Excel-用OFFSET和COUNTA实现动态增加下拉列表

http://www.shenxiang.me/?p=188

 

Excel-用OFFSET和COUNTA实现动态增加下拉列表

2009年12月9日 神相 发表评论 阅读评论

今天在用Excel实现一个需求管理的小工具。Excel的下拉框大家一定都知道，是用数据有效性中的序列来完成的。但是他有个很明显的弊端，就是无法动态的去加入下拉列表中内容，一旦下拉列表内容需要做调整的时候，就需要一个个的重新在数据有效性中的序列中去增加，这是一个相当复杂和容易出错的工作。

如何实现这一需求？

先介绍两个Excel中很有用的两个函数：OFFSET和COUNTA。OFFSET是用来返回一个引用，引用可以是单元格或者一个单元格区域的；而COUNTA是用来返回参数列表中非空值的单元格个数。具体的语法我就不在这里描述了，大家有兴趣可以查看Excel的帮助文档。

这里我想实现这么一个具体的功能：我的Excel有一列叫“PM”，并且我想随时在下拉列表里增加“PM人选(如图一)。见图一，目前PM这列有四个人选，我想动态增加一个PM人选“巨元”，如何做？

(图一) 

步骤一：借助另外一个Sheet，用某一列来定义PM人选（如图二）

（图二）

步骤二：Excel有一个叫名称管理器-定义名称，这个功能类似与我们开发语言中的全部变量，在这里我们定义一个变量名称：PM，并设置引用位置：=OFFSET(CONFIG!$C$2,1,0,COUNTA(CONFIG!$C$2:CONFIG!$C$256)-1,1)；这个公式是核心，简单解释一下：
1）COUNTA(CONFIG!$C$2:CONFIG!$C$256)-1；返回值：4
2）OFFSET(CONFIG!$C$2,1,0,4,1)；返回值：C3:C6的数组

步骤三：在图一中的PM这列使用数据有效性的序列，来源：=PM(就是名称管理器中定义的变量)；

步骤四：现在我们可以在图二中PM这列中任意增加、删除、修改内容（增加“巨元”），都会立刻动态同步到图一中的PM下拉列表（显示包括“巨元”在内的五个PM人选的下拉列表）。

大功告成。