼叫中心 57 3.1. 概述 57 3.2. 系统功能 57 3.3. 基本服务功能 58 3.3.1. 业务咨询 58 3.3.2. 查询服务 58 3.3.3. 业务受理 59 3.3.4. 投诉建议 60 3.4. 主动服务功能 60 3.4.1. 业务推介 60 3.4.2. 信息发布 61 3.4.3. 客户调查 61 3.4.4. 信息反馈 61 第三部分. 管理支撑系统 62 第1章. 工单管理系统 63 1.1. 概述 63 1.1.1. 定义 63 1.1.2. 工单流转及状态 64 1.2. 基本功能 66 1.2.1. 工单属性定义 66 1.2.2. 工单优先级管理 66 1.2.3. 工单流程定制 67 1.2.4. 工单流转控制 67 1.2.5. 工单查询管理 68 1.3. 工单生成 68 1.3.1. 生成途径 68 1.3.2. 工单附件 69 1.3.3. 工单内容 69 1.3.4. 提交方式 69 1.3.5. 提交及保存 69 1.4. 工单处理 70 1.4.1. 工单提取 70 1.4.2. 工单分派 70 1.4.3. 工单处理 71 1.5. 工单回复 73 1.5.1. 回复策略 73 1.5.2. 回复实施 73 第2章. 知识管理系统 74 2.1. 概述 74 2.2. 知识库功能 74 2.2.1. 知识组织 75 2.2.2. 知识发布 76 2.2.3. 知识使用 77 2.2.4. 知识维护 80 2.3. 公告功能 80 2.3.1. 公告属性 80 2.3.2. 公告发布 82 2.3.3. 公告查看 82 2.3.4. 公告维护 83 2.4. 便笺功能 83 2.4.1. 便笺属性 83 2.4.2. 便笺发送 84 2.4.3. 便笺接收 84 2.4.4. 便笺维护 85 第3章. 人力资源管理系统 86 3.1. 概述 86 3.2. 人事管理 86 3.2.1. 职位体系管理 87 3.2.2. 人力资源规划 88 3.2.3. 招聘甄选管理 90 3.2.4. 人事档案管理 92 3.2.5. 薪酬福利管理 95 3.2.6. 考勤事务管理 96 3.2.7. 离职转岗管理 96 3.2.8. 劳动合同管理 97 3.3. 排班管理 98 3.3.1. 话务预测 98 3.3.2. 班务预测及排班 100 3.3.3. 人力资源规划 101 3.3.4. 班务调整 101 3.3.5. 工时管理 102 3.4. 考试培训 104 3.4.1. 培训资源管理 104 3.4.2. 培训计划 107 3.4.3. 培训实施 108 3.4.4. 考试管理 108 3.4.5. 培训结果跟踪 112 3.5. 绩效管理 113 3.5.1. 考核计划制订 113 3.5.2. 考核结果统计分析 114 3.5.3. 绩效反馈 115 第4章. 质量管理系统 117 4.1. 概述 117 4.2. 基本功能 118 4.2.1. 座席位置图功能 118 4.2.2. 典型案例管理 119 4.2.3. 质量专题分析 120 4.2.4. 质量标准校正 121 4.3. 质量管理对象 121 4.3.1. 对象信息 121 4.3.2. 对象类别 122 4.3.3. 对象层次 122 4.3.4. 对象批次 122 4.4. 质量管理人员 123 4.4.1. 人员信息 123 4.4.2. 群组信息 123 4.5. 质量管理内容 123 4.5.1. 评价内容 123 4.5.2. 质量等级 125 4.6. 质量管理策略 125 4.6.1. 质检角度 125 4.6.2. 质检方式 127 4.6.3. 分配机制 127 4.7. 质量管理实施 127 4.7.1. 质量计划制定 127 4.7.2. 质量计划执行 128 4.7.3. 质量管理结果 129 第5章. 数据统计与分析 132 5.1. 概述 132 5.2. 统计维度定义 132 5.3. 业务统计分析 134 5.3.1. 呼入类统计分析 134 5.3.2. 呼出类统计分析 136 5.4. 运营管理统计分析 138 5.4.1. 工单管理统计分析 138 5.4.2. 知识管理统计分析 141 5.4.3. 人力资源管理统计分析 142 5.4.4. 质量管理统计分析 147 5.5. 数据监控及管理 155 5.5.1. 数据监控 155 5.5.2. 告警管理 156 5.5.3. 业务数据监控 156 5.5.4. 运营管理数据监控 157 5.6. 统计分析工具 158 第四部分. 系统支撑 159 第1章. 系统管理 160 1.1. 概述 160 1.2. 权限管理 160 1.2.1. 登录管理 160 1.2.2. 人员管理 161 1.2.3. 角色管理 162 1.2.4. 权限管理 163 1.3. 网络管理 164 1.3.1. 网络拓扑管理 164 1.3.2. 系统配置管理 165 1.3.3. 系统性能管理 166 1.3.4. 