名片礼仪
名片是我国古代文明的产物。据清代学者赵翼在其著作《该余丛考》中记载:“古人通名,本用削本书字,汉时谓之谒,汉末谓之剌,汉以后则虽用纸,而仍相沿曰剌”。可见,名片的前身即我国古代所用的“谒”、“剌”。
名片发展至今,已是现代人交往中一种必不可少的联络工具,成为具有一定社会性、广泛性,便于携带、使用、保存和查阅的信息载体之一。基层公务员在各种场合与他人进行交际应酬时,都离不开名片的使用。而名片的使用是否正确,已成为影响人际交往成功与否的一个因素。
要正确使用名片,就要对名片的类别、制作、用途和交换等方式予以充分的了解,遵守相应的规范和惯例。
一、名片的类别
根据名片用途、内容及使用场合的不同,基层公务员在日常生活中使用的名片可以分为社交名片和公务名片两类;而根据名片主人数量和身份的不同,名片又可分为个人名片,夫妇联名名片以及集体名片三类。基层公务员在不同的场合,根据不同的需要,面对不同的交往对象时,应当使用不同的名片。
(一)社交名片
社交名片,亦称私用名片,指的是基层公务员在工作之余,以私人身份在社交场合进行交际应酬时所使用的名片。一般而言,社交名片为个人名片。
社交名片的基本内容包括两个部分:一是本人姓名,以大号字体印在名片正中央。姓名之后无需添加任何公务性关衔。二是联络方式,以较小字体印在名片右下方。具体内容包括家庭住址、邮政编码、住宅电话、互联网址等。一般不宜将自己的手机号留在名片上。
社交名片只用于社交场合,通常与公务无关,因此一般不印有工作单位以及行政职务,以示“公私有别”。
如果本人不喜欢被外界打扰,则可根据具体情况对自己的联络方式的内容有所删减,例如可删去住宅电话一项。必要时,可以不印任何联络方式,而仅留姓名一项内容。
(二)夫妇名片
在社交场合,基层公务员往往会携同其配偶一起参与交际应酬。此时与人交换名片,如果夫妇俩各自为政,先后与人交换显然较为麻烦;而如果夫妇中只选一个“代表”与人交换名片,则会失礼于人。在这种情况下,使用夫妇联名名片,即夫妇名片是最合适的。
夫妇名片实质是社交名片的一种特例。名片上的基本内容同样只包括姓名和联系方式两项,或只有姓名一项。所不同的是,夫妇名片同时印有夫妇两人的姓名。一般而言,两人姓名印刷成一行,而不宜印成上下两行
夫妇名片较多地运用于两人联名赠送礼品或投寄问候信函的场合。但若以某一方名义使用名片时,不要因此而涂去另一方姓名,涂抹名片是一种很不得体的做法。此时最好还是使用个人名片为好。 来源:考试大-秘书资格考试
交换名片礼仪
名片是商务人士的必备沟通交流工具,名片像一个人简单的履历表,递送名片的同时,也是在告诉对方自己姓名、职务、地址、联络方式。由此可知,名片是每个人最重要的书面介绍材料。在我们从业之初,设计及印制名片是首要任务,于名片空白处或背面写下个人资料,以帮助相互了解。精美的名片使人印象深刻,也能体现你的个人风格,但发送名片的时机与场合可是一门学问。
名片的用途十分广泛,最主要的是用作自我介绍,也可随赠送鲜花或礼物,以及发送介绍信、致谢信、邀请信、慰问信等使用,并在名片上面留下简短附言。使用时最重要的是知道如何建立及展现个人风格,使名片更为“个性化”,例如:送东西给别人,在名片后加上亲笔写的:“友谊天长地久”“祝你工作顺利,早日升职加薪,职业生涯顺风顺水”等。
若想适时地发送名片,使对方接受并收到最好的效果,必须注意下列事项:
1. 首先要把自己的名片准备好,整齐地放在名片夹、盒或口袋中,要放在易于掏出的口袋或皮包里。不要把自己的名片和他人的名片或其它杂物混在一起,以免用时手忙脚乱或掏错名片。
