六大措施助你建立一个标准化的文件管理体系

随着计算机技术和新一代信息技术在企业管理中的普遍应用，电子文件成了企业业务活动中最重要的记录之一。要做好电子文档的标准化管理，首先要了解文件的生命周期。简单说，就是一个类型的文件从创建、修改、审批、分发、借阅、归档、废止、回收的整个生命周期中会触发的一切操作，需要牵涉到多环节多部门协同，只有了解到所有的细节，才能制定出适合传统企业自己的文件标准化管理规范，传统企业要想建立一个高标准的文件管理体系需要注意什么呢？

 

1、文件密级制度

电子文档管理的第一要素就是文件的密级。什么样的文件是可以外发的，什么样的文件是公司内部可以分享的，什么样的文件是仅限特定的部门才能查阅的，什么样的文件是仅特定的人能查看的。文件密级设定后才能保证文件在管理中的安全性。

2、文件和组织架构的关系

密级设定后，还需要明确文件的归属及和组织架构的关系。这一点不同的企业管理要求会有很大的差异。还要处理好文件在不同部门间的流转问题。对于电子文档来说，文件在部门间的流转一定要处理好多副本问题和副本销毁问题。

3、新旧版本管理

电子文档一定存在一个多版本问题，版本管理的核心要素是：一个文件的所有版本应该都是统一管理的。并且要维护好分支。常用的思路是 版本名和分支名来区分文件版本。

4、中心化集中管理

首先我们要知道什么样的文件需要统一管理，按照现代企业的要求，涉及到工作和业务相关的文件都要统一管理，那么，问题来了，怎么收集？谁来管？要解决这些问题，可以建立一个文件管理制度，也可以是操作规则上的，但最高效的肯定是借助工具。

5、文件分级管理

要管理好电子文档的分类，就要建立一个文件分级标准，在ISO质量管理体系中，将文件分为四级，分别对应了质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表格，传统企业特别是制造业，这四级文件是企业质量管理的基础要素，同时也是通过ISO认证的先决标准。

6、归档与回收

企业文件随着企业正常是不断增多累积的，可以视为废止是文件生命周期的终点之一。如何归档？怎么回收？谁来管理归档？都需要一个成熟的解决方案来解决。

慧智物联ISO文件管理系统

慧智物联ISO文件管理系统以制造业需求为出发点，建立中心化的文件管理与协作平台，利用手机、企业微信等手段就能实现统一调阅文件、审批文件的能力，缓解了员工由于异地资料往来带来的协作压力，保证文件的时效性、一致性、安全性。此外，多年的落地实施经验让慧智物联能够向制造业提供高速、灵活且安全的移动文档访问和上传下载打印等实用性解决方案，帮助企业更及时、更可靠、更低成本的构建服务体系。

1、系统集成，打造企业文件专属平台

 慧智物联ISO文控系统具有强大的系统集成能力，可与企业内部的企业微信、OA、ERP、CRM等系统进行对接，更支持其他制造业工具软件，在充分利用已有资源的情况下，打通所有的环节，实现数据的统一管理。

 2、轻便易用，满足多样化需求

 无论企业员工是否具备专业的技术能力，都可以轻松上手使用慧智物联ISO文控系统 。面对从办公室到车间的多种办公场景，系统为用户提供了轻便式应用服务，手机、电脑都能用，满足不同使用需求。

3、提升效率，全生命周期服务

 慧智物联ISO文控系统能够伴随制造业项目实施的全过程，为用户提供遍及文件上传、审批、存储、内容、控制、传输、本地访问、分发等文件全生命周期的服务，增加文件的打开率和阅读率，提升文件管理和传达效率。