随着计算机技术和新一代信息技术在企业管理中的普遍应用,电子文件成了企业业务活动中最重要的记录之一。要做好电子文档的标准化管理,首先要了解文件的生命周期。简单说,就是一个类型的文件从创建、修改、审批、分发、借阅、归档、废止、回收的整个生命周期中会触发的一切操作,需要牵涉到多环节多部门协同,只有了解到所有的细节,才能制定出适合传统企业自己的文件标准化管理规范,传统企业要想建立一个高标准的文件管理体系需要注意什么呢?
1、文件密级制度
电子文档管理的第一要素就是文件的密级。什么样的文件是可以外发的,什么样的文件是公司内部可以分享的,什么样的文件是仅限特定的部门才能查阅的,什么样的文件是仅特定的人能查看的。文件密级设定后才能保证文件在管理中的安全性。
2、文件和组织架构的关系
密级设定后,还需要明确文件的归属及和组织架构的关系。这一点不同的企业管理要求会有很大的差异。还要处理好文件在不同部门间的流转问题。对于电子文档来说,文件在部门间的流转一定要处理好多副本问题和副本销毁问题。
3、新旧版本管理
电子文档一定存在一个多版本问题,版本管理的核心要素是:一个文件的所有版本应该都是统一管理的。并且要维护好分支。常用的思路是 版本名和分支名来区分文件版本。
4、中心化集中管理
首先我们要知道什么样的文件需要统一管理,按照现代企业的要求,涉及到工作和业务相关的文件都要统一管理,那么,问题来了,怎么收集?谁来管?要解决这些问题,可以建立一个文件管理制度,也可以是操作规则上的,但最高效的肯定是借助工具。
5、文件分级管理
要管理好电子文档的分类,就要建立一个文件分级标准,在ISO质量管理体系中,将文件分为四级,分别对应了质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表格,传统企业特别是制造业,这四级文件是企业质量管理的基础要素,同时也是通过ISO认证的先决标准。
6、归档与回收
企业文件随着企业正常是不断增多累积的,可以视为废止是文件生命周期的终点之一。如何归档?怎么回收?谁来管理归档?都需要一个成熟的解决方案来解决。
慧智物联ISO文件管理系统
慧智物联ISO文件管理系统以制造业需求为出发点,建立中心化的文件管理与协作平台,利用手机、企业微信等手段就能实现统一调阅文件、审批文件的能力,缓解了员工由于异地资料往来带来的协作压力,保证文件的时效性、一致性、安全性。此外,多年的落地实施经验让慧智物联能够向制造业提供高速、灵活且安全的移动文档访问和上传下载打印等实用性解决方案,帮助企业更及时、更可靠、更低成本的构建服务体系。
1、系统集成,打造企业文件专属平台
慧智物联ISO文控系统具有强大的系统集成能力,可与企业内部的企业微信、OA、ERP、CRM等系统进行对接,更支持其他制造业工具软件,在充分利用已有资源的情况下,打通所有的环节,实现数据的统一管理。
2、轻便易用,满足多样化需求
无论企业员工是否具备专业的技术能力,都可以轻松上手使用慧智物联ISO文控系统 。面对从办公室到车间的多种办公场景,系统为用户提供了轻便式应用服务,手机、电脑都能用,满足不同使用需求。
3、提升效率,全生命周期服务
慧智物联ISO文控系统能够伴随制造业项目实施的全过程,为用户提供遍及文件上传、审批、存储、内容、控制、传输、本地访问、分发等文件全生命周期的服务,增加文件的打开率和阅读率,提升文件管理和传达效率。