2. 出席重大的社交活动,一定要记住带名片。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。
3. 处在一群彼此不认识的人当中,最好让别人先发送名片。名片的发送可在刚见面或告别时,但如果自己即将发表意见,则在说话之前发名片给周围的人,可帮助他们认识你。
4. 不要在一群陌生人中到处传发自己的名片,这会让人误以为你想推销什么物品,反而不受重视。在商业社交活动中尤其要有选择地提供名片,才不致使人以为你在替公司搞宣传、拉业务。
5. 对于陌生人或巧遇的人,不要在谈话中过早发送名片。因为这种热情一方面会打扰别人,另一方面有推销自己之嫌。
6. 除非对方要求,否则不要在年长的主管面前主动出示名片。
7. 无论参加私人或商业餐宴,名片皆不可于用餐时发送,因为此时只宜从事社交而非商业性的活动。
8. 递交名片要用双手或右手,用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,递交时要目光注视对方,微笑致意,可顺带一句“请多多关照。”
9. 接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,使对方感觉到你对他的重视。
10. 破旧名片应尽早丢弃,与其发送一张破损或脏污的名片,不如不送。
11. 交换名片时如果名片用完,可用于净的纸代替,在上面写下个人资料。
西方人的名片
西方人在使用名片时通常写有几个法文单词的首字母,它们分别代表如下不同含义:
1. P.P.(pour presentation):意即介绍,通常用来把一个朋友介绍给另一个朋友。当你收到一个朋友送来左下角写有“P.P.”字样的名片和一个陌生人的名片时,便是为你介绍了一个新朋友,应立即给新朋友送张名片或打个电话。
2. P.f.(pour felicitation):意即敬贺,用于节日或其它固定纪念日。
3. P.c.(pour condoleance):意即谨唁,在重要人物逝世时,表示慰问。
4. P.r.(pour remerciement):意即谨谢,在收到礼物、祝贺信或受到款待后表示感谢。它是对收到“P.f.”或“p.c.”名片的回复。
5. P.P.c.(pour prendre conge):意即辞行,在分手时用。
6. P.f.n.a.(pour feliciter lenouvel an):意即恭贺新禧。
7. N.b.(nota bene):意即请注意,提醒对方注意名片上的附言。
按照西方社交礼仪,递送名片应注意到,一个男子去访问一个家庭时,若想送名片,应分别给男、女主人各一张,再给这个家庭中超过18岁的妇女一张,但决不在同一个地方留下三张以上名片;
一个女子去别人家作客,若想送名片,应给这个家庭中超过18岁的妇女每人一张,但不应给男子名片;
如果拜访人事先未约会,也不想受到会见,只想表示一下敬意,可以把名片递给任何来开门的人,请他转交主人。若主人亲自开门并邀请进去,也只应稍坐片刻。名片应放在桌上,不可直接递到女主人手里。
名片的管理
名片这样有用,但是你是否对收到的名片进行了有效的管理?你是不是有过这种情况:参加一次人际活动之后,名片收到了一大把,你往家里或办公室里随手一放,可是有一天,你急于寻找一位曾经结识的朋友帮忙,却东找西翻,就是找不到他留给你的名片和联系方法。