故障管理 167 1.3.5. 系统用户管理 170 1.4. 备份管理 171 1.4.1. 数据备份 171 1.4.2. 数据恢复 171 1.5. 版本管理 171 1.5.1. 基本管理 172 1.5.2. 自动升级 172 1.5.3. 版本回退 172 1.5.4. 记录维护日志 172 1.6. 日志管理 173 1.6.1. 日志录入 173 1.6.2. 日志查询 173 1.6.3. 日志统计 173 1.6.4. 日志转储 173 第2章. 多系统协同 175 2.1. 网络呼叫中心 175 2.1.1. 协同配置管理 175 2.1.2. 统一业务管理 177 2.1.3. 多中心话务管理 178 2.2. 与其它系统接口 179 2.2.1. 接口功能要求 179 2.2.2. 接口说明 179 第五部分. 应用举例 182 第1章. 服务流程 183 1.1. 分层服务 183 1.1.1. 客户分层 183 1.1.2. IVR自助语音分层 183 1.1.3. 人工服务分层 184 1.1.4. WEB自助分层 185 1.2. 话务量管理 185 1.2.1. 系统话务量管理 185 1.2.2. 人工话务量管理 186 1.3. 电话营销支撑 187 1.3.1. 呼入类电话营销支撑 187 1.3.2. 呼出类电话营销支撑 187 1.3.3. 电话营销综合支撑 188 第2章. 管理流程 190 2.1. 工单管理 190 2.1.1. 投诉处理流程 190 2.1.2. 业务受理流程 191 2.2. 知识管理 193 2.2.1. 知识收集 194 2.2.2. 知识存储 194 2.2.3. 知识共享 194 2.2.4. 知识协作 196 2.2.5. 知识筛选 196 2.2.6. 知识应用 197 2.2.7. 效果评估 197 2.2.8. 知识改进 197 2.3. 功能权限 197 2.3.1. 座席系统 197 2.3.2. 呼出系统 198 2.3.3. 工单管理系统 198 2.3.4. 知识管理系统 198 2.3.5. 人力资源管理系统 198 2.3.6. 质量管理系统 198 2.3.7. 功能权限举例 199 2.4. 与其它部门的协同管理 200 图表索引 图1. 功能框架图 4 图2. 电话呼叫中心系统功能框架图 9 图3. 客户代表的接续状态转换关系图 17 图4. 接续流程图 28 图5. 呼出流程示意图 37 图6. 互联网呼叫中心系统功能框架图 50 图7. 短信呼叫中心系统功能框架图 57 图8. 工单管理系统框架图 63 图9. 工单流转及状态转换示例图 64 图10. 知识管理系统框架图 74 图11. 人力资源系统逻辑流程示意图 86 图12. 话务预测示意图 98 图13. 工时管理示意图 103 图14. 人员质量管理系统框架图 117 图15. 营销支撑及数据管理框架图 132 图16. 人工服务时长示意图 149 图17. 组织结构层级关系示意图 161 图18. 组织、人员、角色关系示意图 162 图19. 人员、角色、权限关系示意图 163 图20. 典型投诉简化流程图 190 图21. 新开业务申请流程图 192 图22. 知识管理流程图 193 图23. 知识管理的树型展示方式示例图 195 图24. 知识管理的矩阵展示方式示例图 196 表1. 短信呼叫中心查询服务短信预定义格式示例 59 表2. 短信呼叫中心业务受理短信预定义格式示例 60 表3. 工单状态描述列表 65 表4. 各种接触方式的统计维度对比 134 表5. 咨询类分析指标 134 表6. 查询类分析指标 135 表7. 投诉类分析指标 135 表8. 业务受理类分析指标 136 表9. 呼出业务量统计指标 137 表10. 呼出计划执行状态统计指标 138 表11. 问卷结果统计 138 表12. 工单处理及时性统计分析指标 139 表13. 不同状态工单量统计分析指标 140 表14. 不同状态工单量统计分析指标 141 表15. 知识库统计分析指标 141 表16. 公告统计分析指标 142 表17. 便笺统计分析指标 142 表18. 招聘信息统计分析指标 143 表19. 考勤统计分析指标 143 表20. 人员流失率统计分析指标 144 表21. 话务统计分析指标 144 表22. 班务统计分析指标 145 表23. 学员学时统计指标 145 表24. 培训满意度结果统计 145 表25. 绩效管理统计分析指标 147 表26. 系统服务能力分析指标 148 表27. 自助服务质量分析指标 149 表28. 人工服务时长指标 152 表29. 人工服务量指标 154 表30. 质量管理结果对比分析指标 154 表31. 质量管理结果横向分析指标 154 表32. 质量管理结果纵向分析指标 155

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