干货——生产型企业的供应商管理系统模板

供应商管理主要是是通过提高供货产品和服务质量及交付能力，缩短企业采购周期和生产成本，从而提升产品核心竞争力。随着如今信息技术的发展，采用先进的信息化手段更能够提升供应商管控能力，实现资源的有效整合，从而加强生产制造各环节的数据应用。

由于经济全球化的影响，生产企业可谓是越来越忙，很多企业都出现了临时加单的现象。随着客户需求的多样性、生产周期的不确定性等现象，导致采购的难度与供应商管理的难度都在变大。通过一番调研，企业的供应商管理基本都存在以下问题：

1、供应商准入审批手续滞后。

采购时优先选择供应商优选名录中的供应商，当名录中的供应商无法满足供货条件时，选择新的供应商需办理供应商准入手续并且审核是否拥有相应的资格，方可进行采购相关业务，但在实际过程中缺乏正规的流程，从而导致有灰色地带。

2、缺乏有效的供应商评价管理手段

在组织评价过程中通过邮件、电话等方式跟踪进度，工作量大，且评价结果靠人工收集、统计，极易出错，急需通过信息化手段实现供应商评价过程管理。

3、供应商信息更新不及时

一般情况下，供应商信息更新发生在供应商定期评价或是在某个部门发生采购或是付款业务时，但更新后无法及时通知其它部门，导致其它人员在不知情的情况下使用了“不合格”的供应商或者临时办理更新手续。供应商资质信息有效期管理缺乏有效手段，资质过期的供应商不允许发生采购业务，缺少相关提醒机制。

4、供应商管理职能分散，数据不规范。

由于很多企业的部门是独立进行采购的，导致不同的部门对供应商关注点和管理范围不一致，部门间供应商数据存在较大差异，数据不规范。

综上所述，要想解决供应商管理的问题最好的方式是大概要做到的就是要与企业内部、供应商之间交涉。所以作为生产型企业应该需要一个一体化协同的供应商管理软件，且建议具备以下几个功能：

1、供应商基本信息管理

供应商管理主要包含为可注册、提交、修改自己的基本信息及工商信息，上传资质档案、管理产品及样品信息；企业对供应商是否成为合格供应商或淘汰供应商进行准入流程的审批。

2、采购需求管理

采用需求管理主要是用于收集、管理企业内部的采购需求及监控各采购需求的处理进度，当采购申请审批完成需求信息会自动到采购需求池。

3、询报价流程管理

询报价的流程步骤如下：

（1）企业在「询报价需求」表单从需求池中选择本次要询报价的需求；

（2）企业在「采购发起询价」表单选择询价需求以及参与报价的供应商，所有供应商会收到「供应商报价」待办进行报价。

（3）「比价分析表」 报表自动生成了比价数据，企业可参考比价数据对供应商进行选择。

（4）确认报价供应商，在「核价」完成采购价格审批。

4、招投标流程管理

招投标的流程步骤如下：

（1）企业根据采购需求创建招投标需求；

（2）完善招投标基础信息、招标计划等，选择邀标供应商进行邀标，邀标流程审核通过，供应商发起投标报名；

（3）满足报名条件的供应商正式进行投标，投标过程中企业可在线答疑；

（4）投标结束，评标人员对投标项目进行评估；

（5）结合评标分数制作开标看板，并对外公布开标通知；

（6）对中标供应商下达中标通知书，供应商确认后，完成招投标流程。

5、合同管理

合同管理主要是提供线上完成合同审批、修改、确认、打印，规范化管理合同签订流程，企业还可上传多个合同模板，应用于不同合同管理场景中。

6、订单协同

订单协同主要是企业结合采购需求进度，生成采购订单，完成内部审批，供应商确认采购订单，双方完成合同上传。

7、发货协同

发货协同是指供应商核对未发货订单数量，及时完成订单发货，供应商汇总发货明细，打印发货单，供应商发货后，推送提醒至采购方，货物已发货，请注意接收货物。

8、质量协同

采购方接收到货物后，通过快捷扫描发货单号的二维码或手动录入质检数据，对于订单中质检不合格的货物，采购方进行退货处理，并将退货信息同步给供应商，供应商可参考 8D 改善报告的数据结果进行整改，提高企业综合能力。

9、库存管理

通过扫码/手动录入对接收的货物进行入库，在对应表单完成填报入库、出库、调拨信息，实时更新库存数量，完成库存盘点。

10、财务协同

供应商查询具体时间段内的未对账订单，汇总订单信息，发起对账流程，双方审批后，完成对账，供应商上传订单发票，经由采购方财务进行审核，审核通过后即可进行订单付款，企业在报表中统一查看所有供应商的对账数据，对应供应商只能查看自己的对账看板。

11、外协生产

外协供应商汇总领料明细，发起领料流程，企业审核通过后将物料发货给供应商，外协供应商定期提交生产报工情况，与企业进行信息互通，通过报表的数据汇总，企业和外协供应商可以在分析报表中监控外协订单的完成情况。

12、绩效管理

企业可根据交货及时率、品质合格率、回复及时率制定绩效模板，通过视图计算各供应商的考核分数，对供应商进行评级、整改优化。

13、通知公告

企业对供应商发布公告通知，提醒供应商及时阅读和处理，通过分析报表汇总、查看各供应商的公告通知阅读情况。

14、物料管理

完善物料档案，记录物料的资质、价格等信息；对每次核价的信息进行记录，汇总历史物料价格，在数据看板中查看价格趋势，为采购人员提供决策参考。

总结

综上所述，采用恰当的供应商管理系统可以不断提高供应商评价水平，建立更加完善的供应商奖惩机制，建立牢固的供需关系，促进企业的可持续发展。