因此,对名片的管理十分必要。首先,当你和他人在不同场合交换名片时,务必详尽记录与对方会面的人、事、时、地、物。交际活动结束后,应回忆复习一下刚刚认识的重要人物,记住他的姓名、企业、职务、行业等。第二天或过个两三天,主动打个电话或发个电邮,向对方表示结识的高兴,或者适当地赞美对方的某个方面,或者回忆你们愉快的聚会细节,让对方加深对你的印象和了解。其次,对名片进行分类管理。你可以按地域分类,比如:按省份、城市;也可以按行业分类;还可以按人脉资源的性质分类,比如:同学、客户、专家等。第三,养成经常翻看名片的习惯,工作的间隙,翻一下你的名片档案,给对方打一个问候的电话,发一个祝福的短信等,让对方感觉到你的存在和对他的关心与尊重。第四,定期对名片进行清理。将你手边所有的名片与相关资源数据作一全面性整理,依照关联性重要性、长期互动与使用机率、数据的完整性的因素,将它们分成三堆,第一堆是一定要长期保留的,第二堆是不太确定,可以暂时保留的,第三堆是确定不要的。当确定不要时销毁处理。
北京宏威职业顾问总经理兼首席咨询师郭策先生友情提示:
职场交往中,不要小看了小小的名片,它可是你人脉管理中重要的资源。友谊之花,须经年累月培养,使用好自己的名片,让你的名片受到重视;管理好朋友的名片,让你的人脉得到扩展,从而使你的事业亨通。 来源:考试大
使用名片基本礼仪
在涉外交往中,关于使用名片的基本礼仪讲两个要点。
第一个要点一个没有名片的人,将被视为没有社会地位的人。
换而言之,涉外交往中拿不出名片的人,人家怀疑你是真是假,有没有地位可言。第二句话,一个不随身携带名片的人,是不尊重别人的人。名片不仅要有,而且要带着。
第二个要点是放名片的位置要讲究。
说实在话,在外国的企业公司,员工的名片放在什么地方都有讲究,一般放在专用名片包里,放在西装上衣口袋里,或者放在什么地方,不能乱放。比如白领的话,女孩子出去的话,一般在公文包的某一个部位放着呢,一伸手拿出来。
我也见过有同志这方面稍逊一筹。我有一次跟女孩子交换名片,我把名片递给她,“金教授我给你拿名片”,把包马上拉开了。包也是个好包,很名贵,但是找不着名片,首先抓出一包话梅,接着发现一包瓜子,最后拉出半只袜子,然后告诉我,忘带了。
交换名片礼仪
为社交需要印制的名片,自己的职务不应自吹夸大,乱挂不实的头衔。
外出时不忘携带名片,名片应从名片夹中抽出,名片夹最好是放在上衣胸口的袋里,千万不要放在长裤口袋里。
名片最好是站着递给对方,如果自己坐着,待对方走过来时,应站起来,问候对方后再交换名片。
地位较低的人或是来访的人要选递出名片。如果对方来的人多,应先与主人或地位较高的人交换。
名片应该以双手递给对方,收名片者,也要用双手去接。
拿到对方名片时,应先仔细地看一遍,同时也确认一下对方的头衔。
收了对方的名片后,若是站着讲话,应该将名片拿在齐胸的高处;若是坐着,就放在视线所及之处。
在交谈时,不可折皱、玩弄对方的名片。
与对方分别时不可将对方名片任意丢弃在桌上。
收到别人送的名片应妥善保存,以防丢失。
西方名片使用礼仪
名片的用途十分广泛。最主要的是用作自我介绍,也可随赠送鲜花或礼物,以及发送介绍信、致谢信、邀请信、慰问信等使用。在名片上面还可以留下简短附言。
西方人在使用名片时通常写有几个法文单词的首字母,它们分别代表如下不同含义:
1、P.P.,(pourpresentation):意即介绍。通常用来把一个朋友介绍给另一个朋友。当你收到一个朋友送来左下角写有"P.P."字样的名片和一个陌生人的名片时,便是为你介绍了一个新朋友,应立即给新朋友送张名片或打个电话。
2、P.f.,(pourfelicitation):意即敬贺。用于节日或其他固定纪念日。
3、P.c.,(pourcondoleance):意即谨唁。在重要人物逝世时,表示慰问。
4、P.r.,(pourremerciement):意即谨谢。在收到礼物、祝贺信或受到款待后表示感谢。它是对收到"P.f."或"p.c."名片的回复。
