2017年10月,作为审核观察员,参与了几名实习审核员的审核访谈过程,观察发现审核员存在如下一些问题:
1、实习审核员通知项目审计计划时,需要注意沟通方式。虽然我们的本次审核活动是个人审核员证的一个作业,但是面向被审项目时,不需要告诉对方本次是审核员演练。
2、对于审计标准不太熟悉的情况下,建议把审计表单打印出来
3、现场访谈时,碰到审核标准不确定的情况,不要当场与其他审核员展开讨论,这样造成 PM 的感知不好,会质疑审核员的专业性。熟悉审计标准,要在访谈前去解读 checklist ,有疑问提前找组织者或者其他审核员交流确认;在审核过程中自己出现疑问的时候,注意访谈技巧,可以问其他审核员,有没有补充提问。
4、访谈提问环节,需要深度挖掘 M 对规范要求和审计项的理解,问一些开放的问题,比如 PM 是否清楚 XXX 规范/要求/目标/指标/方法?作为 PM ,对于 XX 是如何理解的?等等,从意识上影响 PM
5、针对某个/类审计项访谈后,建议现场阶段性的总结发表你的审核发现,提出改进建议。
6、 PM 频繁接电话,审核节奏被打断,审核员未进行控制;
7、审核员发散和收敛的思路未控制好节奏,访谈效率偏低。
8、访谈 PM 的过程中,有一半提问都是项目 QA 答复的,这是不对的,但是审核员未及时打断给予控制。
9、审核报告完整,审核报告确认完后发布了两次,让人疑惑。第二次发审核报告是补充了改进责任人和改进完成时间,发出来进行确认,这个立该是被审项目自我改进的动作,不需要审核员很踪,对审核员的职责范围需要在加强理解
10、建议在问题描述中,把审核依据描述出来,以便让阅读者在看问题的同时,明确审核目的。
11、对于双发有争议的问题,作为审核员,如果说服不了对方,那接下来只要通知项目经理走仲裁流程就好,审核员不必“积极”发起仲裁。
12、个别同类问题能够系统改进,建问题描述时进行合并亲和建议不符合项有利于聚焦改进。