5、P.P.c.,(pourprendreconge):意即辞行。在分手时用。
6、P.f.n.a.,(pourfeliciterlenouvelan):意即恭贺新禧。
7.N.b.,(notabene):意即请注意。提醒对方注意名片上的附言。
按照西方社交礼仪,递送名片应注意到,一个男子去访问一个家庭时,若想送名片,应分别给男、女主人各一张,再给这个家庭中超过18岁的妇女一张,但决不在同一个地方留下三张以上名片。
一个女子去别人家作客,若想送名片,应给这个家庭中超过18岁的妇女每人一张,但不应给男子名片。
如果拜访人事先未约会,也不想受到会见,只想表示一下敬意,可以把名片递给任何来开门的人,请他转交主人。若主人亲自开门并邀请进去,也只应稍坐片刻。名片应放在桌上,不可直接递到女主人手里。 来源:考试大-秘书资格考试
秘书名片使用礼仪
1)初次见到顾客,首先要以亲切态度打招呼,并报上自己的公司名称,然后将名片递给对方,名片夹应放在西装的内袋里,不应从裤子口袋里掏出。
① 递接名片时最好用左手,名片的正方应对着对方、名字向着顾客,最好拿名片的下端,让顾客易于接受。
②如果是事先约好才去的,顾客已对你有一定了解,或有人介绍,就可以在打招呼后直接面谈,在面谈过程中或临别时,再拿出名处递给对方。以加深印象,并表示保持联络的诚意。
③异地推销,名片上留下所住旅馆名称、电话,对方递给名片时,应该用左手接。但是右手立刻伸出来,两手一起拿着名片。
④ 接过后要点头致谢,不要立即收起来,也不应随意玩弄和摆放,而是认真读一遍,要注意对方的姓名、职务、职称,并轻读不出声,以示敬重。对没有把握念对的姓名,可以请教一下对方,然后将名片放入自己口袋或手提包、名片夹中。
(2)名片除在面谈时使用外,还有其它一些妙用。
① 去拜访顾客时,对方不在,可将名片留下,顾客来后看到名片,就知道你来过了;
② 把注有时间、地点的名片装入信封发出,可以代表正规请柬,又比口头或电话邀请显得正式;
③ 向顾客赠送小礼物,如让人转交,则随带名片一张,附几句恭贺之词,无形中关系又深了一层;
④ 熟悉的顾客家中发生了大事,不便当面致意,寄出名片一张,省时省事,又不失礼。 来源:考试名片使用
名片的基本内容一般有姓名、工作单位、职务、职称、通讯地址等,也有把爱好、特长等情况写在上面,选择哪些内容,由需要而定,但无论繁、简,都要求信息新颖,形象定位独树一帜,一般情况下,名片可分两类。
1.交际类名片。除基本内容之外,还可以印上组织的徽标,或可在中文下面用英文写,或在背面用英文写,便于与外国人交往。
2.公关类名片。公关类名片可在正面介绍自己,背面介绍组织,或宣传经营范围,公关类的名片有广告效应,使组织收到更大的社会效益和经济效益。
名片的语言一般以简明清晰、实事求是,传递个人的基本情况,从而达到彼此交际的目的。在现实生活中,我们可以看到有些名片语言幽默、新颖,别具一格。如:
(1)“您忠实的朋友——×××”,然后是联系地址、邮编、电话,名片没有任何官衔,语言简洁,亲切诚实。
(2)另有一人则写着:“家中称老大,社会算老九,身高一七八,自幼好旅游,敬业精神在,虽贫亦富有,好结四方友,以诚来相求”。
(1)与西方、中东、印度等外国人交换名片只用右手就可以了,与日本人交换用双手。
(2)当对方递给你名片之后,如果自己没有名片或没带名片,应当首先对对方表示歉意,再如实说明理由。如:“很抱歉,我没有名片”、“对不起,今天我带的名片用完了,过几天我会亲自寄一张给您的”。
(3)向他人索要名片最好不要直来直去,可委婉索要。 比较恰到好处地交换名片的方法大概有这么几个:
B:激将法。“尊敬的威廉斯董事长,很高兴认识你,不知道能不能有幸跟您交换一下名片?”这话跟他说清楚了,不知道能不能有幸跟你交换一下名片,他不想给你也得给你,如果对方还是不给,那么可以采取再下一种方法。
C:联络法。“史玛尔小姐我认识你非常高兴,以后到联邦德国来希望还能够见到你,不知道以后怎么跟你联络比较方便?”她一般会给,如果她不给,意思就是她会主动跟你联系,其深刻含义就是这辈子不跟你联系。 接
1.回敬对方,“来而不往非礼也”,拿到人家名片一定要回。在国际交往中,比较正规的场合,即便没有也不要说,采用委婉的表达方式,“不好意思名片用完了”,“抱歉今天没有带”。
2.接过名片一定要看,是对别人尊重,待人友善的表现。接过名片一定要看,通读一遍,这个是最重要的。为什么要看?如果你把人家的名字和姓氏搞错了,显而易见怠慢对方是不可以的。
名片是重要的交际工具。它直接承载着个人信息,但负着保持联系的重任.这些特点使名片礼仪成为商务礼仪学习的重要部分,也反映出一个人的个人修养。
谭小芳老师(谭老师官方网站www.tanxiaofang.com)表示,遇到以下几种情况,不需要把自己的名片递给对方,或与对方交换名片:
①递名片进应起身站立,走上前去,使用双方或者右手将名片正面对着对方,递给对方.
③将名片递给他人时,应说“多多关照”、“常联系”等语话,或是先作一下自我介绍.
④与多人交换名片时,应讲究先后次序.或由近而远,或同尊而卑进行.位卑者应当道先把名片递给位尊者.
(2)接受名片时,双手捧接,或以右手接过.不要只用左手接过.
(3)接过名片后,要从头至尾把名片认识默读一遍,意在表示重视对方.
(4)最后,接爱他人名字时,应使用谦词敬语.如:“请多关照”.
①在参加商务活动时,要随时准备名片.名片要经过精心的设计,能够艺术要表现自己的身份、品位和公司形象.
②随身所带的名片,最好放在专用的名片包、名片夹里.公文包以及办公桌抽屉里,也应经常备有名片,以便随时使用.
③接过他人的名片看过之后,应将其精心存放在自己的名片包、名片夹或上衣口袋内.
(2)名片的管理.及进把所收到的名片加以分类整理收藏,以便今后使用方便.不要将它随意夹在书刊、文件中,更不能把它随便地扔在抽屉里面.
谭小芳老师表示,存放名片要讲究方式方法,做到有条不紊.推荐的方法有:
西方人在使用名片时通常写有几个法文单词的首字母,它们分别代表如下不同含义:
2. P.f.(pour felicitation):意即敬贺,用于节日或其它固定纪念日。
3. P.c.(pour condoleance):意即谨唁,在重要人物逝世时,表示慰问。
4. P.r.(pour remerciement):意即谨谢,在收到礼物、祝贺信或受到款待后表示感谢。它是对收到"P.f."或"p.c."名片的回复。
5. P.P.c.(pour prendre conge):意即辞行,在分手时用。
6. P.f.n.a.(pour feliciter lenouvel an):意即恭贺新禧。
7. N.b.(nota bene):意即请注意,提醒对方注意名片上的附言。
按照西方社交礼仪,递送名片应注意到: 一个男子去访问一个家庭时,若想送名片,应分别给男、女主人各一张,再给这个家庭中超过18岁的妇女一张,但决不在同一个地方留下三张以上名片;
一个女子去别人家作客,若想送名片,应给这个家庭中超过18岁的妇女每人一张,但不应给男子名片;
如果拜访人事先未约会,也不想受到会见,只想表示一下敬意,可以把名片递给任何来开门的人,请他转交主人。若主人亲自开门并邀请进去,也只应稍坐片刻。名片应放在桌上,不可直接递到女主人手里。